Caso d'uso: Rispondere automaticamente alle domande frequenti rivolte all'HR con Microsoft Copilot Studio

Con così tante attività diverse da portare avanti, il reparto HR è spesso uno dei dipartimenti più impegnati in un'organizzazione. Quindi, l'ultima cosa che il personale HR vuole fare è rispondere continuamente alle stesse domande dei dipendenti. Per alleviare il carico, Cegeka ha utilizzato Microsoft Copilot Studio per creare un'applicazione in grado di rispondere automaticamente alle domande più frequenti rivolte al personale HR.

La sfida

Il personale HR di uno dei nostri clienti si è reso conto di passare troppe ore a rispondere alle domande ricorrenti dei dipendenti. Infatti, per ogni domanda, un dipendente HR doveva:

• interpretare correttamente la richiesta o chiedere ulteriori informazioni,
• cercare e recuperare manualmente le informazioni rilevanti,
• formulare quindi una risposta chiara e completa tramite e-mail.

Cegeka è intervenuta per aiutare il cliente a trovare un modo più rapido ed efficiente di rispondere alle domande più frequenti rivolte al personale HR.

L'approccio

Per risolvere il problema, abbiamo utilizzato Microsoft Copilot Studio, o come preferiamo chiamarlo: un chatbot potenziato su Power Platform.

Durante la fase iniziale dello sviluppo, abbiamo chiesto al nostro cliente di compilare un elenco di domande frequenti, che abbiamo quindi inserito in una serie di scenari per costruire il chatbot. Questo è stato poi incorporato in una nuova applicazione HR sviluppata come segue:

• Ogni volta che un dipendente ha una domanda, la pone tramite il modulo Q&A dell'app.
• Copilot Studio attiva quindi lo scenario corretto e, se necessario per azioni "complesse" o relative ai dati, sollecita Microsoft Power Automate a cercare automaticamente le informazioni richieste e inviarle al dipendente.
• Se la domanda non è collegata a uno scenario esistente, Copilot Studio connette il dipendente a un membro del personale HR.

I risultati

La nuova app HR ha rappresentato un enorme sollievo per il personale del dipartimento HR del nostro cliente. Da ora in poi:

• Ogni domanda collegata a uno scenario esistente può essere risolta automaticamente. Inoltre, non c'è limite al numero di scenari, il che significa che praticamente qualsiasi flusso di domande e risposte può essere automatizzato.
• Nel caso in cui il chatbot non sia in grado di rispondere a una domanda specifica, il dipendente viene rapidamente indirizzato a un membro del personale HR.
• I dipendenti sono in grado di fare domande e seguire le risposte tramite un'unica applicazione centralizzata.