Agile im Home Office: Kommunikationstools für agile Teams

Eigentlich bin ich ja ein Freund der direkten Kommunikation. Da sich diese in verteilt arbeitenden Teams aber eher schwierig gestaltet, müssen wir auf geeignete Kommunikationstools zurückgreifen. Wichtig ist vor allem, dass sie einen unkomplizierten und schnellen Austausch innerhalb des Teams ermöglichen. E-Mails gehören für mich persönlich nicht dazu. Warum sollte man für eine kurze Rückfrage lange E-Mails verfassen, an das wahrscheinlich schon überquellende Postfach des Empfängers schicken, um Stunden oder Tage später eine kryptische Antwort zu bekommen, die man dann doch nicht versteht? Telefonate sind schon besser, aber auch nicht immer der richtige Weg. Die oder der Angerufene muss die aktuelle Arbeit unterbrechen, den Anruf annehmen und das Gespräch beantworten. Dabei findet ein Kontextwechsel im Kopf statt. Man muss sich in das neue Thema hineindenken und benötigt mindestens zehn Minuten nach dem Gespräch, um die vorherige Arbeit wieder fokussiert weiterzuführen.

Mein Favorit ist hier ganz klar: ein Chatsystem. Dann kann jedes Teammitglied selbst entscheiden, wann es die Nachricht liest und eine Antwort schreibt. Und im Gegensatz zum Mailverkehr ist die Kommunikation meist kürzer und viel direkter. Als besonders empfehlenswert kann ich Microsoft Teams oder Slack erwähnen. Im Vergleich zu älteren Tools wie Skype und Jabber können hier zusätzlich zu Direktnachrichten differenzierte Kanäle (Channels) erstellt werden, um thematisch abgegrenzte Dinge zu besprechen. Jedes Team kann sich solch einen Kanal einrichten und den Zugriff darauf beschränken. So ist sichergestellt, dass Themen, die z.B. in der Retro über den Kanal ausgetauscht werden, auch innerhalb des Teams bleiben. Ein weiterer Vorteil ist, dass man bei Bedarf direkt einen Videoanruf starten kann. Was eine gute Überleitung zu meinem nächsten Punkt ist: Videokonferenzsysteme.

Die beiden oben empfohlenen Tools, Microsoft Teams und Slack, funktionieren gut, wenn wir virtuell mit kleineren Teams zusammenkommen wollen. Jedoch ist die Anzahl der Besprechungsteilnehmer mit Video- und Audioverbindung begrenzt. Die Höchstgrenze von Slack liegt bei 15 Teilnehmern, bei Microsoft Teams ist nach 20 Schluss. Für ein Big Room oder PI Planning, bei dem es gut und gerne mal über 100 Teilnehmer geben kann, muss daher eine Alternative her. Hierfür kann ich das Tool GoToMeeting empfehlen. Selbst in den aktuellen Zeiten lassen sich ohne größere Störungen Meetings mit über 100 Teilnehmern durchführen, inkl. Video- und Bildschirmübertragung. Eine Einwahl über eine deutsche oder internationale Telefonnummer ist ebenfalls möglich. Allerdings ist die Tonqualität über das Internet meiner Erfahrung nach besser, zumal die Telefonleitung (noch) kein Video übertragen kann 😊. Voraussetzung ist natürlich eine ausreichende Internetverbindung.

Last but not least hat sich in der jetzigen Situation mein iPad als immer nützlicheres Hilfsmittel für mich erwiesen (es muss selbstverständlich nicht zwingend ein iPad sein…). Mit einem entsprechenden Eingabestift kann ich direkt zeichnen, analog zu einem Flipchart, und meinem Team die Ergebnisse präsentieren. Das Ganze funktioniert sogar sehr gut, wenn ich den Bildschirm des iPads direkt in einem Meeting übertrage und live zeichne. Für die Visualisierung und Moderation eines Meetings hilft das enorm.

Welche Tools sich besonders für die remote Durchführung von Retrospektiven eignen, werde ich in meinem nächsten Beitrag "Tipps & Tools für erfolgreiche remote Retros" vorstellen. Die Auswahl hier ist so vielfältig und das Feeling, das die verschiedenen Tools vermitteln, so unterschiedlich, dass es an dieser Stelle den Rahmen sprengen würde. Und nun: viel Spaß beim Ausprobieren der Tools und bis zum nächsten Mal!

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