Wann ist Ihr ERP-System veraltet?

Einige Unternehmen arbeiten mit einem 20 Jahre alten ERP-System, das offenbar nur geringfügige oder keine Probleme verursacht. In der IT-Sprache bezeichnen wir diese als „Dinosaurier“. In anderen Unternehmen könnte eine Lösung bereits nach fünf Jahren unzureichend sein. Und in manchen Fällen ist das Mindesthaltbarkeitsdatum nicht sofort ersichtlich. Nur weil jede Abteilung Ihres Unternehmens auf ein System schwört, das sie in- und auswendig kennt, bedeutet dies noch nicht, dass es nicht geändert werden kann. Aber wie erkennen Sie, dass die Zeit für einen Wechsel reif ist? In diesem Artikel besprechen wir vier grundlegende Fragen, die Ihnen bei der Bewertung Ihres aktuellen ERP-Systems helfen können. 

Der Begriff „veraltet“ ist ein sehr dehnbarer Begriff. Denn was ist dabei wichtig? Verursacht Ihr aktuelles System hohe Kosten, da es ständigen Support und konstante Anpassungen an Ihre wechselnden Bedingungen benötigt? Oder möchten Sie Ihr Unternehmen agiler gestalten und soll das ERP-System dabei eine Schlüsselrolle spielen? Einfach ausgedrückt: Unterstützt Ihre aktuelle Lösung die Wachstumsambitionen Ihres Unternehmens? 

Bewerten Sie Ihr ERP-System anhand dieser vier grundlegenden Fragen: 

In welchem Umfang entspricht Ihr aktuelles ERP-System Ihren Bedürfnissen? Dies können Sie anhand der folgenden Fragen evaluieren. 

1. Wie hoch sind die Kosten für die Optimierung Ihres ERP-Systems? 

Bei einem ERP-System, das schon eine Weile auf dem Markt ist, sind die Kosten für korrigierenden Support, z. B. für die Behebung von Bugs, relativ gering. Optimierungen sind jedoch um einiges teurer. Beispiele für Optimierungen sind Verbesserungsprojekte, kundenspezifische Anpassungen als Antwort auf sich verändernde Bedingungen oder Schnittstellen für die Interaktion Ihres ERP-Systems mit anderen Systemen. Wenn diese Kosten weiterhin steigen, könnte es eine gute Idee sein, Kontakt zu einem ERP-Partner aufzunehmen. Haben Sie Ihre Optimierungsbemühungen vollständig eingestellt? Denken Sie daran, dass Nichtstun auch hohe Kosten verursacht. 

Moderne Applikationen oder Plattformen können dagegen eine Vielzahl von neuen Entwicklungen oder Bedürfnissen standardmäßig unterstützen oder bieten regelmäßige Updates, um auf gesetzliche Änderungen oder neue Best Practices zu reagieren. Optimierungen werden dadurch sehr viel effizienter. 

2. Ist die veraltete Technologie potenziell ein Risiko für die Zukunft? 

Basiert Ihr ERP-System auf veralteter Technologie, könnte es in der Zukunft Probleme verursachen. Was passiert, wenn Ihr Application Manager, der ihr altes System in- und auswendig kennt, im kommenden Jahr in Rente geht oder das Unternehmen plötzlich verlässt? Technologie entwickelt sich rasend schnell weiter und es wird nicht einfach sein, neue Talente zu finden, die Support für Legacy-Systeme bieten können. 

3. Verbindet sich Ihr ERP-System korrekt mit anderen Systemen? 

Sie nutzen Ihr ERP-System intensiv, aber wie viel Zeit wird für andere Systeme wie CRM oder Datenanalyse aufgewendet? Sind all diese Lösungen miteinander verbunden? Falls das so ist, wie teuer ist es, sie alle zu pflegen und wie lange können sie genutzt werden? Sind die Systeme nicht integriert, dann bestehen möglicherweise verschiedene Datenströme nebeneinander, die nicht übereinstimmen, oder Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen erledigen auf unterschiedliche Art und Weise dieselbe Arbeit. 

4. Welche Möglichkeiten bietet Ihr ERP-System? 

Ihr ERP-System tut immer noch das, was es tun soll, aber seine Nutzer würden möglicherweise von einer moderneren Alternative profitieren. Ein neues System erleichtert ihnen eventuell ihre Arbeit und verschafft ihnen Zeit für andere wichtige Dinge. Sie können nichts vermissen, was sie nicht kennen. Dieser Leitfaden für ERP-Systeme bietet Ihnen eine Hilfestellung, um anhand eines umfassenden Fragebogens herauszufinden, was möglich ist. 

Interne und externe Analyse 

Wenn Sie Zweifel an der Zukunftsfähigkeit Ihres aktuellen ERP-Systems haben, beginnen Sie am besten mit einer internen Analyse. Stellen Sie sich diese Fragen: Wo versagt Ihr aktuelles System eventuell? Vor welchen großen Veränderungen steht Ihr Unternehmen morgen? Kann eine neue Technologie Sie dabei unterstützen, sich auf diese Veränderungen vorzubereiten? Nicht alle Fragen lassen sich eindeutig beantworten, aber ein schneller Blick darauf, wo Sie heute stehen, könnte Ihnen dabei helfen festzulegen, welche Verbesserungen in Ihrem ERP-System erforderlich sind und die sich in der Zukunft als wertvoll erweisen. 

Ein erfahrener IT-Anbieter kann Sie sicherlich dabei unterstützen. Ein zuverlässiger und vertrauenswürdiger Partner wird Ihnen nicht unbedingt ein neues ERP-System aufdrängen, sondern sich Ihre geschäftlichen Herausforderungen ansehen und eine entsprechende aktuelle Lösung vorschlagen, z. B. eine einzelne Anwendung, eine integrierte Lösung oder etwas dazwischen. 

Ist es an der Zeit, ein ERP-System einzuführen? 

Möchten Sie mehr über ERP-Systeme erfahren? Dann lassen Sie sich von unserem E-Book ERP: Von der Strategie bis zum Go-live inspirieren. In diesem Leitfaden werden Sie erfahren, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse abbilden können. Mithilfe eines Rechners können Sie abschätzen, wie viele Stunden/Mitarbeiter zur Verfügung stehen sollten, außerdem stellen wir unsere RFP-Checkliste für ERP-Systeme zur Verfügung und bieten Beratung bei der Vorbereitung Ihres ERP-Projekts und des Auswahlprozesses an. Danach stellen wir einige Praxisbeispiele von Unternehmen vor, die erfolgreich ein ERP-System eingeführt haben und beschreiben zum Schluss den besten Serviceansatz nach der Implementierung. 
 
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