Quali criteri valutare al momento di scegliere il miglior CMS per la tua azienda? A cosa prestare attenzione per non rischiare di investire nella tecnologia sbagliata?
La scelta del miglior Content Management System (CMS) non è una cosa da sottovalutare. Considerando la sovrabbondanza di piattaforme sul mercato, l’errore si nasconde dietro l’attrattiva delle pletora di caratteristiche tutte valide e necessarie a un occhio poco esperto.
Contrariamente a quanto potresti immaginare, per capire quale sia il miglior CMS non dovresti soffermarti sul numero delle caratteristiche, bensì sui requisiti essenziali e sulle funzionalità che assicurano vantaggi concreti alla tua attività online, in relazione alla sua “identità, alla condizione attuale e in prospettiva futura.
Concentrarsi soltanto sulle caratteristiche allontana da una visione oggettiva spostando il focus della selezione, perché oggi – in un’epoca così prolifica in contenuti digitali – il CMS è uno degli strumenti più ricercati, e i vendor fanno a gara per rilasciare software pieni zeppi di funzioni che, però, non è detto siano integrate in modo intelligente. Le liste infinite di features perdono di significato e valore al cospetto di ciò che è “essenziale e talvolta invisibile”.
Prima di tutto, stabilisci i tuoi obiettivi
Inizia da queste domande:
- Quali sono le esigenze editoriali della mia azienda?
- Come mi piacerebbe che i miei utenti interagissero con l’azienda attraverso la sua presenza online?
- Come posso raggiungere i miei utenti con contenuti interessanti per loro e comprendere il loro comportamento online?
In quest’ultimo caso, ad esempio, è opportuno sapere che le piattaforme oggi sono sistemi molto più evoluti del passato, con i quali ampliare la propria presenza online in ottica multicanale e sviluppare progetti digitali completi: commercio digitale, automazione marketing e flussi di lavoro, collaborazione fra dipendenti, analisi dati per fornire contenuti personalizzati ai propri clienti e visitatori su diversi canali.
La scelta del miglior CMS passa, in sostanza, per una lucida riflessione sull’utilità di un sistema che lavori su più fronti, in modo trasversale alle diverse esigenze aziendali, e soprattutto capace di espandersi nel tempo per integrare ulteriori funzionalità.
Senza ombra di dubbio, un’impresa con una struttura stratificata e con una presenza internazionale parte già dalla consapevolezza di dover distribuire contenuti personalizzati su più canali, e di dover gestire operazioni commerciali e amministrative in un ambiente flessibile, scalabile e sicuro. In questo caso, il miglior CMS sarà quello che supporta un solido framework di governance dei contenuti, ma che ad esempio integra anche strumenti di collaborazione per mantenere coesa una struttura aziendale con dipendenti e clienti dislocati in diverse zone geografiche.
9 requisiti per scegliere il miglior CMS
Per disegnare il profilo del miglior CMS conviene partire dai fondamentali per valutare, poi, il più adatto in relazione alle proprie esigenze.
A questo scopo, un contributo molto importante puoi cercarlo in una delle fonti più autorevoli (Il “Magic Quadrant” di Gartner, tanto per citare una fra le più note), che recensisce le piattaforme di digital experience più complete, come ad esempio Sitecore, Liferay o Adobe.
1. Gli strumenti del miglior CMS per la gestione dei contenuti
Trattandosi di un sistema per gestire contenuti, un CMS deve per forza includere strumenti di editing, dalla creazione alla modifica, allo stato di bozza, alla pubblicazione. Il miglior CMS, però, è quello che offre un’interfaccia utente semplice e accessibile anche per chi non ha conoscenze tecniche e può creare pagine, formattare i testi, usare tool per il controllo versioni e per l’anteprima di visualizzazione (essenziale soprattutto se offri contenuti personalizzati ai diversi profili di utenti).
Personalizzazione grafica e contenuti responsive
I CMS permettono un elevato grado di customizzazione con strumenti e template preformattati, personalizzabili anche senza conoscere elementi di grafica, CSS o altro codice. Pagine create in un design responsive adatto a tutti i dispositivi.
Funzioni di ricerca e indicizzazione
Il miglior CMS dovrebbe integrare un motore di ricerca rapida per trovare dati, informazioni e contenuti con queste funzionalità:
- ricerca predittiva;
- compilazione suggerita;
- filtri di ricerca;
- corrispondenza parole errate;
- logica booleana (AND, NOT, OR).
Archiviazione contenuti e accessibilità
Un sistema di archiviazione dati ben progettato, semplifica e riduce il tempo di ricerca/condivisione e approvazione del materiale aziendale.
Pianificazione e ciclo di vita dei contenuti
Elemento fondamentale del marketing dinamico per le strategie basate sulla temporalità, la pianificazione ti permette di pubblicare contenuti in un preciso momento e per l’arco di tempo necessario (es: promozioni festività, offerte weekend, last minute estate ecc.).
2. Flusso di lavoro, reportistica e organizzazione dei contenuti secondo i migliori CMS
Flusso di lavoro e approvazioni
Un CMS con un sistema per automatizzare i flussi di lavoro fa risparmiare un sacco di tempo, dallo scheduling alla creazione/modifica/pubblicazione dei contenuti. Tutto notificato da report gestibili nei cruscotti (pannelli di controllo) o inviati per e-mail e sms.
Organizzazione contenuti e gestione link
Siti e portali crescono nel tempo con aggiornamenti variabili delle pagine web. Una funzionalità essenziale del CMS è quella di fornire una panoramica completa dei contenuti inseriti nelle categorie afferenti. E con essa, quella per aggiornare automaticamente i link che puntano a una pagina, preservandone l’integrità in caso di modifica o spostamento in una categoria diversa.
3. Gestione utenti e Sicurezza
Autorizzazioni per utenti e gruppi
Il miglior CMS è anche quello che ti permette di assegnare autorizzazioni per compiere azioni specifiche:
- cambiare il design delle pagine;
- modificare testi;
- aggiungere metadati ai fini SEO.
Oppure, basate su criteri come:
- tipo di contenuto;
- ruolo e qualifica;
- posizione geografica.
Conformità normativa
Essenziale ai fini giuridici rispettare i requisiti di conformità alle normative che regolano la pubblicazione dei contenuti.
Sicurezza degli accessi
Se la sicurezza è una tua priorità, accertati che la piattaforma integri meccanismi di autenticazione contro accessi illegittimi. Puoi mettere al sicuro pagine e dati mediante la gestione permessi a livello amministrativo. Scegli un CMS compatibile con eventuali tecnologie preesistenti e con sistemi di autenticazione di terze parti come Azure AD, IdentityServer, OpenID e Oauth.
5. Scalabilità multicanale del CMS
Se fra i tuoi obiettivi aziendali figura la strategia multicanale con la pubblicazione di contenuti su più canali e dispositivi, allora dovresti utilizzare un CMS con architettura basata su oggetti, che ti permetta di creare un unico contenuto adatto a vari dispositivi, profilato secondo contesti e preferenze della tua nicchia di utenti.
Personalizzazione e adattamento ai nuovi dispositivi
Nuovi dispositivi continueranno a emergere nel tempo. In quest’ottica, puoi metterti al riparo dall’inadeguatezza scegliendo una piattaforma personalizzabile ed estensibile, per adattarsi a qualsiasi mezzo e contesto. Assicurati anche che il tuo vendor resti al passo con le nuove tendenze e aggiorni, regolarmente, il kit di sviluppo software (SDK) e API (applicazione interfacce di programmazione).
Ottimizzazione SEO
Essenziale per le buone pratiche SEO, il CMS dovrebbe aiutarti a ottimizzare i contenuti. Gli algoritmi cambiano di continuo e diventa quindi urgente adeguarsi a essi aggiungendo metadati in modo semplice e rapido.
6. Siti multilingua gestiti dal CMS
La globalizzazione e la digitalizzazione hanno aperto le porte dei confini geografici, lasciando comunicare e collaborare in tutto il mondo. Un altro requisito per scegliere il CMS è appurare la presenza di funzioni multi-sito e multilingue.
Funzionalità editoriali
- interfacce per la visualizzazione dei contenuti originali e tradotti;
- traduzione automatica;
- replica pagine e componenti da lingua madre a quella straniera.
Un solo contenuto in più lingue
Un’architettura basata su oggetti e non su pagine è la soluzione più pratica e veloce per creare contenuti in diverse lingue. Puoi creare una sola pagina – ad esempio “Contattaci” – pubblicata e fruibile in tante lingue.
Governance contenuti multinazionali
Se produci contenuti che fanno il giro del mondo, presta attenzione a: 1) flessibilità del CMS ad adeguarsi alle normative internazionali, per es: UE, americane, giapponesi ecc. 2) targeting geografico (contenuti e marketing).
7. Flessibilità, scalabilità e prestazioni dei migliori CMS
Dalla scelta del provider di hosting all’organismo intero del CMS è “vitale” puntare a flessibilità e scalabilità. Un CMS di questo tipo supporta qualsiasi tipo di crescita, dalle visite organiche ai picchi di accessi stagionali, a eventuali aggiunte di funzioni previste dalla strategia aziendale.
Funzionalità Cloud
Ormai è chiaro come il cloud offra maggiore agilità, scalabilità e time-to-market più rapidi, a prescindere dal tipo di piattaforma (IaaS, PaaS o SaaS). I suoi vantaggi fanno gola perché permette di generare dati sfruttando risorse in rete, senza installare hardware e software sui computer. Tutto avviene online mediante un accesso da browser o da app., e da ogni dispositivo. Un CMS in cloud è anche più conveniente perché riduce i costi iniziali di acquisto/manutenzione e offre formule on demand.
Distribuzione su più siti
Se la tua presenza online si avvale di più marchi in diverse aree geografiche, sicuramente hai bisogno di scegliere un CMS che supporti gestione e distribuzione su più siti da un’unica piattaforma. Questo significa condividere e riutilizzare componenti, pratiche di collaudo e analisi su più siti, per una gestione globale da una sola base operativa.
Tecnologie Open Standard
Ragiona in virtù delle integrazioni future e scegli piattaforme con tecnologie flessibili open standard (OWIN, OData, JSON, XML) che permettono lo scambio di dati e contenuti tra sistemi.
API (Application Programming Interface)
Assicurati che il CMS di tua scelta includa un ampio set di API moderne per far sì che possa comunicare con altri sistemi, applicazioni, canali, dispositivi e servizi cloud.
8. Analisi dati per esperienze digitali personalizzate
La varietà dei contenuti e la ricerca costante delle persone in qualsiasi momento e da ogni dispositivo, lascia emergere un fisiologico bisogno di personalizzare contenuti ed esperienze digitali. La tua nuova sfida oggi si chiama ‘pertinenza’, ovvero offrire contenuti su misura dei tuoi clienti e visitatori sui canali che utilizzano a seconda dei momenti.
Per far questo devi scoprire le interazioni passate e quelle real time.
L’importanza dei dati
Non puoi personalizzare i tuoi contenuti senza uno strumento che raccolga ed elabori dati di interazione in tempo reale (navigazione, comportamento, geolocalizzazione, profilo e storico acquisti).
Il miglior CMS in questo caso ti svela dati sulle interazioni da ogni punto di accesso. Questi dati ti permettono di monitorare il viaggio del cliente e di fornire contenuti su misura in base alla “stazione” in cui si trova (ricerca di informazioni, approfondimento, pronto all’acquisto).
9. Il miglior CMS garantisce l’integrazione eCommerce e contenuto
Il contenuto resta il protagonista indiscusso della comunicazione online, perché attraverso un buon contenuto puoi comunicare i tuoi prodotti e servizi, orientare le scelte e influenzare le decisioni di acquisto. Ma prodotti e servizi devi anche poterli vendere, e a questo proposito il miglior CMS integra sistemi per gestire sia i contenuti sia le operazioni commerciali (siti / portali di eCommerce). Assicurati che la piattaforma supporti queste funzionalità.
Interfaccia integrata per l’eCommerce e gestione logistica simultanea online/offline
Da un unico pannello nello stesso CMS devi poter gestire inventari, cataloghi, ordini, profili dei clienti, prezzi e promozioni.
Se la tua azienda produce e vende prodotti, o eroga servizi sia online che offline e in diverse sedi, nasce l’esigenza di integrare queste dimensioni per gestire la catena di distribuzione in modo unificato e con aggiornamenti simultanei (ordini, spedizioni, inventari, scorte e magazzini).
Automazione con regole basate sul diagramma di flusso
Il CMS con funzioni di eCommerce e Marketing Automation è in grado di automatizzare le operazioni successive a qualsiasi azione compiuta dagli utenti (informazioni profilate, messaggi post vendita, follow-up, aggiornamenti su promozioni dopo eventuale abbandono del carrello ecc.).
Profilazione offerte e targeting basato sulla posizione
Le persone oggi dicono di avere poco tempo. Verità o percezione della realtà, sfrutta questa condizione a tuo favore: gioca d’anticipo proponendo quello che stanno cercando con offerte personalizzate e contenuti esclusivi profilati. Punta su funzionalità come il targeting basato sulla posizione.
Pagamento, spedizione e tasse compatibili con sistemi di terze parti
Nella valutazione del miglior CMS assicurati che le funzioni ‘carrello’ e ‘ordini’ siano compatibili con le varie soluzioni di pagamento, spedizione e tasse.
Coinvolgi il tuo pubblico
Punta a costruire una tua community. Opta per un CMS che includa tool per condividere i contenuti e recensioni sui Social Media. E ora che sai come scegliere il miglior CMS per la tua azienda, scarica gratuitamente questo eBook per conoscere “Le 5 migliori Digital Experience Platform” consigliate anche dal Quadrante Magico di Gartner!
