GRUPPOEMMEBI

GRUPPOEMMEBI nasce nel 2015 come società focalizzata sul “contract di servizi”. L’offerta include la progettazione, la produzione di arredi e l’installazione di impiantistica e si distingue per la gestione a 360° dei progetti per i clienti. La presa in carico delle attività significa diventare il punto di riferimento unico del progetto, questo si traduce in un vantaggio significativo per il cliente che può interfacciarsi con un’entità unica invece che con una moltitudine di fornitori. Produzione su misura, scelta e personalizzazione di finiture e materiali, assistenza continua nel tempo, risoluzione di problemi amministrativi sono tutti servizi compresi nella gestione dei progetti chiavi in mano di GRUPPOEMMEBI.

La natura del business dell’azienda lombarda, che è quella del lavoro su commessa, insieme alla crescita esponenziale degli ultimi anni hanno reso necessaria una revisione dei processi che portasse ad una maggiore uniformità intraziendale. “Gli obiettivi del lavoro con Cegeka – spiega Giorgio Marchi, Amministratore Delegato di GRUPPOEMMEBI – erano principalmente due: da una parte garantire un’attenta gestione della commessa e dall’altro il consolidamento dei dati finanziari. Una delle parti più importanti del progetto è stata riprogettare la gestione delle operations, quindi rendere omogenee le procedure e guadagnare in efficienza ed efficacia che per noi sono fondamentali. Così abbiamo cambiato sistema gestionale (ERP) e abbiamo scelto Microsoft Dynamics 365 Business Central che ci ha imposto una profonda revisione dei processi, ha introdotto una nuova visione nel modo di lavorare e, soprattutto, ci ha permesso di avere certezza assoluta sui dati. Siamo riusciti a semplificare tutte le attività critiche grazie a Business Central.”

Un cambio di passo

“Business Central ha migliorato i nostri processi contabili in generale – prosegue Giorgio Marchi – per noi è stato rivoluzionario, soprattutto paragonato ad altri gestionali che abbiamo usato in passato. Per noi la differenza l’ha fatta il sistema di contabilizzazione di Cegeka. L’impostazione di tipo più internazionale è stato uno dei motivi, lato finance, che ci ha portato a scegliere Business Central. Secondo me, il valore aggiunto è che ci ha abituati a ragionare come ragionano i nostri partner e i nostri competitor all’estero e ci ha fatto crescere in termini di rigore. Infatti, un aspetto molto interessante anche per le aziende italiane che vogliono confrontarsi con l’estero è la capacità che ha l’App Cegeka Amministrazione Avanzata per Business Central di offrire soluzioni rigorose ma non rigide. Il rigore, si sa, è la caratteristica che viene richiesta alla funzione amministrativa e finanziaria per cui, in questo senso, la soluzione ci ha dato grossi vantaggi. Questo aspetto in particolare della soluzione Cegeka è stato quello che ha segnato un cambio di passo per l’azienda.”

"Cegeka ha adottato un approccio collaborativo durante ogni fase del progetto. Nessuna imposizione o rigidità, tanta comunicazione e tanta attenzione ai nostri input."

- Giorgio Marchi, Amministratore Delegato, GRUPPOEMMEBI

Un cambio di passo necessario soprattutto considerate le ambizioni e le diverse acquisizioni che hanno portato l’azienda a crescere rapidamente e a dover trovare omogeneità nei processi interni. Uno dei focus principali del progetto, infatti, è stato proprio quello di ripensare i flussi di lavoro creando un sistema che introducesse maggiore univocità all’interno delle società parte del Gruppo. Omogeneità nei processi, nel modo di pensare, un’unica mission, un unico obiettivo. “Per questo abbiamo pensato che Business Central sarebbe stato di supporto – afferma Giorgio Marchi – perché è uno strumento univoco che utilizziamo in tutte le società del Gruppo, quindi diventa uno strumento trasversale e stimola le persone ad adottare un metodo unico e condiviso. Il lavoro fatto con Cegeka è stato proprio nell’ottica di mettersi su un nuovo cammino, pensare in modo diverso, lavorare in modo diverso; soprattutto ha creato un maggior coinvolgimento tra le diverse funzioni aziendali, cosa che prima non c’era. Il gestionale precedente lavorava a compartimenti stagni e così anche le persone tendevano a lavorare all’interno del loro reparto, senza troppo interloquire o cooperare con le altre funzioni. Adesso non è più così.

Ruotando tutto attorno ad un unico bacino di dati, che è la commessa, tutti si scambiano dati continuamente, in modo profuso. Per cui tutti seguono la commessa dall’inizio alla fine.

L’altro aspetto che ci ha spinto a cambiare gestionale è stato il nostro metodo di lavoro. Noi non lavoriamo per flussi, come fanno altre aziende di produzione, ma per progetti. Quindi il nostro modo di ragionare è tutto intorno alla commessa. Ci serviva un gestionale che ci aiutasse a gestire le singole commesse perché ogni commessa è un mondo a sé stante, va seguito in tutti i suoi sviluppi, in tutti i suoi dettagli e il gestionale che avevamo prima non ci consentiva di fare questo. Era un gestionale classico abituato a pensare per flussi lineari, e non per flussi circolari. Cegeka è stata in grado di fornirci esattamente questo.”

Lavorare meglio con le App Cegeka

Microsoft Dynamics 365 Business Central è un software gestionale flessibile, funzionale e affidabile, in grado di adattarsi perfettamente a una grande varietà di realtà e contesti aziendali. Non sempre, però, la soluzione standard è in grado di soddisfare al 100% le specifiche esigenze di aziende che hanno bisogno di gestire particolari processi con soluzioni mirate.

È per questo che Cegeka ha sviluppato una suite di App per Business Central pensata per estendere le funzionalità dello standard e coprire specifici processi aziendali. “L’App Workflow – spiega l'Amministratore Delegato di GRUPPOEMMEBI – è stata proprio una novità per noi. Grazie all’App le persone hanno capito che il loro lavoro fa parte di qualcosa di più grande, di un lavoro di squadra, dove ognuno mette il suo pezzo. Questo secondo me è stato un altro cambiamento di mentalità per noi, il lavoro per team non era la norma prima. Il concetto di workflow e di team l’abbiamo poi sposato anche con un altro lavoro che abbiamo fatto con Cegeka che è la creazione di sistemi di controllo delle commesse intragruppo, un aspetto che sfuggiva alla gestione precedente. Questo è stato un lavoro pensato proprio insieme a Cegeka e che ha risolto un’esigenza non solo di tipo fiscale ma relativa ad nuovo modo di lavorare.”

“Anche l’App di Amministrazione Avanzata è stata fondamentale – prosegue Giorgio Marchi – in particolare in ottica di internazionalizzazione. Oggi abbiamo una gestione amministrativa just-in-time, teniamo tutto sotto controllo non solo dal punto di vista della commessa ma dal punto di vista dei dati finanziari e fiscali. Un’altra delle esigenze che avevamo era quella della tesoreria, gestire una tesoreria un po’ più complessa e soprattutto legata alla nostra gestione di commessa. L’App Cegeka ci ha permesso di passare da una contabilità standard ad una contabilità per commessa, perché gran parte della programmazione finanziaria che noi dobbiamo fare, lo dico proprio in termini di peso specifico che hanno questo tipo di costi e ricavi all’interno della programmazione finanziaria, è legato alla commessa quindi a dati di tipo previsionale, non contabile. Questa App ci ha aiutato ad integrare la nostra previsione finanziaria basandoci su quello che è il core della nostra attività ovvero la gestione della commessa.”

Una stretta collaborazione

Un progetto, quello con GRUPPOEMMEBI, che ha esaltato e reso giustizia alla tagline Cegeka “In cloose cooperation”. Dall’analisi dei requisiti al disegno della soluzione fino all’implementazione, ogni fase è stata contraddistinta dal medesimo approccio collaborativo volto alla soddisfazione delle richieste. “La relazione tra GRUPPOEMMEBI e Cegeka è stata ottima – conclude Giorgio Marchi – si è trattato di una conoscenza azienda-azienda ma anche persona-persona. Dopo pochissimo tempo avevamo creato una squadra affiatata e competente, con un costante scambio di idee, esperienze, professionalità da ambo le parti.”