Techsplained - Fachbegriffe, einfach erklärt: RPA (Robotic Process Automation)

Was ist RPA? 

Einfach ausgedrückt ist RPA oder "Robotergestützte Prozessautomatisierung” eine Automatisierungstechnologie, mithilfe derer Roboter menschliche Aufgaben ausführen können. Wir bezeichnen diese als „Nutzerinteraktionen“. In fast jedem Unternehmen gibt es sich wiederholende Aufgaben, die automatisiert werden können. Aus diesem Grund kommt RPA in fast allen Branchen oder Unternehmen zum Einsatz.

Welche Aufgaben können mithilfe der RPA ausgeführt werden?   

RPA nutzt eine regelbasierte Automatisierungssoftware zur Erstellung eines „Skripts“: Eine Aufzeichnung jeder Nutzerinteraktion des Mitarbeiters. Anschließend werden genau diese Schritte wiederholt. Dadurch hat der Mitarbeiter mehr Zeit, um Arbeiten zu verrichten, die menschliche Fähigkeiten erfordern, beispielsweise Kreativität und Empathie.

RPA ist optimal in der Lage, regelbasierte, sich wiederholende Backoffice-Aufgaben auszuführen, beispielsweise Verschieben von Dateien, Extrahieren von Daten aus einem Softwareprogramm in ein anderes, Ausfüllen von Formularen usw. Generell eignet sich RPA äußerst gut für die Automatisierung von Aufgaben, die Interaktionen in verschiedenen Systemen erfordern.

Citizen Development: Mitarbeiter an die Macht

In seiner einfachsten Form kann RPA von den Mitarbeitern selbst mithilfe von Microsoft Power Automate for Desktop implementiert werden – einem Tool, das sich auf einfache Weise auf Ihrem Computer installieren lässt.

Alles, was Sie tun müssen, ist, die Schaltfläche „Aufzeichnen “ zu betätigen und die Aufgabe, die Sie automatisieren möchten, weiter auszuführen. Das RPA-Tool erstellt nun ein Skript von diesen Nutzerinteraktionen  und wiederholt diese auf Knopfdruck. Sie werden überrascht sein, wie einfach das geht. Und Sie benötigen hierfür nicht einmal spezielle IT- oder Programmierkenntnisse. Wer sagt, dass Automatisierung kompliziert sein muss?

Fortgeschrittene Automatisierung  

RPA als Citizen-Development-Tool eignet sich perfekt für einfache Nutzerinteraktionen. Sie möchten auch komplexere Automatisierungen durchführen, beispielsweise die dynamische Verarbeitung von Datenblättern oder Web Scraping? Für diese Art der Automatisierung ist üblicherweise die Einrichtung einer Schnittstelle erforderlich, die Teil Ihrer digitalen Architektur ist. Es kann aber auch sein, dass eines der beteiligten Systeme dynamisch aufgebaut ist und eine anspruchsvollere Implementierung erfordert. In diesem Fall empfiehlt es sich, einen Experten damit zu beauftragen, zu analysieren, wo und wie RPA in die bestehende Architektur integriert werden kann. Cegeka kann Ihnen helfen, diese komplexen Automatisierungen aufbauend auf der Microsoft Power Platform einzurichten.

Wenn RPA für eine fortgeschrittenere Automatisierung gefragt ist

Wenn Sie eine fortgeschrittenere Automatisierung mithilfe der RPA durchführen möchten, benötigen Sie einen spezielleren Ansatz als Citizen Development. Jetzt fragen Sie sich wahrscheinlich, warum die Prozesse nicht einfach über die API der Software automatisiert werden können. Nun, das ist nicht immer möglich, wenn die Schnittstelle aus Sicherheits- oder Datenschutzgründen und technischen Einschränkungen nicht anpassbar ist. Wenn beispielsweise medizinische Daten involviert sind, ist eine automatische Übertragung zwischen Apps nicht zulässig.

Kurz gesagt: RPA ist die perfekte Lösung, wenn …

• Sie wiederkehrende Nutzerinteraktionen wie die Übertragung von Daten von einem System in ein anderes oder das Abrufen von Daten aus verschiedenen Systemen automatisieren möchten
• Sie komplexere Prozesse automatisieren möchten, aber die Schnittstelle des Systems eine Automatisierung nicht zulässt

Die perfekte Lösung für jedes Szenario 

Betrachtet man die Fülle an wiederkehrenden Aufgaben, die automatisiert werden können, wird klar, welchen Mehrwert RPA für praktisch jedes Unternehmen bieten kann. Allerdings ist die Komplexität der Aufgaben und Systeme für die Wahl des Automatisierungstyps maßgeblich. Die Microsoft Power Platform ermöglicht es Ihnen, einfachere Aufgaben zu automatisieren. Hierfür empfiehlt sich Power Automate for Desktop, um die Reihenfolge der Aufgaben auf Ihrem eigenen Gerät aufzuzeichnen.

Für anspruchsvollere Automatisierungen, beispielsweise, wenn eine Automatisierung über die API nicht möglich ist oder wenn dynamische Systeme involviert sind, benötigen Sie für die Einrichtung der Automatisierung einen Partner mit der notwendigen technischen Expertise.

Sie möchten auf einfache Weise Erfolge für Ihr Unternehmen erzielen? Dann setzen Sie sich mit unseren Experten in Verbindung, um zu erfahren, welche Möglichkeiten Sie haben.

Techsplained: Innovationen müssen nicht kompliziert sein

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