EVAPCO Europe zentralisiert seine IT-Systeme mit modernem ERP-System

Was ist zu tun, wenn Ihr Unternehmen mit Systemen am Ende ihres Lebenszyklus und fragmentierten Daten in verschiedenen Werken konfrontiert wird? Genau diese Frage beschäftigte EVAPCO Europe. Um diese Herausforderungen zu meistern, schloss sich das Unternehmen mit Cegeka zusammen. Gemeinsam haben wir eine moderne, zentralisierte und einheitliche ERP-Lösung implementiert, die nun in allen europäischen Werken eingeführt werden kann.

EVAPCO wurde 1976 gegründet und ist ein privates, weltweit führendes Produktionsunternehmen mit globalen Ressourcen und Lösungen im Bereich Wärmeübertragung. Die Gruppe besitzt mehr als 20 Werke auf der ganzen Welt und beliefert über 150 Länder mit Verdunstungskühlungsprodukten. Trotz des Aufstiegs von EVAPCO zu einem erfolgreichen multinationalen Unternehmen und seiner Ausrichtung auf Innovation, gab es noch Optimierungsbedarf was die Vereinheitlichung der IT-Systeme sowie die Harmonisierung der Daten betraf, um noch effizienter sein zu können.

Ein herausforderndes Pilotprojekt

Aus diesem Grund hat EVAPCO Europe, dessen Hauptsitz sich seit 1999 in Belgien befindet, ein Pilotprojekt zur Modernisierung seiner IT-Systeme gestartet. Annelies Lambrechts, Finanzmanagerin bei EVAPCO Europe: "Unsere Werke in Belgien und Dänemark haben mit veralteten Systemen gearbeitet. Wir brauchten dringend eine moderne und einheitliche IT-Plattform. Also starteten wir ein Pilotprojekt in Belgien, das später auch in unseren anderen europäischen Werken eingeführt werden konnte, um wichtige Herausforderungen wie fragmentierte Daten anzugehen und gemeinsam stärker zu werden." 

Auf der Suche nach der richtigen Lösung

Im Jahr 2019 begann Annelies und ihr Team mit der Vorbereitung von dem Pilotprojekt. Zunächst wurden Anforderungen festgelegt: „Wir waren uns einig, dass wir ein flexibles, benutzerfreundliches System benötigten, das mit Excel kompatibel ist und in mehreren Sprachen verfügbar ist. Die Integration war entscheidend, weil wir wollten, dass die Lösung all unsere Daten und Systeme über Abteilungen und Ländergrenzen hinweg vereinheitlicht.“ 

Nach ihrer Analyse wandten sich Annelies und ihr Team an ein Dutzend Anbieter: „Wir luden fünf von ihnen in unser Büro ein, um ihre Lösungen zu präsentieren. Alle erfüllten unsere Anforderungen, sodass wir das Gesamtbild betrachten mussten. Es schien, dass die Microsoft-Lösung am besten passen würde, da die USA eine Vorliebe für Microsoft Dynamics hatten und Dänemark Microsoft Axapta verwendete. Mit all diesen Faktoren im Hinterkopf entschieden wir uns, mit Cegeka zusammenzuarbeiten, um Microsoft Business Central als unser neues ERP zu implementieren.“

„Man konnte von Anfang an Cegekas kommunikative und ehrliche Haltung spüren: Sie haben uns begleitet und eine wirklich enge Zusammenarbeit garantiert.“ 

- Annelies Lambrechts, Finanzmanagerin bei EVAPCO Europe

Ein intensives Follow-Up

Die Implementierung fand in der zweiten Hälfte des Jahres 2020 statt. EVAPCO und Cegeka identifizierten alle Key-User und organisierten ein Kick-Off-Meeting mit den Consultants und dem Projektleiter.  Jeder Key-User wurde eingebunden, um zu analysieren und zu diskutieren, wie Dynamics 365 Business Central zur weiteren Optimierung des Geschäfts beitragen kann. Außerdem wurde viel Zeit und Energie in das Change-Management und die Festlegung der richtigen Anforderungen investiert.

Mit Blick auf eine künftige Implementierung war Annelies und ihrem Team klar, dass es wichtig war, auch die anderen europäischen Werke für das Projekt zu gewinnen. In jeder Phase, von der anfänglichen Analyse bis zur endgültigen Implementierung, nahmen Kollegen aus Dänemark und Italien an den monatlichen Treffen teil. Dort wurde der Fortschritt des Projekts, die aufgetretenen Hindernisse und ob alles planmäßig verläuft, besprochen.  

"Es war ein sehr anspruchsvoller Prozess für alle Beteiligten, insbesondere für unsere Key-User. Wir haben ständig Seite an Seite mit Cegeka gearbeitet, während wir gleichzeitig viele Daten bereinigt und Tests durchgeführt haben."

Im Zeitplan und unter Budget

Im Juli 2021 ging EVAPCO mit dem neuen ERP-System live, das die Bereiche Finanzen, Einkauf und Lagerverwaltung sowie einige Funktionen des Herstellungsprozesses unterstützt. Das Projekt wurde nicht nur pünktlich abgeschlossen, Cegeka schaffte es auch, das Budget zu unterschreiten. So blieb noch etwas Geld übrig, um das System in Zukunft zu optimieren.

Annelies blickt mit großer Zufriedenheit auf das Projekt zurück: „Heute ernten wir bereits die Früchte unserer ERP-Implementierung in drei Bereichen. Erstens erleben wir erhebliche Zeiteinsparungen in unseren täglichen Arbeitsabläufen, speziell für die Teams der Auftragserfassung und Finanzen. Wir konnten auch ein Lager einrichten, das uns ermöglicht, 90 % unserer Artikel einem Auftrag zuzuordnen. Dadurch können wir jetzt Margenberechnungen durchführen und nach Optimierungen in den Daten suchen, was wiederum zu vielen detaillierteren Einblicken in unsere Daten und Märkte führt.“

„Das ERP-Projekt zeigt bereits seinen enormen Wert: Wir erleben Zeiteinsparungen in mehreren Abteilungen, können Margenberechnungen durchführen und haben detailliertere Einblicke in unsere Daten und Märkte.“

- Annelies Lambrechts, Finanzmanagerin bei EVAPCO Europe

Bereit für die Zukunft

Nachdem das Pilotprojekt in Belgien ein Erfolg war, hat EVAPCO nun spannende Pläne, sein ERP-System weiter auszubauen: "Unsere ERP-Implementierung wurde in Europa mit großer Begeisterung aufgenommen und hat sogar das Interesse unserer US-Zentrale geweckt. In Zukunft wollen wir unsere Daten und Abläufe weiter verfeinern und optimieren. In drei bis vier Jahren wollen wir mit Unterstützung aus den USA die Produktion vollständig in unser System integrieren. Und wir werden die anderen europäischen Werke weiterhin bei ihren ERP-Projekten unterstützen. Wir werden 2022 mit der Implementierung in Dänemark beginnen, und das dänische System soll 2023 in Betrieb gehen.‘‘

"Dieses ERP-Projekt war eine echte Bereicherung für unser Unternehmen. Alle sind voll bei der Sache und wollen das System in Zukunft noch weiter verbessern. Die Teamarbeit hat massiv zugenommen und unsere Investition zahlt sich schon jetzt aus."

- Annelies Lambrechts, Finanzmanagerin bei EVAPCO Europe

 

 

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