Inarca

Inarca, azienda leader nella progettazione e nello sviluppo di terminali, connettori, tecnologie e macchine per la connessione elettrica, da più di dieci anni si affida ai servizi IT di Cegeka per supportare la propria crescita. Una crescita che ha visto l’azienda padovana, fondata nel 1964, rinnovare più volte il proprio sistema gestionale, allo scopo di dotarsi di una soluzione che fosse non solo affidabile e potente ma soprattutto flessibile e longeva.

È così che Inarca ha scelto Microsoft Dynamics NAV, un ERP dal respiro internazionale ma allo stesso tempo perfettamente adattabile alle esigenze locali. “Quello che ci ha convinti fin da subito – spiega Nicoletta Piovesan, responsabile amministrativa di Inarca – è stata la capacità di personalizzazione offerta dalla piattaforma, in netto contrasto con gli altri ERP sul mercato che ci sono sembrati troppo rigidi. Poi cercavamo un prodotto che non invecchiasse in fretta, che rimanesse vivo, rilevante anche dopo anni”. “Con il vecchio ERP – prosegue Paolo Schievano, responsabile IT di Inarca – eravamo abituati ad avere una certa autonomia, anche per quanto riguarda lo sviluppo. Avevamo fatto diverse customizzazioni e quindi non volevamo perdere tutto quel know-how che avevamo accumulato nel tempo, però volevamo anche una soluzione che fosse più aperta, più internazionale e NAV ci è sembrata la scelta ideale.”

Un mondo di App

Microsoft Dynamics NAV, già nella sua versione standard, è in grado di coprire la maggior parte delle esigenze delle aziende in tantissimi settori diversi. Ci sono, però, casi in cui le funzionalità standard non bastano e per rispondere ad alcune specifiche esigenze serve qualcosa in più. Cegeka ha sviluppato un set di App per Microsoft Dynamics NAV che completano e ampliano le potenzialità del software facilitando la gestione dei processi aziendali.

Inarca ha deciso di implementare la quasi totalità delle App Cegeka disponibili, sfruttandone la modularità e configurandole secondo necessità. “NAV, inizialmente, si presentava come una scatola con un po’ di mattoncini – precisa Piovesan – ne mancavano però alcuni che per noi erano fondamentali. Così abbiamo deciso di installare quasi tutte le App Cegeka e le usiamo anche in maniera piuttosto intensiva, dalla manutenzione alla gestione agenti, fino al modulo FCC per il controllo dei costi di fabbrica. Quest’ultima in particolare è un’App molto importante a cui abbiamo dedicato molto tempo e attenzione. È un modulo complesso che però oggi ci permette di calcolare le rimanenze finali in meno di mezza giornata di lavoro, e il dato è sempre attendibile”. “Alcune App – sottolinea Schievano – hanno visto la luce proprio grazie a questo progetto, sono nate sulla base di nostre esigenze. Come ad esempio le App per la parte di qualità, sono il risultato di un lavoro iniziato insieme. Noi avevamo già un software di gestione della qualità, quindi un verticale specifico, però il nostro intento era quello di avere in unico ambiente, oltre alla gestione della produzione, anche tutta quella parte di qualità che veniva demandata all’esterno”.

Perché alimentare fonti dati diverse quando è possibile gestire tutto in un unico punto centrale? Aver eliminato la necessità di gestire i processi di controllo qualità attraverso un software esterno ha reso il lavoro efficiente, ha facilitato l’integrazione dei dati ed ha eliminato ulteriori costi di manutenzione.

“Oggi – prosegue Schievano – utilizziamo le schede tecniche della qualità per i carichi dei materiali, gli ordini e tutte le attività di produzione. Per quanto riguarda gli altri moduli legati alla qualità, vengono utilizzati per la gestione delle non conformità, i reclami e tutta la parte di valutazione fornitori. Non abbiamo mai avuto problemi con questi moduli, si sono dimostrati molto flessibili”.

Per un continuo miglioramento nella gestione del business, un’app alla volta

L’App per la gestione documentale (DOC) rappresenta un altro degli highlight di progetto. La gestione avanzata degli allegati, il controllo di validità e obbligatorietà, la creazione di versioning e la personalizzazione dei percorsi di archiviazione sono solo alcuni dei vantaggi che l’App apporta allo standard NAV. “Oggi uno dei temi principali per le aziende – commenta Piovesan – è come trasmettere le informazioni e non disperdere il patrimonio di conoscenza aziendale, in tutti gli ambiti. Abbiamo lavorato molto  in questa direzione e abbiamo anche diverse certificazioni, questo comporta una più dettagliata documentazione di tutto ciò che viene fatto nei processi aziendali, dalle procedure alle istruzioni operative ecc. Avevamo già una soluzione «fatta in casa» ma quando abbiamo visto il DOC abbiamo voluto subito provarlo e devo dire che sta funzionando molto bene, ci ha anche permesso di impostare una struttura più definita e chiara per la gestione documentale”. “Poi c’è tutta la parte di gestione delle commesse – continua Schievano – che è un po’ il fulcro di tutte le nostre attività. Abbiamo fatto evolvere le commesse standard di NAV in una soluzione che comprendesse sia la parte operativa che la parte di collegamento con gli altri mondi, vedi la produzione e la manutenzione e anche tutta la parte di gestione delle non conformità, quindi abbiamo un po’ ampliato tutta quella parte lì.”

Senza le App non avremmo potuto fare tantissime cose, sono indispensabili per il nostro modo di lavorare. Non credo saremmo riusciti ad ottenere altrettanto con un altro software…

Nicoletta Piovesan, Responsabile Amministrativa, Inarca

Per un’azienda come Inarca la gestione delle manutenzioni è un altro aspetto che merita attenzione particolare. “Con il modulo di adesso gestiamo la manutenzione di tutta la fabbrica, di tutti gli impianti, e sono tanti, e degli stampi. Noi abbiamo circa cinquecento stampi attivi, ognuno di essi quando finisce di produrre deve essere manutenuto ed ha una sua lista di attività legate ai contatori… grazie al lavoro di Paolo e del nostro ufficio IT siamo riusciti a portare a livello di officina tutta la gestione delle attività di manutenzione. Ogni banco dell’officina ha il suo NAV, quindi ognuno ha visibilità delle proprie attività, le dichiara, le chiude ed effettua il completamento tecnico. Per fare questa operazione avremmo dovuto utilizzare un MES però, anche in questo caso, ci siamo detti «Abbiamo tutto su NAV, l’ordine è su NAV, tutta la parte di struttura macchine è su NAV, la parte produttiva è su NAV, i ricambi anche ecc. quindi perché non gestire anche questa manutenzione su NAV?» e così abbiamo fatto”.

La combinazione Dynamics NAV e App Cegeka è risultata vincente per Inarca, non solo per la perfetta integrazione dei moduli con il sistema ERP ma anche per la possibilità di lavorare con dati sempre affidabili e tracciabili.

Fatturazione elettronica, gestione terminali e workflow

“L’abbiamo sempre vista come un’opportunità non come un obbligo – afferma Piovesan in riferimento alla fatturazione elettronica – dal punto di vista del flusso passivo l’App Cegeka è notevole e ci ha permesso di risparmiare tempo e snellire il processo di abbinamento fatture. Avere un contenitore dove hai tutte le fatture che devi registrare è un bel salto in avanti. Prima avevi dei pezzi di carta sulla scrivania, adesso sappiamo con assoluta immediatezza quante fatture dobbiamo registrare al mese e soprattutto corredate di tutti gli allegati.”

DEA è una delle ultime App ad essere stata implementata ed è quella dedicata alla gestione dei terminalini touch: “Usiamo l’App da fine anno scorso – spiega l’IT manager di Inarca – abbiamo già fatto diverse gestioni con DEA, sia per quanto riguarda la movimentazione dei materiali che per l’avanzamento, il controllo di magazzino e il controllo spedizioni. La stiamo implementando un po’ alla volta. Il vantaggio principale è che è un modulo abbastanza versatile, riusciamo a dare agli operatori degli strumenti abbastanza semplici che però risolvono diverse problematiche. Abbiamo messo a punto un “mini modulo” per andare a gestire i controlli di produzione, quindi l’operatore va a leggere i barcode e genera in automatico la scheda di controllo aggiornata. Prima questa attività richiedeva tempo adesso nel giro di cinque minuti la scheda di controllo è aggiornata. Abbiamo eliminato anche la carta e facciamo tutte queste attività direttamente in loco, senza dover passare per la scrivania al pc. L’input dei dati avviene direttamente davanti alla macchina.”

Ultimo, ma non certamente per importanza, l’App per la gestione del workflow. Un App che permette di generare un flusso di processo operativo per anagrafiche e documenti. “Lo abbiamo implementato da subito – conclude Schievano – con ottimi risultati, ci ha risolto molti problemi. Ad esempio nella gestione delle anagrafiche, sia per quanto riguarda le anagrafiche di magazzino che le anagrafiche clienti/fornitori, tramite l’App siamo in grado di avere un controllo più specifico anche sulla bontà dei dati che vengono inseriti, visto che abbiamo implementato delle procedure di controllo legate al workflow. Quindi oltre ad avere i dati corretti abbiamo anche abilitato gli accessi alle anagrafiche. Quando le anagrafiche vengono validate e passate di stato nel workflow siamo sempre sicuri che i nostri dati siano corretti”.