Epos reinventa il concetto di Database con Microsoft Power App

Dagli studenti in scambio a progetti di educazione internazionale, EPOS li supporta tutti. Per riuscirci, l’agenzia governativa spesso collabora con esperti esterni, le cui specializzazioni sono accuratamente registrate in una lista. La sfida qui? Troppi database scollegati e applicazioni che funzionavano come isole separate. Il risultato? Un’enorme mole di carta e un alto margine di errore. Cegeka e le soluzioni Microsoft PowerApps hanno salvato la situazione!

Riuscire a lavorare con esperti esterni non è sempre immediato

Jan Ceulemans, è responsabile dei rapporti con gli esperti esterni alla EPOS, esordisce così: “Lavoriamo regolarmente con esperti esterni: specialisti in educazione, formazione o progetti internazionali, per esempio. Il nostro team di esperti è composto da professionisti (come gli insegnanti) e pensionati. Teniamo traccia delle loro competenze in un database, ma non è esattamente un compito semplice. Utilizziamo strumenti IT messi a disposizione dalla Commissione Europea per i nostri progetti, ma abbiamo anche le nostre proprie liste di esperti, collegate fra loro attraverso fogli Excel.”

“A causa di questa combinazione, è praticamente impossibile avere una panoramica chiara. Ogni anno coinvolgiamo nuovi esperti, e ogni anno scopriamo molti file senza collegamenti – che significa che non abbiamo la minima idea di chi ha effettivamente partecipato al progetto.”

Un database online centralizzato con PowerApps

Jan continua: “Volevamo avere un database online e centralizzato che potessimo facilmente consultare, dove potessimo inserire in modo strutturato tutti dati dei nostri esperti: nomi e progetti cui avevano partecipato, ma anche buste paga, per esempio. Volevamo anche redigere i nostri contratti e relative buste paga all’interno del database. Un link all’ambiente online della Commissione Europea era un must, dato che non lo avevamo mai avuto.”

Cegeka fu tra le società che risposero alla gara. Epos valutò attentamente la loro proposta: “Non saremmo mai arrivati da soli a pensare a una soluzione con PowerApps. Ma dopo aver sentito la loro spiegazione professionale, abbiamo avuto un’ottima impressione in merito, e abbiamo anche visto la possibilità di risolvere altre esigenze IT. Inoltre, Cegeka è un player internazionale sul mercato IT. Eravamo anche rassicurati in termini di continuità: usavamo il low-code per le Microsoft Apps e un minimo di sviluppo personalizzato. Per farla semplice, per questo tipo di progetto, PowerApps è l’unica scelta logica.”

“Abbiamo avuto un’ottima intesa con Cegeka: hanno riconosciuto il quadro generale e protetto la nostra continuità con una soluzione pratica.”


- Frederik Van Crombrugghe, IT manager di Epos

La sfida: centralizzare e integrare

Jeroen Sergeant di Cegeka ha garantito la proficua conclusione del progetto. “Impostare un database di questo tipo richiede molto lavoro. Innanzitutto, dovevamo raccogliere tutti i dati rilevanti: esperienza, abilità, dettagli di contatto ecc. Questa è stata la prima sfida, in quanto dovevamo lavorare con una serie di file frammentati: SharePoint, PC personali, caselle di posta, ti puoi immaginare. È stato necessario un lavoro di gruppo intelligente: Jan raccoglieva i file Excel e li inviava a Frederik, il quale successivamente li trasferiva al tool europeo dove avveniva la registrazione."

"Un altro aspetto importante era quello dell’integrazione: tutti gli esperti dovevano essere collegati ai loro progetti, ma dovevano anche essere facilmente individuabili nel database attraverso i corretti tag. Per esempio, se ci fosse stato un nuovo progetto sulla mobilità scolastica, avremmo avuto bisogno di trovare un esperto di educazione scolastica, con esperienza sulla mobilità scolastica. La nuova soluzione sviluppata insieme a Cegeka ci dà una visione a 360 gradi di tutta la nostra rete di esperti, delle loro competenze e dei progetti a cui hanno partecipato, tutto all’interno della stessa applicazione, che rappresenta un enorme risparmio di tempo per Jan.”

“Abbiamo raccolto tutti i dati dalle diverse piattaforme e usato la logica dei modelli di dati per collegare gli esperti ai progetti corretti.”

– Jeroen Sergeant, functional consultant di Cegeka

Due partners, una sola squadra

Dall’analisi iniziale alla soluzione IT finale, il processo ha richiesto tre mesi, più altri tre mesi necessari per la formazione, l’organizzazione e il go live. Jan: “La nostra stretta collaborazione con il cliente e i cicli di feedback brevi ci hanno permesso di raggiungere veloci risultati”. Frederik si è dimostrato un collegamento cruciale in questo processo: “Ho lavorato fianco a fianco agli esperti Cegeka e ho poi implementato le lezioni apprese internamente. È andato tutto sorprendentemente liscio, dal momento che i tecnici Cegeka mi hanno sempre dedicato il tempo di cui avevo bisogno per spiegarmi tutto in modo comprensibile e c’era sempre spazio per un feedback, ad ogni step.

Tuttavia, non tutto è andato come ci aspettavamo. Frederik: “Questa è stata la prima esperienza di progetto IT con un partner esterno. Questo significava che c’era una curva d’apprendimento non trascurabile per entrambe le parti, e dati i tempi stringenti, è stata dura a volte fare tutto nei tempi. Abbiamo anche avuto problemi nell’ottenere le nostre licenze: siamo stati costretti a ordinarle tramite il contratto che il governo fiammingo aveva già con un altro partner, con il risultato di riceverle in ritardo, e non avere l’ambiente necessario allo sviluppo per tempo. Fortunatamente il processo non è mai stato sospeso: Cegeka preparò un ambiente di test su cui potemmo lavorare per poi trasferire in produzione una volta che l’ambiente di sviluppo fosse pronto. L’alto grado di flessibilità e mentalità out-of-the-box hanno essenzialmente salvato il nostro database di esperti."

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