Die Dos and Don'ts hinter Geschäftsprozessen

Bei einem ERP-Projekt stehen Sie nicht alleine da, diese Artikelreihe nennen wir nicht umsonst Together in Tech! Das erwartet Sie im zweiten Artikel:

• 3 Gründe, warum Sie all Ihre Prozesse dokumentieren sollten
• Eine Anleitung mit den Dos and Don'ts, die dazu gehören
• Typische Fallstricke, auf die Sie achten sollten

Warum Sie Geschäftsprozesse nutzen sollten, um Ihr ERP-Projekt in Einklang zu bringen

In unserem vorigen Artikel haben wir die Bedeutung der Geschäftsziele für Ihre ERP-Strategie hervorgehoben. Jetzt ist es an der Zeit, den nächsten Schritt zu tun: Welche Geschäftsprozesse sind mit diesen Zielen verbunden und erfordern daher besondere Aufmerksamkeit in Ihrem ERP-Projekt?

Ein Beispiel
Wenn eines der Hauptziele in einem Produktionsunternehmen darin besteht, manuelle Tätigkeiten (und damit die Personalkosten) zu reduzieren, ist es sehr wichtig zu wissen, welche Geschäftsprozesse einen hohen manuellen Aufwand erfordern. Nur wenn wir wissen, welche Prozesse das sind, können wir uns genauer ansehen, wo eine zusätzliche Automatisierung möglich ist.

2 von 3^* ERP-Projekten scheitern oder dauern länger als geplant aufgrund von mangelhafter Vorbereitung.

Aus diesen 3 Gründen sollten Sie sich Zeit nehmen, Ihre Geschäftsprozesse abzubilden, bevor Sie Ihr ERP-Projekt in Angriff nehmen:

1. Ein ERP-Projekt ist der perfekte Zeitpunkt, um Ihre Geschäftsprozesse kritisch zu betrachten.
   Vor der Einführung eines ERP-Systems ist es wichtig, über die klassische Auflistung von Eigenschaften und Funktionen hinauszublicken. Eine so große Investition wie diese ist eine einmalige Gelegenheit, Ihre Arbeitsweise kritisch zu betrachten und zu optimieren. Die Zeiten ändern sich und damit auch die Prozesse. Was gestern noch die effizienteste Arbeitsweise war, ist es heute vielleicht nicht mehr - geschweige denn morgen. Warum also nicht ein paar neue Möglichkeiten erkunden?
   
   
2. Erhalten Sie wertvolle Einblicke, indem Sie Ihre ERP-Strategie an Ihre Geschäftsprozesse anpassen.
   Ist Ihr Unternehmen in den letzten Jahren international gewachsen? Gab es vielleicht einige Übernahmen? Wenn verschiedene Abteilungen nicht mit synchron laufen, kann das viele Ursachen haben. Was auch immer der Grund ist - ein ERP-Projekt ist der perfekte Zeitpunkt, um sie zu harmonisieren und das Konzept des „Prozessdenkens“ einzuführen.
   
   Indem Sie in Ihren Prozessen denken, lernen Sie, die Dinge aus dem Blickwinkel mehrerer Abteilungen - und vielleicht sogar Dritter - zu betrachten. Dies wird Ihnen helfen, das Gesamtbild zu verstehen und Ihre Prozessabläufe von Anfang bis Ende abzubilden. Dabei ist es wichtig, dass Sie sich nicht mit der Frage aufhalten, wie die Dinge JETZT laufen, sondern wie sie laufen SOLLTEN. Und natürlich ist es ebenso wichtig, zu ermitteln, was erforderlich ist, damit die Abläufe reibungslos funktionieren und einen Mehrwert schaffen. Denn im Idealfall bringt das Prozessdenken nicht nur potenzielle Probleme ans Licht, sondern eröffnet auch neue Möglichkeiten.
   
   
3. Die Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse gibt Ihnen Einblick in die Auswirkungen Ihres kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.
   Die Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse ist nicht nur in der Startphase eines ERP-Projekts wertvoll, sondern auch im Nachhinein für zukünftige Optimierungen. Mit einer Prozessbibliothek tappen Sie nie wieder im Dunkeln.
   
   Diese erleichtert auch die Zusammenarbeit mit Partnern und Ihren eigenen Key-Usern: Wenn Sie eine klare Sicht auf Ihre Prozessen haben, können Sie sie teilen, diskutieren, Schulungsmaterial für sie erstellen und natürlich den richtigen ERP-Partner auswählen.
   
   

Ein ERP-Projekt beginnt man nicht, um ein neues ERP-Produkt zu testen. Aber warum dann?

• um abteilungsübergreifend effizienter zusammenzuarbeiten
• um verschiedene Abteilungen zu harmonisieren, zum Beispiel nach einer Reihe von Übernahmen
• um für Ihre Kunden eine verbesserte Arbeitsweise einzuführen und einen Mehrwert zu schaffen
  

Erhalten Sie einen Überblick über Ihre Geschäftsprozesse

Die Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse bildet den Rahmen für Ihr gesamtes ERP-Projekt - das ist keine leichte Aufgabe! Wo fangen Sie am besten an? Jedes Unternehmen hat natürlich seine eigenen Präferenzen und Besonderheiten, aber diese Checkliste kann Ihnen helfen. 

• Bringen Sie das Management und die Hauptnutzer an einen Tisch und werfen Sie einen kritischen Blick auf Ihre Arbeitsweise. Arbeiten Sie auf die effizienteste Weise? Oder müssen Sie Ihre Arbeitsabläufe neu überdenken? Machen Sie nicht den Fehler, aus Gewohnheit an Ihrer derzeitigen Arbeitsweise festzuhalten. Sie riskieren, dass Ihre ERP-Lösung auf diesem instabilen Fundament aufbaut. Die Werkzeuge unterstützen den Prozess, nicht umgekehrt.
  
  
• Unterscheiden Sie zwischen Schlüsselprozessen und unterstützenden Prozessen. Welches sind die Prozesse, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, zu wachsen und sich von der Konkurrenz abzuheben? Auf diese Prozesse sollten Sie Ihr Augenmerk richten.
  
  
• Ordnen Sie Ihren Prozessen einen Wichtigkeitsgrad zu. Nicht jeder Prozess ist für Ihr Unternehmen gleich wichtig. Ordnen Sie Ihre Prozesse nach ihrer Wichtigkeit, um eine klare Richtlinie zu haben, wo Ihre Prioritäten liegen sollten.
  
  
• Halten Sie sich nicht mit einzelnen Features und Funktionen auf. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Geschäftsprozesse und was diese leisten müssen. Erst danach kommen die Werkzeuge und Technologien ins Spiel.
  
  Ein Beispiel:
  Ihr Verkaufsprozess könnte die Anforderung beinhalten, eine Bestellung innerhalb von 24 Stunden zu bearbeiten. Diese Anforderung sollten Sie festhalten, anstatt sich jetzt schon Gedanken über spezifische Funktionen wie „Ich brauche X und Y in meinem ERP-System“ zu machen – das ist in einer späteren Phase Ihres Projekts sinnvoll. 
  
  

Fallstricke, auf die Sie bei der Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse achten sollten:

• Behalten Sie die Kontrolle, Sie erzählen die Geschichte Ihres Unternehmens. -Achten Sie darauf, dass Sie bei der Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse die Führung behalten. Andere können Ihnen Ratschläge geben, aber Sie haben immer noch das letzte Wort. Andernfalls riskieren Sie, dass Sie am Ende ein durchschnittliches Dokument erhalten, das nicht ausreichend auf Ihre Situation zugeschnitten ist.
  
• Seien Sie vorsichtig bei allgemeinen Vorlagen. Diese sind oft auf allgemeine Systemanforderungen ausgerichtet und nicht auf Ihre unternehmensspezifischen Schlüsselprozesse.
  
• Lassen Sie sich von den geschäftlichen Auswirkungen leiten und nicht von einer möglicherweise umfangreichen Wunschliste der Key-User, die am lautesten schreien.
  
• Bereiten Sie Ihr Team vor, indem Sie alle Teammitglieder an einen Tisch bringen und sich ihre Bedürfnisse anhören. Auf diese Weise können Sie deutlich machen, dass alle das gleiche Ziel verfolgen. 

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*Quellen: Gartner, Panorama Consulting Group, Technology Evaluation Center