Iv: Gemeinsam das Unternehmen der Zukunft gestalten

Die Iv-Group, ein führendes und spezialisiertes Ingenieurbüro, das technische Lösungen bietet, steht vor verschiedenen Herausforderungen in einem sich stets verändernden Markt. Die Unternehmensgruppe ist in verschiedenen Industriebranchen aktiv, unter anderem in Infrastruktur & Verkehr, Bau & Installationen und Offshore & Energie. Sie sind anders, da sie keine Stellungnahmen erstellen, sondern technische, komplexere Lösungen entwickeln, um die Probleme ihrer Kunden zu lösen. Ein Beispiel dafür sind die Schleusentore des Panamakanals oder Offshore-Plattformen für die Erzeugung von Windenergie. 

Die Iv-Group konzentriert sich auf komplexe Konstruktionen und befindet sich daher in einem speziellen Nischenmarkt. Sie möchte diese Position behalten und ausbauen und gleichzeitig mit dem Angebot von nachhaltigen, sicheren und kosteneffizienten Lösungen einen Beitrag zu einer besseren Gesellschaft leisten. Sie kann ihre Ziele mit Verbesserungen der internen Prozesse und einem klaren Fokus erreichen.

Intensive Partnerschaft durch jahrelange Zusammenarbeit

Die Iv-Group hat sich für die Zusammenarbeit mit Cegeka entschieden, für einen zuverlässigen Partner mit tiefgreifendem Wissen und großen Kapazitäten im Bereich technischer Implementierungen. Inzwischen arbeiten wir schon einige Zeit mit der Iv-Group und wir haben einige Implementierungen durchgeführt.

Vor einigen Jahren erkundigte sich die Iv-Group betreffend eines Wechsels ihres veralteten ERP-Systems. Für die Administration war nur ein bestimmter IT-Mitarbeiter verantwortlich, wodurch die Durchlaufzeit für eine effektive Administration zu lange war. Die Finanzabteilung der Iv-Group wollte selbst die Administration übernehmen. Aufgrund des erfolgreichen Wechsels des CRM-Systems der Iv-Group in die Cloud erhielt Cegeka auch das Vertrauen zur Lösung dieses Problems. Sie haben erfolgreich Dynamics 365 und Power BI, das Visualisierungstool von Microsoft, eingeführt. Die Iv-Group verfügte bereits über viele Daten, sie mussten nur auf die richtige Weise zugänglich gemacht und organisiert werden. Und genau das macht Power BI. 

Fokus setzen

Aber die Zusammenarbeit geht darüber hinaus. Die Iv-Group hat langfristige Ziele und durch die Herangehensweise an spezielle Herausforderungen mit den richtigen Lösungen kann die Iv-Group gute Fortschritte erzielen. Im Businessplan der Iv-Group wurden vier Säulen identifiziert, auf denen in der nächsten Zeit der Fokus liegt:

1. Klima
2. Die Marke
3. Die Menschen 
4. Digitalisierung
    

Mit der richtigen Kombination dieser Säulen kann die Iv-Group weiterhin innovativ sein

Die Technologie spielt in all diesen Fokusbereichen eine Rolle, zum Beispiel bei der Reduzierung des CO₂-Ausstoßes und bei einem nachhaltigen Assetmanagement. Ein Teil der Ingenieurarbeiten richtet sich bereits auf die Gestaltung nachhaltiger und lebensverlängernder Möglichkeiten, da der Austausch von Konstruktionen noch immer nicht so nachhaltig ist, als sie nicht auszutauschen.

Durch die korrekte Einrichtung von Systemen und der Nutzung KI-basierter Vorhersagen kann die Iv-Group diese Säule ausfüllen: „Dank der vorhersagbaren Lebensdauer können wir beurteilen, ob es besser ist, jetzt Wartungsarbeiten durchzuführen oder noch zu warten, da die Komponente noch eine Zeitlang hält. Dies wirkt sich wiederum positiv auf die Nachhaltigkeit aus.“

Die größte Herausforderung, vor der die Iv-Group im Moment im Ingenieurmarkt steht, ist die Kapazität aufgrund der großen Pläne und der Nachfrage nach Maßnahmen im Rahmen der Energiewende. Die aktuelle Kapazität im Bereich des Engineerings, der Materialien und der Herstellung reicht nicht aus, um den Bedarf des Kabinetts zu erfüllen. Digitalisierung und Technologie können dabei helfen. Die Iv-Group erkennt das Potenzial von Künstlicher Intelligenz (KI) und Daten für die Ingenieurwelt. „Ich denke, dass wir bei Finance bereits seit etwa 15 Jahren KI einsetzen. Ein Beispiel dafür ist die Erkennung von Eingangsrechnungen“, sagt Ewout Borg.

Er weist auch auf den großen Unterschied zu den noch vor zehn Jahren bestehenden Arbeitsprozessen hin: „Damals hatten wir noch ein Repro-Center, in dem wir alle Zeichnungen für Kunden ausgedruckt haben. Diese wurden dann per Post an die Kunden verschickt.“ 

Die zweite und die dritte Säule, „Die Marke“ und „Die Menschen“, gehen Hand in Hand. Da die Iv-Group als ein guter Arbeitgeber gilt und das Unternehmen an seiner Markenbekanntheit arbeitet, kann die Iv-Group Arbeitnehmer in einem Nischenmarkt leichter auf sich aufmerksam machen und binden. Tolle Projekte, die wirklich etwas bewirken, ziehen Ingenieure an und auch das Schaffen einer guten Arbeitsumgebung mit den richtigen Systemen und Prozessen trägt dazu bei. 

Von Automatisierung und Echtzeitdaten profitieren

Die vierte Säule steht im Zeichen der Digitalisierung und damit beschäftigt sich die Iv-Group intensiv gemeinsam mit Cegeka. Im Moment beschäftigen sich vier Kollegen innerhalb der Iv-Group mit Power BI. Sie beobachten die Entwicklungen innerhalb dieses Systems sehr genau, entwickeln und pflegen es. In der Vergangenheit hatte die Iv-Group vielleicht 10 Dashboards, inzwischen sind es einige Hundert. Diese Dashboards sorgen hauptsächlich für ein effizienteres Arbeiten.

„Bei einigen Bestandteilen, die in diese Dashboards aufgenommen wurden, handelt es sich nicht unbedingt um Managementinformationen, aber es sind Bestandteile, die problemlos automatisiert werden konnten, was zu einem Effizienzgewinn führte.“

Es gibt zum Beispiel das Ziel, keine monatliche Excel-Liste mehr zu versenden, sondern in jedem Monat die Echtzeitdaten im Dashboard bereitzustellen. Die Iv-Group arbeitet mit Rollen und Dashboards auf Basis der Anwender. Auf diese Weise haben alle Zugriff auf die Informationen, die für sie relevant sind. Das beginnt beim Management und der Geschäftsführung, die Zugang zu Informationen über die wichtigsten KPIs wie Cashflow und Produktivität auf Betriebsebene haben, diese werden dann immer detaillierter.

Ewout Borg erkennt die Bedeutung von Business Intelligence (BI) und Digitalisierung innerhalb der Iv-Group, aber er sieht auch, dass es im Ingenieurmarkt noch viel Potenzial für Verbesserungen gibt.

„Es gibt viele Möglichkeiten, die Digitalisierung noch stärker in die Arbeit zu integrieren. Dabei bestehen Chancen im Bereich von Daten und KI, aber auch die Governance von IT-Systemen ist wichtig.“ 

Dazu gehören Dinge wie die Aufzeichnung der Systemnutzung, die Zugriffsrechte und das Administrationsniveau von Einzelnen. Die Iv-Group will die Software und die Anwendungen immer stärker nutzen und die IT-Landschaft weiter verschlanken, zum Beispiel durch den Einsatz von Teams, Sharepoint und E-Mail für verschiedene Situationen und das Teilen von Informationen mit Kunden.

Es ist wichtig, dass Daten in der gesamten Kette integriert sind, damit Kunden zum Beispiel von einem Portal profitieren können und ein optimaler Datenaustausch ermöglicht wird. Die Iv-Group will die Prozesse rund um den Sekundärprozess digitalisieren und datengesteuert gestalten, insbesondere im Hinblick auf die Erleichterung des Primärprozesses.

Der Mehrwert der Technologie für den Finanzprozess

Ewout Borg konzentriert sich im Wesentlichen auf die unterstützenden Prozesse des Engineerings und eher auf die Aspekte innerhalb des Unternehmens. Während der Implementierung von Dynamics 365 CE Sales (CRM) hat Ewout Borg vor allem im Hintergrund gewirkt.

„Ich habe mich insbesondere mit dem Output aus dem CRM und dessen Übersetzung in den Backlog beschäftigt. Dabei nutzen wir Power BI, um Einblicke in die Anzahl der Leads, die Erfolgschancen, die erwarteten Scores und die Auswirkungen auf den Umsatz der nächsten Periode zu gewinnen.“

Die Schnittstelle zwischen CRM und Power BI hilft bei der Planung des Auftragseingangs und der Auslastung. Innerhalb von Power BI wurden daraufhin mehr Informationen zusammengeführt, wie gebuchte und erwartete Aufträge, um die richtige Verbindung zwischen den gebuchten Aufträgen und den Sales-Prognosen herzustellen. Power BI spielt dabei eine zentrale Rolle, da dies eine wesentliche Voraussetzung für die Übermittlung von Managementinformationen und die einfache Visualisierung von Daten ist. „Power BI ist eine echte Unterstützung für unsere Managementinformationen. Meine Mission ist es, überall auf der Welt Zugang zu den richtigen Daten zu haben, um Entscheidungen zu treffen. Power BI ist dabei hilfreich, da es in Echtzeit Zugang über mobile Geräte erlaubt.“ sagt Ewout Borg.

Ablauf von Projekten und verschiedene Geschäftsbereiche

Das Projekt mit Power BI läuft inzwischen - wie das CRM-Projekt - seit einigen Jahren. Im Juni startet ein neues Projekt mit einer weiteren Power Platform-Lösung. Im Laufe der Jahre wurden neue Systeme innerhalb der Iv-Group integriert. Sie sind von Navision auf Dynamics Business Central als ERP-System umgestiegen und haben unter anderem Schnittstellen zu Excel-Listen, der AFAS-Personalverwaltung, der Personalplanung und der Fuhrparkverwaltung geschaffen.

Eine Chance, die noch genutzt werden kann, ist das Aufsetzen eines einheitlichen Systems für alle Geschäftsbereiche, damit alle Daten für alle Mitarbeiter zentral bereitgestellt werden können. Das ist angesichts der Komplexität und des Umfangs der verschiedenen Geschäftsbereiche und ihrer speziellen Anforderungen jedoch eine ziemliche Herausforderung. Trotzdem wird die Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen dadurch nicht behindert. Es werden kontinuierlich etwa 125-150 Mitarbeiter in anderen Geschäftsbereichen eingesetzt. 

Jeder Geschäftsbereich konzentriert sich auf einen bestimmten Markt mit dem Ziel, dass diese Geschäftsbereiche/Märkte die Sprache des Kunden sprechen. Das kann bedeuten, dass technische Lösungen aus verschiedenen Perspektiven angeboten werden.

„Iv-Industrie hat zum Beispiel die Expertise von Iv-Water für einen Industriekunden mit einem Wasserqualitätsproblem genutzt. Wenn eine Straße angelegt werden muss, wird dagegen die Expertise von Iv-Infra genutzt, aber der Markt bleibt Iv-Industrie, unabhängig von der Problemstellung.“

Eine Partnerschaft mit Blick auf die Zukunft

Ewout Borg betont die Bedeutung eines Partners mit Wissen und Kapazitäten, mit dem sie zusammenarbeiten und schnell agieren können. „Es ist gut, einen Partner zu haben, der unsere Systeme und Mitarbeiter kennt und der weiß, wie wir denken und arbeiten. Das ist für mich der wichtigste Mehrwert der Partnerschaft“, sagt Ewout Borg. Dank dieses Wissens und unserer Einsichten in die Anforderungen der Iv-Group können wir die Iv-Group weiterhin bei der Erreichung ihrer Ziele unterstützen. 

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