Lo smart working è governato da regole un po’ diverse rispetto a quelle a cui eravamo/siamo abituati, ma neanche poi tanto. Una cosa è certa: le videoconferenze sono ormai parte integrante della nostra vita lavorativa (e non).
Ecco 10 consigli per videoconferenze più efficaci:
1. ORGANIZZARE
Al momento di organizzare una videoconferenza è utile identificare chi è necessario e chi è opzionale. Chi invia l’appuntamento di solito è anche il coordinatore, ma non è detto; esplicitate il coordinatore. Elenca nell’appuntamento l’oggetto della riunione, i temi da trattare (breve agenda) e imposta una durata congrua (né troppo breve né troppo lunga per non spaventare i partecipanti). Se usi Outlook di O365 esiste un add-on molto utile che si chiama New Meeting Poll:
Ti consente di mandare, anche a persone esterne al vostro “dominio”, un sondaggio con più proposte di orario. Ognuno sceglierà una o più opzioni e l’organizzatore potrà stabilire l’orario in cui tutti, o il maggior numero di partecipanti, è disponibile.
2. IL PERFETTO PADRONE DI CASA
All’avvio della videoconferenza, l’organizzatore o il coordinatore, prima di iniziare, elencherà i punti dell’agenda precedentemente condivisa, farà l’elenco dei partecipanti e di eventuali assenti e indicherà la durata stimata prevista per la conferenza.
Inviate un appuntamento con almeno 24\48 ore circa di anticipo, in modo tale che tutti si possano organizzare.
P.S. Mantenere il proprio calendario aggiornato facilita i colleghi nel trovare uno spazio libero per pianificare una riunione!
3. NON ATTARDARTI QUANDO SUONA LA SVEGLIA
Collegarsi sempre all’orario stabilito. In caso di imprevisti è sempre consigliato avvisare gli altri partecipanti per evitare che restino inutilmente in attesa (non è certo una bella esperienza ed è una regola base di buona educazione!).
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4. ACCOGLI GLI OSPITI IN UN AMBIENTE ADATTO
Assicurarsi che lo sfondo sia adeguato e che non passino estranei. È sempre consigliabile collegarsi dagli ambienti domestici più riservati quali, ad esempio, la sala studio o la stanza più discreta e meno intima della casa. Molte app, tra cui Microsoft Teams, permettono di impostare uno sfondo personalizzato durante il video. Il consiglio è di non abusare di questa funzionalità, anche se potrebbe rivelarsi utile in qualche caso (mostrare una stanza in ordine fa sempre un bell’effetto).
Gestisci bene la webcam: usa con attenzione la luce, l’ideale è che la fonte primaria di luce ti sia di fronte o ad un’angolazione di non più di 45° rispetto al volto.
Anche l’angolazione della webcam è fondamentale. La regola madre è tenerla ad altezza occhi, in ogni caso fate sì che il vostro viso sia ben visibile.
5. ASCOLTA E PARLA CON TUTTI GUARDANDOLI NEGLI OCCHI
Parlare sempre in modo chiaro, ma senza gridare. Per evitare confusione non parlare contemporaneamente ad altre persone. Quando si parla è consigliabile guardare direttamente la telecamera in modo da richiamare l’attenzione degli altri partecipanti. Attenzione, sei in video pertanto anche se non stai parlando non mostrarti disattento, questa è una regola base di qualsiasi meeting!
6. FATTI SENTIRE BENE
Non usare la funzione vivavoce del cellulare o del telefono fisso: l’uso del vivavoce causa infatti forti disturbi di rientro audio, sia del parlato sia dei rumori ambientali, che possono pregiudicare seriamente la chiarezza della comunicazione.
Collegarsi da un ambiente privo di rumori di fondo. In caso di rumori inaspettati (ad esempio l’ingresso di una persona) attivare il pulsante “mute” per evitare di disturbare gli altri partecipanti.
7. CONFERENCE CALL ETIQUETTE
- Non dedicare attenzione ad altro (Es. telefono, mail ecc.).
- Non accavallarsi nel parlare, si genera confusione e si perde efficacia.
- Non monopolizzare la conference call, ma dare modo a tutti di intervenire.
- Gestire opportunamente il pulsante “Mute”, iniziare a parlare quando si è in muto e poi ripetere conferisce meno efficacia…
- Non dedicarsi “alla propria persona”, ti vedono tutti…
8. RISPETTO PER GLI "ALTRI"
Se non necessario, preferire sempre le audio conferenze rispetto alle videoconferenze per non occupare spazio di banda disponibile, considera che non tutti hanno banda sufficiente. In un momento di crisi come questo è probabile che molti altri colleghi abbiano bisogno di organizzare conference call e, pertanto, la disponibilità di banda è importante.
9. HAI DOCUMENTI DA CONDIVIDERE?
Se si ritiene necessario presentare delle slide nel corso di una videoconferenza, è consigliabile farlo in modalità “condividi schermo” piuttosto che inviare via e-mail la presentazione in anticipo a tutti i partecipanti, raramente viene letta in anticipo, ma anzi in genere viene sfogliata autonomamente durante la conference call (il che abbassa il livello di attenzione verso chi sta parlando).
In altri casi, ad esempio se l’obiettivo è prendere decisioni rapide, è meglio inviare i documenti in anticipo, affinché si sia tutti allineati durante la conference call, oppure inviarli dopo per evidenziare quanto discusso. A voi la scelta! Dipende dall’obiettivo della riunione.
Chi utilizza O365 o M365 può condividere i documenti su Sharepoint o, se vi sono partecipanti esterni al proprio dominio, su OneDrive o altri prodotti di “condivisione spazio disco” simili.
10. CHIUSURA: RIASSUNTO DELLA VIDEOCONFERENZA
In chiusura di conference call è utile che il coordinatore faccia una sintesi dei principali temi trattati e di eventuali accordi presi.
Al termine della conference call è utile preparare, normalmente a cura del coordinatore, un memorandum della riunione da fare circolare tra tutti i partecipanti che riassuma:
- Principali temi trattati.
- Eventuali accordi presi ed i passi successivi concordati.
- A chi sono state assegnate le azioni successive.
- Con che tempi ci si aspetta che vengano eseguite le azioni successive.
Se usi Microsoft Teams puoi attivare le Note della riunione.
In tempi in cui lo smart working è la norma, la sicurezza dei dispositivi e delle infrastrutture aziendali è fondamentale.
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