Stellen Sie Ihr ERP-Dreamteam zusammen | Together in Tech

Im dritten Artikel von Together in Tech finden Sie einen Überblick über alle ERP-Rollen und deren Verantwortlichkeiten sowie Einblicke, wie viel Zeit Sie in welcher Phase einplanen sollten. Außerdem haben wir ein Kalkulationstool hinzugefügt, das Ihnen hilft, den benötigten Personalaufwand und die Stunden zu schätzen, plus Beispiele, wie und wann Sie Ihr Team zusammenstellen sollten. Klingt gut, oder? Lesen Sie unten weiter.

Welche Rollen sind für die Umsetzung Ihres ERP-Projekts erforderlich? 

Ein starkes Team ist unverzichtbar. Also sollten Sie sich überlegen, wen Sie in Ihr ERP-Team holen wollen. Wir haben für Sie einige der wichtigsten Rollen aufgeführt – ergänzt mit ein paar Anmerkungen:

• Eine Person kann mehrere Rollen übernehmen. Das ist aber bei großen ERP-Projekten oft nicht die beste Idee.

• Einige dieser Rollen sind für Ihr Unternehmen möglicherweise nicht relevant oder sind individuell etwas unterschiedlich. 

• Möglicherweise ist in Ihrem ERP-Konzept eine zusätzliche Rolle erforderlich, die hier nicht definiert ist. Auch das ist völlig in Ordnung, denn jedes ERP-Projekt ist einzigartig.

Die Koordinatoren

Der Projektmanager ist als Projektplaner der Leiter. Er muss über eine klare Sicht auf das ERP-Projekt und ausreichend Akzeptanz seitens des Unternehmens verfügen, um alles – und jeden – unter Kontrolle zu behalten. Und natürlich muss er jede Menge freie Zeit schaffen, denn die Planung eines ERP-Projekts ist aufwendig. Natürlich können Sie einen unternehmensexternen Projektmanager beauftragen. Allerdings gilt es dabei zu bedenken, dass dieser möglicherweise weder über eingehende Kenntnis Ihres Unternehmens verfügt noch die nötige Anerkennung der Mitarbeiter genießt, um das Projekt souverän zu leiten.

Die Rolle des Enterprise Designers und des Projektmanagers übernimmt oft ein und dieselbe Person. Während der Fokus des Projektmanagers auf der Planung liegt, kennt der Enterprise Designer die Erfordernisse des Unternehmens in- und auswendig und hat auch das letzte Wort bei der Gestaltung der Geschäftsprozesse.

Somit ist er auch Hauptansprechpartner der verschiedenen Eigentümer der Geschäftsprozesse. Er ist im Wesentlichen das unternehmenseigene Pendant zum Solutions Architekt Ihres ERP-Partners. Je größer Ihr ERP-Projekt ist, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass der Projektmanager und der Enterprise Designer zwei verschiedene Personen sind. Selbstverständlich müssen diese aber zusammenarbeiten.

ERP-Projekte stellen Ihr Unternehmen aber auch vor große Herausforderungen. Um diese Veränderungen besser zu bewältigen und es Ihren Mitarbeitern oder Kollegen zu erleichtern, den Gleichschritt zu finden, ist ein Change Manager unverzichtbar. Hierbei handelt es sich im Gegensatz zu den meisten anderen Rollen im Rahmen eines ERP-Projekts meist um einen externen Experten, denn Veränderungskommunikation und -management sind spezielle Kompetenzen, für die es in einem Unternehmen in der Regel keinen spezialisierten Mitarbeiter gibt.

Prozessverantwortliche und Key-User

Prozessverantwortliche haben in Ihrem Unternehmen eine Schlüsselfunktion inne, denn sie sind für die spezifischen End-to-End-Geschäftsprozesse verantwortlich. Sie wissen, was in ihrem Bereich erforderlich ist, wie die künftigen Prozesse gestaltet werden und welche Veränderungen im Lauf der Zeit im Unternehmen notwendig sein werden.

Und zu guter Letzt haben wir noch die Key-User: Jene Personen, die mit dem neuen ERP-System arbeiten werden. Sie sind diejenigen, die in der Praxis verschiedene Prozesse testen, die Lösung validieren, dabei helfen, alles zu organisieren und den Prozessverantwortlichen berichten, was funktioniert und was nicht.

Die IT-Crew

Neben den oben genannten Aufgaben – die bereits sehr umfangreich sind – benötigen Sie auch ein Team für die IT-Praxisarbeit. Das können interne Mitarbeiter oder Mitarbeiter Ihres ERP-Partners sein. Dabei sind die wichtigsten Aufgabenbereiche folgende:

• Datenmigration: Analyse und Erfassung der bestehenden Daten in den Quellsystemen und Bereinigung, um sie anschließend in das neue ERP-System zu migrieren.
• Berichts- und Dokumentendesign: Festlegen des Layouts für all Ihre wichtigen Dokumente, Dashboards und operativen Berichte, beispielsweise Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine usw. Anschließend werden diese hochgeladen und im neuen ERP-System implementiert.
• Anwendungsmanagement: Sowohl während der ERP-Implementierung, als auch nach dem Go-live benötigen Sie jemanden, der Ihre Anwendungen verwaltet (beispielsweise Fehlerbehebung, Unterstützung weiterer Key-User und Installation von Patches). Dieser Systemadministrator ist außerdem für die IT-Sicherheit, die Verwaltung neuer Benutzer, usw. zuständig.

Wann soll ich mein ERP-Team zusammenstellen?

Idealerweise wird Ihr ERP-Projektteam bereits vor Projektstart mit einbezogen, um alle an Bord zu holen. Wichtig ist es, dass Sie Ihr Team spätestens zu Projektbeginn involvieren, nämlich dann, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse definieren und Ihre Anforderungen an das ERP-System ermitteln.

Somit können auch die Ideen und Anliegen des Projektteams in das ERP-Projekt einfließen, wodurch alle in den Entscheidungsprozess eingebunden werden. Das wiederum erleichtert den Veränderungsprozess: Zu verstehen, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden, bedeutet nämlich weit mehr als diese nur zu akzeptieren.

Wie Sie Arbeitsstunden für Ihr ERP-Projekt frei machen

ERP-Projekte sind arbeitsintensiv, insbesondere, weil sie meist zu Ihrer täglichen Arbeit hinzukommen. Genügend freie Arbeitszeit zu schaffen, kann zu einer echten Herausforderung werden. Und leider haben wir hier auch keine allgemeingültige Antwort. Allerdings können wir Ihnen einige Tipps geben, wie Sie erreichen, dass alle Beteiligten im Rhythmus bleiben:

• Holen Sie zusätzliche Kollegen mit ins Boot: Dies gilt vor allem für Prozessverantwortliche und Key-User.
• Finden Sie einige temporäre (Interims-)partner, die einige einfachere Aufgaben übernehmen können, um Ihrem ERP-Team etwas Spielraum zu verschaffen.
• Entscheiden Sie sich nach Möglichkeit für Outsourcing, vorzugsweise mit Ihrem ERP-Partner - bis zu einem gewissen Punkt können sie oft schneller arbeiten als das eigene Team.
• Ziehen Sie einen oder zwei Business-Analysten zur Unterstützung Ihrer Prozessverantwortlichen und Hauptanwender hinzu.
• Setzen Sie Prioritäten - basierend auf Ihren Geschäftszielen und -prozessen - und arbeiten Sie in Phasen.

35 %*

der ERP-Projekte scheitern, weil die Arbeitsbelastung unterschätzt wurde.

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Together in Tech: Das machen wir gemeinsam

Um ein ERP-Projekt erfolgreich zu beginnen und abzuschließen, ist Teamwork erforderlich. Begleiten Sie uns und unsere Kunden, wenn wir alles rund um ERP beleuchten - aus der Perspektive einer echten Partnerschaft. Alle Artikel ansehen.

*Quellen: Gartner, Panorama Consulting Group, Technology Evaluation Center