Valentino catalizza una solida crescita grazie ad un moderno sistema ERP

Valentino Chocolatier è un'azienda familiare in tutto e per tutto. La cioccolateria produce cioccolato belga da più di 40 anni e distribuisce le sue dolci creazioni in tutto il mondo. Ora che i fratelli Jan e Rob Roelandts hanno raccolto il testimone passatogli dai genitori, hanno voluto mantenere la loro traiettoria di crescita con un moderno sistema ERP. Cegeka sta supportando l'azienda aiutandola a digitalizzarsi con Business Central.

Conduzione familiare eseguita al meglio

Dalle praline con ripieni sperimentali ai tartufi, dalle uova di Pasqua alle statuette di Babbo Natale: la sede di Valentino Chocolatier a Schepdaal, in Belgio, produce cioccolatini tradizionali con gli ingredienti più freschi. Con sette negozi di proprietà, circa 50 distributori indipendenti e prodotti esportati in luoghi lontani come il Madagascar, Valentino è una realtà importante nel mercato belga del cioccolato.

Eppure, fino a poco tempo fa, tutte le ricette, l'inventario e le informazioni sui prezzi erano gelosamente custoditi nelle menti della famiglia Roelandts - una ricetta segreta, proprio come ci si aspetterebbe da un'azienda veramente a conduzione familiare.

“Riuscivamo a tenere tutto sotto controllo con note cartacee e fogli Excel, ma man mano che la nostra azienda cresceva, la cosa diventava sempre più difficile", spiega Jan Roelandts, amministratore delegato di Valentino Chocolatier. “Ci affidavamo ad un piccolo sistema ERP per la nostra contabilità e le vendite, ma dopo cinque anni senza aggiornamenti, il software era diventato davvero obsoleto. Per di più, non eravamo in grado di collegarlo ad un sistema di produzione e magazzino – che era assolutamente necessario per tenere il passo con la nostra crescita".

Requisito #1: il cloud

Jan sapeva esattamente cosa voleva dal software ERP: “Volevo liberarmi del nostro piccolo sistema, che stava rapidamente raggiungendo il suoi limite. Vogliamo espandere ulteriormente il nostro business, quindi il nostro sistema ERP deve essere in grado di crescere con l'azienda. Una soluzione cloud moderna che sia sempre aggiornata, che sia facilmente espandibile e che non richieda nient'altro che una connessione internet - questo è quello che stavamo cercando".

I fornitori di Jan raccomandarono Business Central. Dopo aver studiato a fondo la documentazione Microsoft, anche lui si convinse. Scelto il sistema ERP, doveva solo trovare un partner IT che lo implementasse. “Abbiamo confrontato diverse azienda prima di prendere una decisione, e alla fine ha vinto Cegeka. Hanno subito supportato la mia preferenza per una soluzione cloud, e ho capito dal primo momento che i loro consulenti avessero l'esperienza giusta. Ci siamo sentiti molto sicuri della nostra partnership con Cegeka".

Elke Roels, Business Development Manager di Cegeka: “Uno dei nostri settori di riferimento è quello dell’alimentazione e della nutrizione. Ciò significa che i nostri consulenti conoscono a fondo i processi aziendali, la legislazione e le best practice relative all’ambito. Questo ci ha permesso di aiutare Valentino a ottimizzare i loro processi. Inoltre, uno dei nostri solution architect lavorava in un'azienda di cioccolato. Più vicini al settore di così!

“Valentino ha piani di crescita molto ambiziosi. Il nostro sistema ERP deve essere in grado di crescere insieme al nostro business. Una soluzione cloud era l'unica scelta logica per me.”

- Jan Roelandts, Managing Director di Valentino Chocolatier

Gestione senza esagerazioni

Per fare un uso ottimale di un sistema ERP è necessario alimentarlo continuamente con dati relativi a prodotti, materie prime, prezzi, clienti, fornitori, ecc. Dal momento che Valentino Chocolatier lavora con diversi prezzi di costo per punto di distribuzione e con centinaia di prodotti nel catalogo – e altrettanti appunti cartacei in giro per documentare tutto – si trattava di una bella sfida. Cegeka ha implementato la soluzione in diverse fasi in modo da mantenere gestibile sia la transizione che il flusso di lavoro.

Elke: "Abbiamo deliberatamente optato per un approccio che non fosse in stile "big bang", con tutte le funzionalità di Business Central lanciate simultaneamente. Sulla base degli obiettivi di Valentino, abbiamo offerto consigli su quali fasi implementare per prime. Questo ha garantito che i dipendenti non fossero sopraffatti e che imparassero a usare correttamente ogni funzionalità prima di passare alla fase successiva".

"Abbiamo consigliato di iniziare con la parte finance e sales. Affrontando l'implementazione in fasi, il progetto è rimasto gestibile."

- Elke Roels, Business Development Manager di Cegeka

La contabilità prima di tutto

Jan: " Digitalizzare tutti i dati era la nostra priorità principale. Questo ci ha permesso di lanciare i moduli contabilità e vendite non appena la fase uno è stata completata. Abbiamo raccolto i dati e Cegeka li ha caricati su Business Central. Abbiamo iniziato questo progetto a marzo 2020, e il sistema è entrato in funzione a luglio - giusto in tempo per la stagione del cioccolato, che inizia a settembre".

Jan si occupa personalmente della maggior parte della contabilità di Valentino Chocolatier. Quindi è stato uno dei primi a testare Business Central. “All'inizio ci vuole un po' per trovare i conti del libro mastro e imparare le nuove regole, ma ora ho una visione immediata delle nostre cifre finanziarie. I sistemi di contabilità dei nostri negozi sono collegati a Business Central, il che rende gli ordini e i report molto più facili".

“Il nostro contabile esterno può accedere da remoto e io posso lavorare da solo sulle dichiarazioni IVA e sulle fatture. Questi documenti vengono ora inviati automaticamente via e-mail, il che si traduce in un servizio migliore per i nostri clienti e minori spese generali per noi".

Produzione e magazzino unificati

Aprile 2021, è il momento della seconda fase: Cegeka collega tra loro i moduli per la produzione e il magazzino. Da allora il personale di produzione ha visto un notevole aumento dell'efficienza. Inoltre, è possibile controllare Business Central in qualsiasi momento per verificare se le materie prime e i prodotti siano a magazzino.

Jan: "Ora possiamo far corrispondere la nostra produzione alle nostre scorte. Il sistema crea automaticamente proposte di pianificazione: in base alle materie prime disponibili, elabora ordini di produzione per i prodotti che possiamo realizzare utilizzando questi materiali. Se arriva un grosso ordine, Business Central mostra quali materie prime devono essere ordinate se non ci sono abbastanza scorte".

“Il sistema ERP ci mostra anche tutti i passi che dobbiamo seguire: dalla raccolta degli ingredienti allo spargimento delle scaglie di cioccolato sui nostri tartufi, per esempio. Non è solo uno strumento utile per i nostri dipendenti, perché possiamo anche usarlo per determinare il costo effettivo di un prodotto e per tenere traccia delle materie prime utilizzate".

Eccellenza operativa

Ora che Business Central si prende cura di Valentino, l'azienda di cioccolato può iniziare a guardare al futuro. Elke: "L'intera azienda, tutte le sue attività e dipendenti, sono meglio coordinati. L'ERP offre una chiara visione dei processi e dei numeri, meno lavoro manuale, una panoramica integrata delle scorte e una perfetta integrazione con Office 365 - tutti elementi che rafforzano le ambizioni di crescita di Valentino".

Jan: "Lavoriamo in modo più professionale in tutte le aree, forniamo un servizio migliore ai nostri clienti e in definitiva risparmiamo molto tempo e denaro. Inoltre, i nostri dati sono sicuri e disponibili nel cloud in qualsiasi momento. Un sistema ERP difettoso può paralizzare un'intera organizzazione. Ma ora che Cegeka ci ha aiutato a digitalizzare la nostra azienda, possiamo crescere ancora di più".

"Un sistema ERP difettoso può paralizzare un'intera organizzazione. Grazie a Business Central, possiamo crescere ancora di più."

- Jan Roelandts, Managing Director di Valentino Chocolatier

Meno personalizzazioni, più budget

A causa della pandemia, tutte le comunicazioni tra Valentino e Cegeka sono dovute passare attraverso Teams, ma questo non ha rallentato affatto l'implementazione. Jan: “Cegeka è stata felice di rispondere a qualsiasi domanda o richiesta di personalizzazione che abbiamo avuto. I loro interventi sono stati rapidi ed efficaci. L'implementazione è stata veloce e anche il costo è stato stimato correttamente. Cegeka ci ha dato consigli cuciti sulla nostra realtà - anche se avrebbero potuto fare più soldi scegliendo strade diverse.”

Elke: “Implementiamo sempre il maggior numero possibile di applicazioni standard. Sviluppiamo prodotti personalizzati solo se offrono un alto valore aggiunto al cliente". Jan: "Se Business Central funziona per migliaia di altre aziende, perché non per noi?”

Espandibile all’infinito

Valentino Chocolatier sta progettando di aggiungere presto ulteriori funzionalità al suo sistema ERP. Jan: "Questo è il bello di Business Central: si possono sempre aggiungere altri moduli o applicazioni. Per esempio, stiamo studiando come Power BI possa migliorare il nostro sistema di reporting".

“Poi vogliamo aumentare la tracciabilità dei nostri prodotti con un sistema di scansione. Avere dei codici a barre sui nostri prodotti potrebbe anche migliorare la nostra politica 'first in, first out': le praline con la data di produzione più vecchia devono essere vendute per prima. Siamo entusiasti di scoprire come la profonda conoscenza del settore da parte di Cegeka ci potrà aiutare in questa prossima fase".