Techsplained: RPA (Robotic Process Automation)

Cos’è l’RPA?

In parole povere, con RPA si intende l’automazione robotica dei processi: una tecnologia di automazione che consente ai robot di eseguire attività umane, quelle che chiamiamo “interazioni utente”. Quasi ogni azienda e ogni incarico prevedono attività ripetitive che si possono automatizzare; quindi l’RPA si può applicare praticamente a qualsiasi settore e a qualsiasi azienda.

Che tipo di attività si possono automatizzare con l’RPA? 

L’RPA usa una logica di automazione basata su regole per creare uno “script”, registrando tutte le interazioni utente svolte da un dipendente e replicando poi questi passaggi in modo esatto; così il dipendente può dedicarsi a qualcosa che richieda qualità umane come creatività o empatia.

L’RPA si presta al meglio per le attività di back office ripetitive e basate su regole, come lo spostamento di file, l’estrazione e il trasferimento di dati da un programma all’altro, la compilazione di moduli ecc. In generale, l’RPA è molto efficace nell’automazione di attività che richiedono interazioni in diversi sistemi.   

Citizen Development: potere alle persone

Nella sua forma più semplice, i dipendenti stessi possono facilmente implementare l’RPA con Microsoft Power Automate for Desktop, uno strumento che si installa facilmente sul computer.

Basta premere “record” e continuare a eseguire l’attività da automatizzare. Lo strumento RPA creerà quindi uno script di queste azioni utente e le ripeterà ogni volta che si preme un pulsante. È sorprendentemente facile e non servono competenze specifiche IT o saper programmare. Chi ha detto che l’automazione deve essere complicata?

Automazione avanzata

L’RPA come strumento di Citizen Development è l’ideale per semplici interazioni utente. Serve un po’ di automazione avanzata come l’elaborazione dinamica di schede tecniche o l’estrazione di dati da un sito web? Di solito questo tipo di automazione richiede un’interfaccia che è parte del panorama digitale. Oppure uno dei sistemi coinvolti è costruito dinamicamente e richiede un’implementazione più avanzata.

In tal caso, è consigliabile chiedere a un analista di valutare dove e come implementare l’RPA nell’architettura esistente. Cegeka può aiutarvi a implementare automazioni complesse con RPA basate su Microsoft Power Platform.

Quando serve l’RPA per l’automazione avanzata

Per un’automazione avanzata tramite RPA è necessario un approccio più tecnico rispetto a quello da Citizen Development. Ma non si possono automatizzare i processi semplicemente attraverso un’API? A volte non è possibile, perché l’API non è adattabile per motivi di sicurezza o di privacy o per vincoli tecnici. Per esempio, nel trattamento di dati sanitari, non si possono trasferire automaticamente i dati da un’app ad un’altra.

In breve: L’RPA è la soluzione perfetta per...

• automatizzare le interazioni utente ripetitive come il trasferimento di dati da un sistema all’altro o il recupero di dati da sistemi diversi
• automatizzare processi più complessi quando l’interfaccia di sistema non lo consente
  

Soluzioni diverse per ogni scenario

Considerando la quantità di azioni ripetitive che si possono automatizzare, l’RPA può aggiungere valore praticamente ad ogni azienda. Ma il tipo di automazione dipende dalla complessità dei compiti e dei sistemi. Con Microsoft Power Platform si possono automatizzare le attività più elementari. Power Automate for Desktop è la soluzione più facile, basta registrare le varie azioni nell’ordine in cui vengono eseguite su un dispositivo. 

Per un’automazione avanzata, quando l’API non la consente o in presenza di sistemi dinamici, è necessario un partner con una adeguata competenza tecnica per impostare le regole d’automazione. 

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