Elevate performance e scalabilità nella gestione della forza vendita

"Il poter fare una stima alla fine di ogni mese degli accantonamenti che devono essere fatti rappresenta per noi un vantaggio molto importante."

SIMONE LEONE - RESPONSABILE CONTROLLO DI GESTIONE, BOSTON SCIENTIFIC

Il mercato offre numerose soluzioni gestionali diverse tra loro non solo per capacità di elaborazione e semplicità d'uso, ma anche in termini di flessibilità nei confronti delle esigenze delle aziende che devono saper reagire con tempestività ai cambiamenti sempre più rapidi del contesto in cui operano. Per questo motivo, Boston Scientific, società specializzata nella produzione e distribuzione di dispositivi medicali, per ottimizzare la gestione della sua forza vendita ha scelto di lavorare insieme a Cegeka per sviluppare un'applicazione user friendly, in grado di conciliare elevate performance e scalabilità, per far fronte anche alle necessità future dettate da un'evoluzione del business.
"Eravamo alla ricerca di un'applicazione semplice da usare e nel contempo in grado di rispondere alle esigenze del nostro specifico modello distributivo dal momento che attualmente circa il 70% della nostra forza vendita è costituito da agenti", precisa Simone Leone, Responsabile Controllo di Gestione di Boston Scientific.
Come azienda specializzata nel settore medicale, Boston Scientific distribuisce diverse tipologie di prodotti a strutture sanitarie e ospedaliere di diversa grandezza. La vendita di questi prodotti avviene in buona parte tramite l'utilizzo di agenti sulla base di piani provvigionali diversi tra loro. Fino al 2009, il calcolo delle commissioni è stato effettuato in modo manuale tramite l'utilizzo di fogli Excel molto raffinati. Ben presto però, l'evoluzione e la crescita dell'azienda hanno richiesto un superamento di questo metodo che non consentiva di variare in modo tempestivo i piani provvigionali.

"Le difficoltà legate alla gestione delle commissioni da corrispondere agli agenti derivano anche dal fatto che per ogni tipologia di prodotto è previsto un meccanismo di calcolo di provvigioni diverso, spiega Pietro Toniolo di Cegeka. Ogni venditore viene associato ad un piano provvigionale e all'interno di questo viene indicato il target di fatturato assegnato.
In questo schema rientra anche la possibilità di prevedere dei bonus da corrispondere al superamento di determinate soglie di fatturato. Ciò che viene corrisposto alla fine di ogni periodo concordato con il venditore, è frutto pertanto dell’applicazione di regole abbastanza complesse. A ciò va aggiunto il fatto che la metodologia di calcolo delle commissioni è stata inoltre sviluppata nel corso degli anni con evidenti stratificazioni”.
La nuova applicazione, che gestisce le attività di Boston Scientific a partire dall’anno fiscale 2009, ha recepito non solo le regole alla base del sistema provvigionale, ma ha anche permesso di ottenere una maggiore flessibilità in vista di ulteriori evoluzioni.

“Abbiamo lavorato insieme a Cegeka alla ricerca di un equilibrio tra vincoli ed esigenze partendo da un prodotto standard di gestione degli agenti - spiega Leone - Per noi era fondamentale ottenere infatti un prodotto in grado di mantenere la versatilità di Excel da un lato, e dall’altro effettuare i calcoli necessari in modo veloce”.
La nuova applicazione GEVEND (gestione venditori), messa a punto sulla base delle esigenze della società, è stata costruita su un Framework. NET ed appoggiata su un data base SQL Server di Microsoft. L’applicativo si interfaccia inoltre con SAP, il data warehouse aziendale dove vengono registrate le vendite e dove è contenuta la gerarchia dei prodotti e dei clienti, un dato essenziale per poter incrociare il fatturato con quelle che sono le regole di riconoscimento delle commissioni, differenti per famiglie di prodotto.
“Periodicamente l’applicazione riceve tutti i dati necessari per la fatturazione dai sistemi informativi di Boston Scientific. Sulla base di questi dati e delle regole previste dai piani provvigionali caricati all’inizio dell’anno, vengono effettuati i calcoli delle spettanze - aggiunge Toniolo di Cegeka - Il sistema in pratica è in grado di recepire in tempi molto contenuti tutte le modifiche ritenute necessarie dall’azienda: alla fine di ogni anno fiscale vengono infatti definiti i piani provvigionali dell’anno successivo, che possono essere molto differenti tra loro e prevedere dei target di vendita per ogni agente e delle scale di obiettivi per gruppi di agenti”. Sulla base dei dati di fatturazione che vengono acquisiti mese per mese, l’applicazione consente di ottenere da un lato sia l’ammontare delle provvigioni da riconoscere ai singoli venditori, sia degli accantonamenti da effettuare. “L’applicazione effettua una stima degli accantonamenti che l’azienda deve effettuare mese per mese sulla base di quanto è stato venduto. Ciò avviene anche se gli importi non sono ancora stati riconosciuti ai venditori anche perché il pagamento viene effettuato talvolta su base trimestrale - precisa Toniolo - L’applicazione fa sì che questa stima sia affidabile in modo tale da far fronte ai pagamenti delle commissioni del venditore che verranno liquidate in un momento successivo. L’applicazione è in grado di gestire molteplici variabili: nel piano provvigionale ad esempio possono essere previsti dei bonus al superamento di un determinato ammontare di vendite. Oppure vi possono essere delle variazione del piano provvigionale conseguenti a modifiche nella gamma degli articoli”. “Alla fine di ogni mese o periodo di fatturazione viene fornito internamente un report che indica quali sono gli accantonamenti che devono essere fatti. il poter fare una stima di questa voce rappresenta per noi un vantaggio molto importante”, precisa Leone.

Con l’utilizzo di GEVEND, ad ogni venditore viene fornito un rendiconto che da un lato indica nel dettaglio quali sono tutte le voci che hanno contribuito al calcolo delle spettanze, ovvero quali sono le righe di fattura considerate, il piano provvigionale impiegato per effettuare il conteggi e andando ancora più in profondità, quali sono i target e gli obiettivi già raggiunti, un elemento fondamentale in quanto espressamente previsto dagli accordi economici collettivi in vigore che regolamentano i rapporti fra agente e proponente.
“Grazie a GEVEND, siamo riusciti a gestire in modo efficiente il calcolo delle commissioni da erogare riducendo il carico di lavoro mensile necessario: da cinque giorni uomo a un solo giorno - puntualizza Leone - Oltre alla fattura pro forma, siamo in grado di consegnare agli agenti anche una reportistica in formato pdf che costituisce un importante vantaggio in termini di comunicazione tra l’azienda e l’agente: oggi siamo in grado di inviargli infatti l’elenco di ogni singola riga di fattura sulla base delle quali abbiamo calcolato le sue spettanze. Attraverso l’utilizzo di GEVEND abbiamo inoltre eliminato quel fisiologico margine d’errore legato all’attività manuale e ripetitiva del calcolo delle commissioni”.

Attualmente l’azienda ha deciso di far evolvere ulteriormente l’applicazione che nel tempo ha subito delle estensioni. “Stiamo lavorando in questo momento sugli aspetti fiscali dell’applicazione, un passaggio per noi importante dal momento che sull’azienda ricade l’obbligo di pagare i contributi Enasarco per ciascun agente. L’altro obiettivo - conclude Leone - è quello di far confluire nell’applicazione anche la gestione dei venditori dipendenti che inizialmente non sono stati presi in esame”.

BOSTON SCIENTIFIC

Boston Scientific (quotata al New York Stock Exchange: BSX) è una società internazionale che sviluppa, produce e distribuisce in tutto il mondo dispositivi medici.
L’azienda impiega 25.000 dipendenti e nel 2010 ha prodotto un fatturato di 7,8 miliardi di dollari.

Il mercato di riferimento di Boston Scientific è costituito principalmente da Enti e strutture ospedaliere, pubbliche e private, dalla Pubblica Amministrazione, da istituzioni del settore e da medici di strutture ospedaliere, pubbliche e private. In Italia Boston Scientific è presente con una sede a Milano e una a Genova.