Microsoft Dynamics öffnet Türen zur Zukunft von ARLU

Wenn Sie entlang der E403 in Ardooie fahren, können Sie den beeindruckenden neuen Produktionsstandort von ARLU nicht übersehen. Der Slogan des Türbeschlagherstellers „Türen öffnen“ ziert die mehr als hundert Meter lange Fassade. Dieses neue Gebäude ist der Höhepunkt der Fusion von Argent Alu und Louage & Wisselinck. Cegeka hat die Geschäftsprozesse der Unternehmen in ein einheitliches ERP-Paket integriert.

Getrieben von dem Ziel, ein Komplettanbieter für spezialisierte Türsysteme für den Innen- und Außenbereich zu werden, übernahm Argent Alu Ende 2017 das Familienunternehmen Louage & Wisselinck. Um die Fusion zu verstärken, segeln die Unternehmen seit Januar 2021 unter derselben Flagge: ARLU nv.

Die bestehenden Unternehmensstandorte wurden gegen einen riesigen Neubaukomplex von mehr als 30.000 m² in Ardooie eingetauscht – die neue Heimat der führenden Türbeschlagmarken argenta® und rob®. Der Komplex umfasst einen modernen Maschinenpark, ein Lager und Büros. Alle Geschäftsprozesse gleichzeitig zu fusionieren, versprach eine ziemliche Herausforderung zu werden.

'Die beiden Unternehmen arbeiteten mit unterschiedlicher ERP-Software: einem veralteten, kundenspezifischen System, das auf IBMs Power 8 (AS/400) lief, und Microsoft Dynamics NAV', erklärt Wim Waelkens, CEO von ARLU. 'Aber alle Geschäftstätigkeiten wurden nach Ardooie verlegt; der ideale Zeitpunkt für ein einheitliches System. Software, die unsere Wachstumsambitionen unterstützt, den heutigen digitalen Anforderungen entspricht und Kontinuität gewährleistet.'

„Um die drei Produktionsstandorte effizient unter derselben ARLU-Flagge zu fusionieren, war ein einheitliches ERP-System unerlässlich.“

– Wim Waelkens, CEO von ARLU

Gesucht: die ideale Kombination aus Paket und Partner

ARLU suchte sowohl ein leistungsstarkes ERP-System als auch einen zuverlässigen Implementierungspartner. Zu diesem Zweck verschickte das Unternehmen eine umfangreiche Ausschreibung. Wim: „Cegeka erwies sich als die beste Wahl. Mit Microsoft Dynamics NAV als solider Basis und einigen cleveren Zusatzfunktionen fanden sie eine Lösung für all unsere unternehmensspezifischen Anforderungen.“

Wim glaubt nicht mehr, dass maßgeschneiderte Software eine gute Idee ist: „Maßanfertigungen bergen Risiken. Das hatten wir bei Argent Alu aus erster Hand erfahren. Anfangs funktionierte das System perfekt, aber nach ein paar Jahren behinderte es unser Wachstum. Keine kontinuierlichen Updates, keine Dokumentation. Eine Skalierung und die Erfüllung der heutigen digitalen Anforderungen erwiesen sich als unmöglich.“

„Cegeka fand eine Lösung für all unsere Anforderungen mit zusätzlichen intelligenten Funktionalitäten auf Basis von Microsoft Dynamics NAV.“

– Wim Waelkens, CEO von ARLU

3 zusätzliche Module zur Ergänzung des Standardpakets

Cegeka implementierte Microsoft Dynamics NAV bereits im April 2018 bei Louage & Wisselinck. Laut Wim: „Das System hatte seinen Mehrwert für einige unserer Mitarbeiter bereits bewiesen. Doch ARLU brauchte mehr als nur die Implementierung derselben Software. Wir wollten die Geschäftsprozesse gleichzeitig integrieren und optimieren.“

Hilde De Moor, Account Managerin bei Cegeka, fügt hinzu: „Dafür haben wir über das Standardpaket von Microsoft Dynamics hinausgeschaut. Um komplexe Preiskalkulationen für maßgeschneiderte Türbeschläge zu automatisieren, benötigte ARLU einen Konfigurator. Nach Verhandlungen mit mehreren externen Parteien fanden wir, dass ‚Experlogix CPQ for Dynamics‘ das am besten geeignete Add-on dafür ist.“

Wim: „Für unsere Standardbestellungen haben wir EDI, den elektronischen Datenaustausch, eingerichtet. Die Bestellungen kommen digital herein und werden sofort in das ERP-System eingegeben. Und mit der Dokumentenerfassung können wir alle Eingangsrechnungen problemlos einlesen. Dies beschleunigt den Bestellprozess und vereinfacht unsere Verwaltung.“

Harte Frist dank zweier starker Initiatoren eingehalten

Cegeka und ARLU starteten das herausfordernde Projekt Mitte 2019. Laut Hilde: „Wir haben die Unterschiede in den Geschäftsprozessen, den Kostenpreisen sowie den Kunden- und Produktionsdaten der beiden Unternehmen abgestimmt. Gleichzeitig haben wir die neuen Module und alle relevanten Daten aus dem maßgeschneiderten System in Microsoft Dynamics NAV integriert.“

Mit dem Umzug an den neuen Produktionsstandort, der für den 1. Januar 2021 als feste Frist geplant war, gab es keine Zeit zu verlieren. Wim: „Cegeka ist kein kleiner Spieler. Sie haben genügend Ressourcen, um bei Bedarf schnell zu arbeiten. Glücklicherweise hat COVID-19 keinen Strich durch die Rechnung gemacht. Alles wurde remote erledigt, aber sobald wir in Betrieb waren, war der Zug unterwegs.“

„Wir konnten auch während des gesamten Prozesses auf denselben Lösungsarchitekten zählen, der zuvor Microsoft Dynamics NAV bei Louage & Wisselinck implementiert hatte. Thomas kennt unsere Unternehmen in- und auswendig. Das war ein großer Pluspunkt.' Hilde fügt hinzu: „Zusammen mit ARLUs Projektmanager Jannes sorgte er dafür, dass unsere Zusammenarbeit reibungslos verlief und wir die Frist problemlos einhielten.“

„Cegeka ist kein kleiner Spieler. Sie haben genügend Ressourcen, um schnell zu arbeiten.“

– Wim Waelkens, CEO von ARLU

Alle an Bord

Besonders für die Mitarbeiter von Argent Alu war der Wechsel zu Microsoft Dynamics NAV eine große Umstellung. 'Veränderung ist immer schwierig“, sagt Wim. „Es erfordert die Suche nach Informationen und erhöht die Arbeitsbelastung. Aber Cegeka hat unsere Mitarbeiter durch das neue ERP-System geführt und einige Schlüsselanwender intensiv geschult. Inzwischen kennt jeder die Software und wir sind bereit, weiter zu wachsen.“

Schneller schalten

Da nun alle Geschäftsprozesse im ERP-System miteinander verknüpft sind, kann ARLU das Unternehmen mit vereinten Kräften weiterentwickeln. Wim: „Die verschiedenen Schritte in unserem Produktionsprozess sind sicher im System dokumentiert. Auf diese Weise können neue Mitarbeiter schneller anfangen zu arbeiten, und wir können auch jeden Schritt im Detail überwachen. Zum Beispiel weist das System automatisch das benötigte Material unseren Aufträgen zu, was uns einen klaren Überblick über unseren Lagerbestand gibt und die Planung unserer Anforderungen erleichtert.“

Wim möchte mit ARLU jedes Jahr ein Wachstum von zehn Prozent verzeichnen. „Dieser Wechsel zu Microsoft Dynamics NAV war notwendig, um dieses Ziel zu erreichen. Unsere vorherigen Systeme begrenzten unser Wachstum. Jetzt, mit dem gleichen Wissen im Haus, können wir schneller vorankommen.“

Business Central als nächster Schritt

Microsoft Dynamics NAV ist nicht die Endstation für ARLU. „Wir wollen unsere Prozesse und unser ERP-System mit Cegeka weiter optimieren. Sobald ARLU stabil ist und wir genügend Erfahrung mit dem aktuellen System haben, möchten wir, wo möglich, maßgeschneiderte Funktionalitäten eliminieren und zu Business Central wechseln.“

„Um rund um die Uhr mit unseren Kunden in Kontakt zu sein, möchten wir ein Webportal entwickeln. Da Cegeka die Ressourcen hat, um breitere und komplexere Projekte zu bewältigen, werden wir uns auch in Zukunft an sie wenden.“

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