La tua azienda lavora su base progettuale? Allora è molto probabile che tu debba muoverti velocemente: trattenere il talento nei team è sempre più difficile e i margini sono una continua sfida. Bisogna trovare il giusto equilibrio, rispettando le promesse fatte a clienti e stakeholder. In questo articolo, ti spieghiamo come trovare e mantenere questo equilibrio attraverso 5 obiettivi chiave.
- Coinvolgere i clienti: per coinvolgere i clienti, è necessario fornire un'esperienza coerente, che corrisponda perfettamente ai loro desideri ed esigenze. Inoltre, un servizio di alta qualità è essenziale per la fiducia e la fidelizzazione.
- Coinvolgere i dipendenti: stimolare i dipendenti a lavorare insieme, condividere le conoscenze, migliorare la qualità del lavoro e gestire orari e costi.
- Ottimizzare le risorse: impiegare le persone giuste al momento giusto per massimizzare la produttività.
- Ottimizzare i processi: garantire che le informazioni siano disponibili a tutti gli stakeholder coinvolti per migliorare la delivery del progetto.
- Trasformare i servizi: utilizzare gli insight per ridurre i costi di fornitura dei servizi, garantire un time-to-market più rapido e concentrarsi sui progetti più redditizi.
In questo articolo ti presentiamo un approccio che combina tutti questi 5 elementi: Adaptive project delivery lifecycle management.
L’idea dietro l’Adaptive project delivery lifecycle management
Interconnessione: questa è la chiave per un progetto di successo. Tuttavia, molte aziende usano sistemi slegati tra di loro che creano inefficienza perché le persone, semplicemente, non hanno tutte le informazioni di cui avrebbero bisogno.
Stime di budget poco precise e una pianificazione scorretta portano a previsioni di cash flow inaffidabili. Spesso ci scontriamo anche con un’inadeguata gestione delle risorse che non vengono utilizzate in modo ottimale. Inoltre, se non coinvolgi le persone dall’inizio del progetto, ti scontrerai inevitabilmente con basso coinvolgimento e minore efficienza.
Per ogni progetto di successo c’è un team unito
Per il successo di un progetto, è importante che tutti siano coinvolti: dal caposquadra allo specialista. Tuttavia, nella pratica, collegare un team a un progetto si rivela spesso difficile, soprattutto quando le persone non dispongono di tutte le informazioni necessarie.
L’approccio Adaptive project delivery lifecycle management prevede che alla base di ogni progetto vi sia un team unito, in grado di lavorare su dati e processi, con risultati misurabili. Di seguito ti presentiamo un esempio di un team di lavoro, i diversi ruoli che lo compongono e gli elementi più importanti per una collaborazione ottimale.
Andiamo ora ad approfondire i principi base dell’Adaptive project delivery lifecycle management per vedere come si calano nei cinque punti chiave elencati prima, andando anche ad analizzare KPI e best practice.
Obiettivo #1: Coinvolgere i clienti
Per coinvolgere i clienti nei progetti, è necessario offrire un'esperienza personalizzata e continua. Questo è importante non solo quando si discute la proposta, ma anche nelle fasi successive, come la discussione sull'avanzamento del progetto.
Alcune delle best practice da adottare:
- Assicurarsi che la proposta al cliente includa un piano di progetto e degli obiettivi, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda in termini di aspettative. La trasparenza nei confronti del cliente è molto importante.
- Garantire il corretto trasferimento delle vendite agli altri team, assicurandosi che tutti abbiano accesso agli stessi strumenti e alla stessa pianificazione di progetto.
- Utilizzare le conoscenze acquisite nei progetti passati come base per le nuove proposte. Non c’è bisogno di inventare l’acqua calda.
- Creare portali self-service per i clienti e utilizzare i chatbot basati su Al per essere pronti ad accogliere i clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
- Migliorare i tassi di conversione utilizzando strumenti di forecasting e dashboard dettagliate.
- Condividere i KPI con l'intero team per rispettare budget e scadenze.
I principali KPI per misurare l’avanzamento verso questo obiettivo sono: il tasso di conversione da lead a contratto, il tasso di soddisfazione dei clienti e i margini di profitto del progetto.
Obiettivo #2: Coinvolgere i dipendenti
I dipendenti sono la risorsa più importante delle aziende di servizi. Offri loro la flessibilità, la mobilità e gli strumenti di cui hanno bisogno per collaborare efficacemente anche con membri esterni. Ecco alcune best practice:
- Assicurati che tutte le parti interessate abbiano visibilità dei risultati, degli obiettivi e della pianificazione.
- È inoltre importante che tutti conoscano gli strumenti di collaborazione, i processi di gestione dei documenti e le modalità di condivisione delle conoscenze.
- Per quanto riguarda la gestione dei processi, è necessario concentrarsi sul rispetto delle normative e delle linee guida, soprattutto per quanto riguarda la registrazione dei tempi e delle spese.
- Garantisci un’ottima esperienza di lavoro in mobilità, così che chiunque possa accedere ai dati sui clienti, ai progetti e agli appuntamenti da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo.
I KPI principali di questo obiettivo sono: il tempo dedicato al progetto da parte dei dipendenti, la loro soddisfazione e quella dei clienti.
[Vuoi saperne di più? Scarica ora l'e-book completo di Microsoft su Project Operations. (?)]
Obiettivo #3: Ottimizzare le risorse
Le persone giuste con le competenze giuste: è tutto ciò di cui hai bisogno per offrire progetti di alta qualità ai tuoi clienti. Di seguito ti elenchiamo alcuni suggerimenti aggiuntivi per il successo del tuo progetto:
- Coniuga le competenze del tuo team con le esigenze dei progetti, anche nell'ottica della pianificazione delle attività future.
- Assicurati che il team abbia familiarità con gli strumenti per la creazione di pianificazioni generali per diversi progetti e sedi
- Definisci i prezzi sulla base di competenze, posizioni o altre dimensioni. Per esempio, considera una tariffa più bassa quando un junior viene impiegato in un progetto.
I KPI per questo obiettivo sono: il turnover del personale, l'impegno in termini di tempo delle risorse in relazione alle ore disponibili e la percentuale di successo dei progetti.
Obiettivo #4: Ottimizzare i processi
Con una gestione efficace delle attività operative e dei servizi, scalabili dinamicamente, ogni organizzazione può soddisfare qualsiasi livello di domanda. Per l'eccellenza operativa è importante che i team interfunzionali possano lavorare insieme come un'unica entità operativa.
Di seguito alcuni consigli:
- Pensa a livello globale quando si tratta di lavorare su processi e governance, poi ottimizzali a livello locale.
- Abilita il team di progetto a svolgere sia la pianificazione che la gestione e la misurazione dell’avanzamento del progetto.
- Sfrutta lo standard e le best practice per processi semplificati.
- Ottimizza la gestione finanziaria per fatturare al momento giusto e garantire entrate tempestive.
- Lavora con KPI "standard" per progetti e servizi, quindi fornisci a tutti informazioni dettagliate sulle metriche durante l'intero ciclo di vita del progetto.
I KPI rilevanti qui sono, ad esempio, il grado di correttezza della fatturazione e il cash conversion cycle.
Obiettivo #5: Servizi di trasformazione
Quando l’innovazione è una componente intrinseca del tuo modo di lavorare servi meglio i tuoi clienti, il che in definitiva ti assicura di poterti concentrare meglio sui progetti più redditizi. Vorremo darti alcuni consigli interessanti anche su questo:
- Utilizza i progetti pilota per testare l'erogazione dei servizi e la redditività; quindi, utilizza questi progetti come "modello" e distribuiscili a livello globale.
- Misura il successo del progetto utilizzando metriche standard durante tutto il project lifecycle.
- Con un ciclo di feedback continuo garantisci un ambiente in cui dipendenti e clienti possono sempre fornire riscontri per migliorare processi e servizi.
I KPI corrispondenti qui sono, ad esempio, il time-to-market, il margine di profitto lordo, il flusso di cassa e il TCO dei sistemi aziendali.
I prossimi passi?
Molte aziende lavorano già sul miglioramento della gestione dei progetti e sulla collaborazione. Ma ce ne sono anche moltissime che non hanno una soluzione end-to-end per i processi aziendali e la gestione dei dati, che sono invece necessari per lavorare sull’ottimizzazione continua. È tempo di adottare un nuovo approccio!
Ecco alcuni compiti per casa:
- Crea una panoramica della customer journey nel progetto: cosa sta andando bene? Quali sono i punti deboli?
- Individua i colli di bottiglia nei processi attuali e le debolezze che influiscono sui margini.
- Scopri quali delle best practice di questo articolo sono rilevanti per la tua organizzazione e cerca soluzioni per continuare a innovare.
La tua azienda utilizza lavora su base progettuale? Scarica l'ebook gratuito cliccando qui sotto 👇 e scopri come trasformare le tue attività project-based.
