VTU: Mehr Kostentransparenz und Wachstum dank Dynamics 365 ERP

Die VTU Gruppe ist ein internationaler Technologie- und Ingenieurdienstleister für die Life Sciences und Chemische Industrie. Die Geschäftsbereiche des Unternehmens begleiten und unterstützen Kunden während des gesamten Lebenszyklus ihrer Anlagen.

Die Industriedienstleistungen beinhalten die strategische Planung & Implementierung von technologischen Lösungen, Anlagenoptimierung, umfassende Unterstützung im laufenden Betrieb, die industrielle Digitalisierung, bis hin zur Minimalisierung des ökologischen Fußabdrucks. Zu den Kunden zählen unter anderem die größten Pharma- und Biotechunternehmen Europas.

Firmensitz: Raaba-Grambach (Steiermark, Österreich)

Mitarbeiter: +1200 (Stand 01/2023)

Standorte: 34 in 7 europäischen Ländern (Stand 01/2023)

Warum man sich für Microsoft ERP und Cegeka entschieden hat

Über viele Jahre hat Microsoft AX, die Vorgängerversion von Dynamics 365 Finance & SCM, die Ansprüche der VTU Gruppe erfüllt, doch das Unternehmen ist in den letzten Jahren stark gewachsen und nicht nur aus technischer Sicht musste eine neue Lösung gefunden werden.

Die Mitarbeiterzahl der VTU-Gruppe ist allein in den Jahren 2018 bis 2022 von 500 auf über 1200 gestiegen.

Themen wie Intercompany-Verrechnung und die Vereinheitlichung interner Prozesse im Bereich Projektabrechnung über mehrere Gesellschaften hinweg haben immer mehr an Wichtigkeit gewonnen. Da konnte die bisherige, in die Jahre gekommene Microsoft AX 2009-Anwendung nicht mehr mithalten.

Bei der Suche nach einem neuen ERP-System, das die gestiegenen Anforderungen erfüllt und auch in Zukunft mitwächst, wurden die großen, relevanten ERP-Lösungen aus den unterschiedlichsten Perspektiven durchleuchtet. Da Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management alle Anforderungen erfüllt hat, stellte sich recht rasch nicht mehr die Frage, welches System eingeführt werden soll, sondern wer die künftige Dynamics 365-Implementierung begleiten wird.

„Bei der Abdeckung der benötigten Funktionalitäten lagen die bekannten großen Lösungen gleichauf - beim Kostenfaktor hat alles deutlich für eine Entscheidung zugunsten von Dynamics 365 ERP gesprochen.“

- Georg Krisper, Head of Corporate Finance, VTU

 

Es gab Treffen mit mehreren Microsoft-Partnern. Letztendlich war es die persönliche Meinung der handelnden Personen bei der VTU, die zur Entscheidung für Cegeka geführt hat. Die einzelnen Projektmitglieder kannten sich bereits aus dem früheren Microsoft Dynamics AX-Projekt und hatten dort bereits sehr gut zusammengearbeitet.

„Die Art und Weise, in der man in den doch oft sehr langwierigen ERP-Projekten zusammenarbeitet, gehört mit zu den Erfolgsfaktoren bei ERP-Einführungen. Aufgrund unserer guten Erfahrungen in der Vergangenheit wollten wir auch bei diesem Projekt mit Cegeka arbeiten.“

- Georg Krisper, Head of Corporate Finance, VTU

Welche konkreten Ergebnisse die VTU durch Dynamics 365 ERP erzielt hat

Das alte ERP der VTU konnte nur an wenigen fixen Arbeitsplätzen bedient werden. Heute braucht es nicht mehr, als eine Internetverbindung und zum Beispiel ein Tablet oder Notebook, um von jedem Ort aus auf Dynamics 365 ERP zugreifen zu können. Das erhöht die zeitliche und räumliche Flexibilität im Arbeitsalltag der einzelnen User erheblich.

Ebenso wurde mit der Einführung der Intercompany-Funktionalität (IC) die konzerninterne Verrechnung wesentlich verbessert. Das ermöglicht eine von Gesellschaften unabhängige und transparente Auswertung der Projekte.

„Wenn wir heute über ein oder mehrere interne Mandanten oder Gesellschaften an unsere Kunden verrechnen, gehen diese Informationen gesammelt an Dynamics 365. Das bringt uns einheitliche Auswertungen und höchstmögliche Kostentransparenz.”

- Georg Krisper, Head of Corporate Finance, VTU

Wie der ERP-Projektverlauf gestaltet wurde

Nachdem die Entscheidung für Dynamics 365 ERP und Cegeka gefallen war, gab es ein offizielles Kick-Off-Meeting mit allen Projektbeteiligten. Danach folgten wöchentliche Update-Calls, um den Projektverlauf zu verfolgen.

Darüber hinaus gab es mit dem VTU-Management und Cegeka in regelmäßigen Abständen Lenkungsausschüsse, um auch aus der Vogelperspektive einen Blick auf das Projekt zu behalten und bei Bedarf Korrekturen vornehmen zu können.

„Durch die Intercompany-Funktionalität in D365 und dem zu 100 % mit dem ERP verbundenen Zeiterfassungssystem von Cegeka sind wir zu einem vernetzten Unternehmen geworden.“

- Georg Krisper, Head of Corporate Finance, VTU

Die größten Challenges im ERP-Projekt und wie sie gelöst wurden

Laut Herrn Krisper war die größte Herausforderung im Zuge des Dynamics 365-Projekts, dieses während der Fusion mit einem neuen Finanzinvestor im Jahr 2017 umzusetzen. 

Trotzdem es zwischenzeitlich on-hold gesetzt wurde, gelang der positive Projektabschluss durch Mitarbeiter, die hoch motiviert mitwirkten und neue Sichtweisen und Zielorientierung einbringen konnten. Das führte zu einer erfolgreichen Umsetzung des ERP-Projekts.

„Ja, wir empfehlen Cegeka ganz klar weiter! Wir haben eine professionelle Projektbegleitung und -betreuung erfahren. Nicht alles lief reibungslos, aber Cegeka hat immer den Überblick bewahrt und gute Lösungen gefunden.“

- Georg Krisper, Head of Corporate Finance, VTU