Come prepararsi ad un progetto ERP

La chiave del successo è custodita nell’attenzione riservata alla primissime fasi, quelle addirittura precedenti all’avvio del progetto stesso. È lì che si gioca la partita più importante, quella che deciderà se e come il tuo ERP saprà supportare la crescita del tuo business. Quali sono, quindi, le considerazioni principali da fare quando ci si prepara ad affrontare l’implementazione di un nuovo software ERP in azienda? Eccoti una breve checklist che ti aiuterà ad orientarti 👇

N°1: Quali obiettivi di business vuoi raggiungere?

No, non è una domanda scontata. A voler analizzare le ragioni per cui molti progetti ERP falliscono ancor prima di essere giunti a conclusione, alla radice c’è quasi sempre un mancato allineamento tra obiettivi di business e aspettative del progetto. Perché hai deciso di intraprendere un processo di implementazione ERP? Qual è la tua strategia a lungo termine? Quali vantaggi ti aspetti di ottenere? Inizia tutto da qui. Chiarire gli obiettivi può richiedere più tempo di quello che avevi preventivato, non farti prendere dalla fretta. Questo è forse il passaggio più importante: prenditi tutto il tempo che ti serve per definire correttamente i tuoi obiettivi.

Maurizio Novarini, quality manager di RTA, conosce bene l’importanza di effettuare un’attenta revisione dei processi prima ancora di partire con l’implementazione di un nuovo sistema ERP: “Il progetto di digitalizzazione che abbiamo intrapreso è stata la risposta alle problematiche rilevate dagli operatori nello svolgere in maniera efficiente il proprio lavoro. Così abbiamo condotto interviste, raccolto informazioni ed è subito stato chiaro che uno dei problemi principali era il reperimento dei dati aziendali e la loro condivisione. Ogni reparto lavorava con dati e metodologie proprie e questo impediva una collaborazione efficace. Questo ci ha fatto capire che dovevamo attuare una profonda revisione dei processi e, di conseguenza, trovare il giusto partner per implementare un nuovo ERP”.

N°2: Cambiare ERP è un processo culturale

La tecnologia ricopre, naturalmente, un ruolo fondamentale all’interno di un progetto ERP ma ad avere l’impatto più profondo è in realtà la predisposizione delle persone al cambiamento. Le organizzazioni che sottovalutano l’aspetto culturale di un progetto del genere ne pagano il prezzo generando un minor valore complessivo.

“Per avere un esito positivo, il progetto ERP va condiviso a tutti i livelli aziendali e quindi richiede un forte cambiamento culturale, dal management fino alle funzioni più operative.”

 

Maurizio Novarini, Quality Manager, RTA

Lo vediamo in tutti i nostri progetti: più le persone coinvolte sono consapevoli e ben disposte nei confronti del cambiamento, maggiori sono le probabilità di successo del progetto.

N°3: Armonizzare e uniformare i dati

L’ERP è il cuore pulsante della gestione dei processi aziendali, di conseguenza è un elemento trasversale all’intera organizzazione. Questa sua natura polivalente lo rende lo strumento ideale per i decision-makers che hanno bisogno di informazioni chiare, oggettive, in grado di raccontare senza ambiguità l’andamento del business. Ma informazioni oggettive possono essere estratte solo da dati uniformi, integrati.

“Un’efficace raccolta ed elaborazione dei dati porta alla corretta analisi e quindi alla capacità di prendere delle decisioni, le più mirate e corrette possibili. Però passare dal dato grezzo all’informazione è un processo difficile e oneroso che va organizzato e strutturato. Quello che vogliamo è avere un ERP di gruppo, che sarà Microsoft Dynamics 365 Business Central, che faccia proprio da fulcro per tutti i dati raccolti e che sia integrato con tutti i software satelliti che sono specializzati in diverse aree.”

 

Luciano Castelletti, Direttore Amministrativo Finanza e Controllo, Test Industry

È quasi la norma, oggi come oggi, soprattutto nel panorama della piccole e media imprese, che le aziende si ritrovino a dover gestire ecosistemi di software non integrati tra loro, che parlano lingue diverse e che non sono quindi in grado di restituire informazioni coerenti. Diventa quindi imperativo trovare soluzioni che minimizzino la necessità di personalizzazioni software e che, in particolar modo, riducano la frammentazione del dato in un’ottica di maggiore armonizzazione dei processi.

“L’importanza di avere dei dati condivisi – spiega Maurizio Novarini – permette al management dell'azienda di prendere delle scelte strategiche sulla base di dati reali, questo è molto importante per indirizzare alcuni tipi di decisioni. Si tratta di un cambiamento che apre nuove possibilità. Come sappiamo il mondo del lavoro è diverso oggi rispetto a prima della pandemia e sempre più persone lavorano in smart working, in un contesto del genere la centralità e l’univocità dei dati giocano un ruolo molto importante”.

N°4: L’importanza di comunicazione e formazione

Prepararsi ad un progetto importante, come abbiamo già detto, non significa solo ottenere il buy-in della dirigenza e allineare il top management, significa anche e soprattutto coinvolgere i key-users. Cambiare o rinnovare l’ERP implica una trasformazione organizzativa, spesso anche una ridefinizione dei ruoli. Tutto questo può avvenire solo attraverso un comunicazione strutturata e puntuale, che arrivi fino al livello più operativo. La diretta conseguenza di una buona comunicazione è la promozione interna dei talenti. Rendendo partecipi tutti e facendo sentire le persone parte attiva del progetto, si stimola la crescita delle competenze interne che viene poi coltivata attraverso processi strutturati di formazione. Far crescere il personale interno all’azienda è una delle chiavi imprescindibili del successo.