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Témoignage Client - NHL Stenden
Les défis
Fusion de grandes organisations
Des dizaines de milliers de comptes de travail
L'éducation doit continuer
Les résultats
Un seul système pour toute l'organisation
Applications accessibles en tout lieu
Infrastructure gérable
La fusion administrative des deux collèges a eu lieu le 1er janvier 2018. En arrière-plan, NHL et Stenden ont poursuivi leurs activités éducatives, chacun à sa manière. Neuf mois plus tard, au début de la nouvelle année académique, les premiers étudiants sont entrés dans les huit sites d'enseignement communs du nouveau collège NHL Stenden. Bien que NHL Stenden soit en fait une seule organisation, l'institution n'a pas encore atteint ce stade en termes numériques. En attendant, cependant, les étudiants peuvent se connecter, les professeurs peuvent donner des cours et le personnel peut collaborer en ligne.
“Les échanges entre les deux collèges ont démarré rapidement”, explique Swen van Beveren, chef d'équipe pour les opérations numériques. “Trop vite, en fait. Les étudiants et le personnel disposaient encore de leurs propres systèmes de connexion et applications de messagerie électronique. Notre département informatique a donc dû faire face à de nombreuses demandes. Vous vous retrouvez à éteindre des incendies au lieu de construire structurellement un nouvel environnement. Nous voulions trop de choses à la fois, alors que l'université était simplement ouverte comme d'habitude. Cela a mal tourné. Il était urgent d'adopter une nouvelle approche ».
Au plus fort du processus de fusion, 54 projets étaient en cours simultanément. Dans le domaine numérique, il s'agissait, entre autres, de la transition vers un système d'exploitation unique, de la fusion des portails étudiants et de l’introduction d'une infrastructure partagée. Six centres de données ont été hérités de l'ancienne situation. Certains étaient externes, d'autres sur site. Il fallait un seul centre de données pour le nouveau collège.
"L'infrastructure était complexe. Nous voulions simplifier l'environnement de travail le plus vite possible. Il était essentiel que les changements soient reflétés dans l'organisation. Un nouvel environnement implique de nombreux changements, et les gens ne sont pas naturellement enclins à les adopter”, explique Swen.
“L'infrastructure était complexe. Nous voulions simplifier l'environnement de travail le plus vite que possible.”
Swen van Beveren, Team Leader for Digital Operations, NHL Stenden
Pour faire avancer l'organisation, la transition a été confiée au niveau de la direction. Pour la direction du projet, NHL Stenden a fait appel à Cegeka. La société en informatique a notamment fourni un gestionnaire de programme : un ‘directeur’ chargé de remettre ce vaste projet sur les rails. Cegeka est devenu responsable de la feuille de route, de la gestion des risques et de l'avancement du projet.
Il a aussi été nécessaire de prendre des décisions concernant le paysage applicatif et le lieu de travail. Avec quelles applications l'organisation veut-elle continuer? Quels programmes doivent être exécutés dans le cloud? Et à quoi devrait ressembler le nouvel environnement de travail? Ce processus stratégique est également connu sous le nom de Life Cycle Management, et Cegeka dispose des spécialistes nécessaires pour le mener à bien.
Avec le choix de Cegeka, la structure a été immédiatement introduite dans l'approche, raconte Swen. “Cegeka est un excellent directeur. Ils connaissent leur rôle et osent exprimer des opinions contraires, même à l'encontre de la direction. Cegeka contrôle rigoureusement le planning, les coûts et la gestion des risques. En plus de leurs connaissances et de leur savoir-faire, ils apportent un vaste réseau de spécialistes.“
En septembre 2021, plus de deux ans après son lancement, le programme a été achevé. Swen appelle le nouvel environnement numérique un ‘soulagement pour tout le monde.’
“Nous sommes désormais un seul collège en termes numériques. L'environnement de travail a été complètement modernisé. Les étudiants et les enseignants peuvent travailler n'importe où : à la maison, en déplacement et au collège. Toutes nos applications principales fonctionnent dans le cloud et les utilisateurs travaillent indépendamment de leurs appareils individuels. En tant que gestionnaires, nous bénéficions également de la nouvelle infrastructure. Nous n'avons plus qu'un seul environnement à gérer au lieu de trois différents avec six centres de données en arrière-plan. Nous sommes désormais moins vulnérables aux erreurs.
L'adoption se passe bien maintenant, en partie grâce à l'aide inattendue du coronavirus. "Ce fut une bénédiction déguisée. En raison des mesures, tout le monde s'est soudainement retrouvé à la maison, obligé de travailler via SharePoint et Teams. Et grâce aux bâtiments vides, nous avons pu basculer tous les postes de travail vers le nouveau système en une seule fois.
Swen est très enthousiaste du rôle que Cegeka a joué dans ce programme. "Grâce à l'expertise de Cegeka, la planification, les risques et la qualité ont été bien contrôlés. Si quelque chose menaçait de mal tourner, des mesures rapides étaient prises. De plus, les consultants de Cegeka sont toujours prêts à réfléchir avec vous dans tous les domaines, même s'ils ne sont pas directement liés à la mission. S'ils voient un développement, ils ont une vision à ce sujet. Je trouve cela très précieux."
“Grâce à l'expertise de Cegeka, la planification, les risques et la qualité ont été bien contrôlés.”
Swen van Beveren, Team Leader for Digital Operations, NHL Stenden
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