Legen Sie Projektfahrplan und Budget fest | Together in Tech

In diesem Together in Tech-Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Roadmap basierend auf Ihrer Geschäftsstrategie erstellen. Wie stimmen Sie eine Roadmap auf die Unternehmensziele ab? Wie stellen Sie sicher, dass Scope und Budget unter Kontrolle bleiben? Wir geben Ihnen alle Bausteine, um eine agile Roadmap zu definieren.

Warum einen Fahrplan und ein Budget festlegen? 

ERP ist mehr als ein IT-Projekt. Es ist eine Langzeitstrategie. Das bedeutet auch, dass sorgfältige Überlegungen und langfristige Planung erforderlich sind. Ihr ERP-Fahrplan und Ihr Budget müssen auf mehrere Jahre ausgelegt sein und berücksichtigen, dass sich die Rahmenbedingungen laufend verändern. Ihr ERP-Fahrplan sollte also nicht in Stein gemeißelt sein, sondern flexibel und fließend.

Ein ERP-System bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Prozesse zu optimieren und Ihre Mitarbeiter aus den unterschiedlichen Abteilungen zu vernetzen. Dadurch können Sie schneller Chancen erkennen und nutzen. Allerdings ist es damit noch lange nicht getan, denn Sie müssen die Abläufe immer wieder anpassen und verbessern. Einerseits benötigen Sie eine solide Grundlage, die Ihre kritischen Geschäftsanforderungen abdeckt, andererseits wollen Sie die Flexibilität einer kontinuierlichen Optimierung.

Warum ein ERP-Fahrplan unverzichtbar ist: 

• ERP ist kein Kurzzeitprojekt, sondern eine langfristige Strategie, die sorgfältiger Überlegungen bedarf.
• Die Erstellung eines ERP-Fahrplans bedeutet, dass Sie Ihr Unternehmen und Ihr IT-System aufeinander abstimmen.
• Sie entwickeln eine lebendige ERP-Strategie, einen ständigen Prozess zur kontinuierlichen Optimierung.
• Wenn Sie den Mitarbeitern einen Orientierungspunkt und Einblicke in das ERP-Projekt bieten, können Veränderungen leichter umgesetzt werden.
  

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Ihr Projektfahrplan: Ein schrittweiser Prozess

Sie wissen nun, warum Sie in einen ERP-Fahrplan investieren sollten. Jetzt fragen Sie sich aber sicher, wie Sie diesen erstellen. Bei der Erstellung eines ERP-Fahrplans handelt es sich um einen schrittweisen Prozess. Üblicherweise durchlaufen wir dabei die folgenden Phasen:

1. Gespräche mit allen Beteiligten. Sprechen Sie mit allen, die von Ihrem ERP-Projekt betroffen sein werden – vom Management bis hin zu spezifischen Projektteams. Verknüpfen Sie die Erkenntnisse, die Sie anhand der Erwartungen und Bedenken gewonnen haben, mit einer SWOT-Analyse, dem strategischen Reporting Ihres Unternehmens und den ERP-Projektzielen, um Ihre Kernthemen zu definieren.
   
   
2. Analyse des Status quo. Jetzt ist es an der Zeit, die Struktur Ihres aktuellen ERP unter die Lupe zu nehmen. Was wurde bereits automatisiert? Was sollte noch hinzugefügt werden? In erster Linie geht es darum, aktuelle und kritische Prozesse beizubehalten bzw. zu verbessern. Neue (nützliche, aber nicht unverzichtbare) Funktionen können meist auch etwas später umgesetzt werden.
   
   
3. Zusammenfassen und Prioritäten festlegen. Jede beteiligte Person wird entsprechend ihrer Funktion unterschiedliche Prioritäten für Ihr ERP-Projekt haben. Haben Sie dafür ein offenes Ohr und stimmen Sie diese Erwartungen mit den Unternehmenszielen ab. Nun können Sie eine Prioritätenliste erstellen und diese allen Beteiligten präsentieren.
   
   
4. Lösungen auf die Herausforderungen abstimmen. Sobald Sie Ihre ERP-Prioritäten festgelegt haben, ist es an der Zeit, sich über Lösungen Gedanken zu machen. Hier gilt: Weniger ist mehr. Einfache Probleme erfordern einfache Lösungen. Allerdings gibt es kein allgemein gültiges Konzept. Vielmehr müssen Sie jede Herausforderung individuell bewerten.
   
   
5. Change Management. Selbst wenn Sie die Prioritäten Ihres ERP-Projekts allen Beteiligten klar mitteilen, wird es immer einige Personen geben, die enttäuscht sind. Versuchen Sie, mit diesen Gefühlen umzugehen, um Unmut und Frustrationen zu vermeiden. 

Entscheiden Sie sich für einen schrittweisen Ansatz

In der ERP-Welt gibt es zwei Lager: Jenes, wo man gerne aufs Ganze geht und das gesamte ERP-Projekt auf einmal abwickelt und jenes, wo der schrittweise Ansatz bevorzugt wird. Unserer Erfahrung nach bietet der zweite Ansatz mehr Vorteile:

• Steuern Sie den Umfang Ihres Projekts

Gehen Sie vorerst von einem Projektumfang aus, den Sie auf jeden Fall bewältigen können: Was sind die Kernprozesse, die Sie ab Tag 1 wirklich benötigen? Nun können Sie sich in drei Phasen voran arbeiten und für jede dieser Phasen ein separates Budget vorsehen. Dadurch können Sie Kosten sowie Zeit- und Arbeitsaufwand leichter kalkulieren. Denn auf einem soliden Fundament lässt sich ein ERP leichter aufbauen und erweitern.

Achten Sie stets darauf, eine schleichende Ausweitung des Projekts zu vermeiden, beispielsweise durch zusätzliche Funktionen, die im ursprünglichen Konzept oder Budget nicht enthalten waren. Aus diesem Grund sollten Sie sich jederzeit auf einen klar definierten Fahrplan beziehen können, der auf Ihren Geschäftszielen und den wichtigsten Prozessen in Ihrem Unternehmen beruht.

• Verwalten Sie Ihr Budget

Häufig wird davon ausgegangen, dass ein schrittweiser Projektansatz höhere Kosten mit sich bringt. Wir sind aber der Meinung, dass ein schrittweiser Ansatz dazu führt, dass das Budget sorgfältiger und gezielter eingesetzt werden kann. Alle Prozesse auf einmal in Angriff zu nehmen bedeutet, dass auch eine Menge unnötiger und gleichzeitig kostspieliger Funktionen implementiert werden.

Hinzu kommt, dass die endgültige Inbetriebnahme größere Risiken birgt und versteckte Kosten mit eingeplant werden müssen, da das alte System länger beibehalten werden muss. Damit aber nicht genug, denn im Nachhinein werden zahlreiche Anpassungen nötig sein, weil sich die Rahmenbedingungen ändern und Ihr ERP-System nicht auf Flexibilität ausgelegt ist.

• Bleiben Sie flexibel

Große ERP-Projekte sind sperrig und die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass die geplante Errungenschaft bereits mit der Umsetzung veraltet ist. Wichtig ist daher, dass Sie flexibel sind – sowohl bei Ihrem ERP-Projektansatz als auch in Bezug auf die ERP-Architektur.

Sie sollten auf relativ einfache Weise Komponenten hinzufügen oder entfernen können, damit Sie mit Ihrem Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben. Genau wie das Leben durchläuft auch Ihr Unternehmen verschiedene Phasen. Achten Sie darauf, dass Ihr ERP-System diesem Umstand gerecht wird.

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