FAMHP optimise la gestion de ses données à l'aide d'une nouvelle application de Cegeka

L'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé (AFMPS) est une autorité de santé belge qui joue un rôle central dans le paysage médical belge. L'autorité contrôle la sécurité et la qualité des produits de santé disponibles sur le marché et joue un rôle crucial dans l'autorisation des médicaments. Elle s'appuie donc fortement sur une gestion interne efficace de ses données. Une mauvaise gestion des données peut entraîner des retards dans l'évaluation des nouveaux produits et des erreurs dans le suivi des effets secondaires. Cegeka, avec son expertise technologique avancée, a été un partenaire essentiel de l'AFMPS dans l'optimisation de sa gestion des données. 

Le développement rapide des produits de santé et une réglementation de plus en plus stricte ont fait que l'AFMPS avait besoin d'une solution de gestion de données robuste pour gérer efficacement les informations critiques. L'AFMPS utilisait déjà une application appelée MeSeA, mais cette solution n'était plus en mesure de répondre aux besoins accrus de l'autorité, affectant la productivité et le traitement efficace des demandes d'autorisation de mise sur le marché et des dossiers de pharmacovigilance. 

Suite à la réattribution de l'appel d'offres à Cegeka, et grâce à l'expertise de l'entreprise en matière de maintenance applicative, l'AFMPS bénéficie désormais d'une nouvelle solution sur mesure. Pour réaliser ce projet, Cegeka a dû relever un défi de taille: développer à partir d'une application existante, MeSeA, créée par un concurrent. L'AFMPS utilisait déjà ce logiciel pour la gestion numérique des dossiers d'autorisation de mise sur le marché et de pharmacovigilance. "Il y avait de nombreux dossiers complexes et certains d'entre eux avaient des délais très courts. Trouver la solution la plus efficace était donc un véritable défi", explique Grégory Godart, IT Manager à l'AFMPS. 

Centralisation des données et data warehouse  

Pour optimiser leur base de données, l'AFMPS avait besoin d'une combinaison d'expertise en développement JAVA et de connaissance du monde des médicaments. Elle a trouvé ces qualités chez Cegeka. "Nous avons travaillé avec des développeurs seniors très compétents qui connaissaient déjà un peu l'application MeSeA. Leur connaissance des concepts a facilité le développement de la nouvelle application", explique Grégory Godart.  

Auparavant, l'AFMPS gérait les données relatives aux médicaments à usage humain et vétérinaire dans différentes bases de données. L'AFMPS souhaitait centraliser toutes ces données afin de mieux gérer le cycle de vie des médicaments et de se conformer aux restrictions nationales en matière de prescription électronique. Une autre priorité était l'automatisation des données au niveau européen, où les développements numériques se succèdent à un rythme effréné. Godefroid Libambu Wolaka, responsable de la division informatique de l'AFMPS, souligne la difficulté de suivre ces évolutions: Nous avions besoin d'un outil plus flexible qui permette de faire évoluer nos systèmes rapidement et dans le respect du budget. Les développeurs de Cegeka connaissent très bien notre activité, ce qui nous a facilité la tâche. 

La gestion des données relatives aux médicaments au sein de l'AFMPS impliquait auparavant deux bases de données séparées utilisant des technologies différentes (MeSeA et E+R), ce qui résultait en des duplications. Au fur et à mesure que les cas d'utilisation se sont étendus du domaine médical au domaine vétérinaire et homéopathique, l'utilisation de MeSeA est devenue de plus en plus complexe.   

L'AFMPS a opté pour un seul outil pour gérer les autorisations de mise sur le marché et les fichiers de pharmacovigilance pour tous les médicaments humains, vétérinaires et homéopathiques (DTS - Dossier Tracking System). Un autre outil (MPM - Medicinal Product Management) a été choisi pour gérer le cycle de vie des médicaments. Les consultants de Cegeka ont également travaillé en étroite collaboration avec l'AFMPS pour mettre en place un data warehouse, afin de combler une lacune en matière de reporting dans l'ancienne application MeSeA. Cette nouvelle infrastructure plus puissante garantit une navigation plus fluide et une convivialité optimale, ce qui améliore considérablement la performance globale du système.   

Convivialité et efficacité opérationnelle    

Le projet a contribué à une plus grande efficacité opérationnelle au sein de l'AFMPS. L'équipe de projet, composée de spécialistes de l'AFMPS et de Cegeka, a organisé des démos toutes les trois semaines pour assurer un maximum de transparence et d'adaptabilité. 

"Les équipes ont pu voir les progrès réalisés et fournir des retours pour guider le développement de l'équipe informatique", explique Grégory Godart. Cette approche itérative a permis de répondre aux besoins et exigences de toutes les parties prenantes, y compris les utilisateurs internes, les autres utilisateurs clés et les organismes externes exigeant l'exportation de données, tels que l'Agence européenne des médicaments et l'INAMI (Organisme fédéral belge d'assurance maladie). 

En mettant le client au centre de leurs préoccupations, l'équipe a trouvé les bonnes solutions. Les bases de données ont été optimisées, offrant une réactivité optimale et une amélioration significative de la qualité des données. Les utilisateurs bénéficient désormais d'une navigation plus facile, d'une expérience utilisateur améliorée et de temps de réponse plus rapides. L'ancienne application, toujours utilisée pour consulter les anciens fichiers, a été remplacée par un outil performant et intuitif pour tout nouveau fichier. 

En étroite collaboration – l'expertise de Cegeka 

L'étroite collaboration entre l'AFMPS et Cegeka a été déterminante pour la réussite du projet. En tant que membres de l'équipe de l'AFMPS, les développeurs expérimentés de Cegeka ont contribué à la mise en œuvre d'une nouvelle application plus efficace. Grégory Godart commente: Nous avons particulièrement apprécié le dévouement de Bart Bertels, ingénieur en business intelligence, qui a mis en place le data warehouse en seulement quelques mois. Il a fait preuve d'un grand engagement en nous soutenant tout au long de ce projet. Sa connaissance des data warehouses et des outils BI nous a vraiment aidés à faire avancer le projet. 

Cegeka a également organisé des réunions de suivi mensuelles. Godefroid souligne l'importance de cette coopération orientée vers les besoins du client: “Nous avons examiné les points soulevés lors de ces réunions, et Cegeka a fait des propositions de services et a expliqué ce qui était faisable. Il nous appartenait ensuite de décider de la manière dont nous allions aborder les problèmes." Cegeka a écouté les besoins de l'AFMPS et a proposé des solutions innovantes et adaptées, ce qui a permis d'établir une confiance et une collaboration durables entre les deux parties. 

Grégory se souvient que Cegeka a fait preuve d'une grande flexibilité: “Au cours du projet, nous nous sommes rendu compte que nous voulions automatiser les tests pour chaque version mise en production. Là aussi, nous avons pu faire appel à Cegeka. Grâce à leur expertise, ils ont mis à notre disposition un testeur et ont coordonné une équipe d'autres testeurs.” 

Une meilleure qualité des données  

La qualité des données est essentielle pour l'AFMPS et la nouvelle application a permis d'optimiser les bases de données existantes. Il en résulte une réactivité optimale pour les utilisateurs et une navigation plus fluide dans l'application. Grâce à une plus grande convivialité et à des temps de réponse plus rapides, l'AFMPS est mieux équipée pour répondre aux exigences réglementaires en constante évolution.  

Grégory est très satisfait du résultat:"Nous avons vraiment intégré les ressources de Cegeka dans notre équipe, mais nous sommes conscients que la complexité de notre travail nécessitera un suivi en interne." L'AFMPS continuera à bénéficier de l'expertise de Cegeka pour améliorer et maintenir la performance du système. L'AFMPS a fêté ses 17 ans cette année et nos activités initiales sont encore en pleine évolution. L'informatique doit donc constamment proposer des solutions innovantes. Cegeka est bien placé pour nous y aider", conclut Godefroid.