EVAPCO Europe centralizza i suoi sistemi IT con un moderno sistema ERP

Cosa fare quando la tua azienda si trova di fronte a sistemi obsoleti e a dati frammentati sparsi tra diversi stabilimenti? Questo è esattamente quello che è successo a EVAPCO Europe. Per affrontare questi problemi, l'azienda manifatturiera ha unito le forze con Cegeka Business Solutions. Insieme, hanno implementato una soluzione ERP moderna, centralizzata e unificata che ora è pronta per essere diffusa in tutti gli stabilimenti europei.

Fondata nel 1976, EVAPCO è un'azienda manifatturiera privata, leader nel settore, con risorse globali e soluzioni per applicazioni di trasferimento del calore in tutto il mondo. Il gruppo possiede più di 20 stabilimenti in tutto il mondo e fornisce prodotti di raffreddamento evaporativo a più di 150 Paesi. Anche se EVAPCO è diventata una multinazionale di successo ed è sempre attenta all'innovazione, c'era ancora spazio per centralizzare i sistemi IT e armonizzare i dati, così da aumentare l'efficienza.

Un progetto pilota di alto livello

Ecco perché EVAPCO Europe, la sede regionale di EVAPCO che si trova in Belgio dal 1999, ha lanciato un progetto pilota per modernizzare i suoi sistemi IT. Annelies Lambrechts, Finance Manager di EVAPCO Europe: "I nostri stabilimenti in Belgio e Danimarca utilizzavano sistemi obsoleti. Avevamo urgente bisogno di una piattaforma moderna, unificata e centralizzata. Abbiamo lanciato un progetto pilota in Belgio, che in seguito potrebbe essere esteso anche agli altri nostri stabilimenti europei per risolvere problemi come la frammentazione dei dati e per crescere più forti insieme".

Alla ricerca della soluzione giusta

Nel 2019, Annelies e il suo team hanno iniziato a preparare il progetto pilota. Per prima cosa hanno mappato i loro requisiti: "Abbiamo concordato che avevamo bisogno di un sistema aperto, facile da usare, compatibile con Excel e disponibile in più lingue. L'integrazione era, naturalmente, la chiave, poiché volevamo che la piattaforma centralizzasse tutti i nostri dati e sistemi, in tutte le divisioni e i Paesi".

Dopo questa analisi dettagliata, Annelies e il suo team hanno contattato una dozzina di fornitori: "Abbiamo invitato cinque possibili fornitori presso i nostri uffici per fargli presentare le loro soluzioni. Tutte soddisfacevano i nostri requisiti, quindi abbiamo dovuto guardare il quadro generale. Una soluzione Microsoft è da subito sembrata la scelta più adatta, dato che gli Stati Uniti avevano una predilezione per Microsoft Dynamics e la Danimarca stava usando Microsoft Axapta. Considerando tutto questo, abbiamo deciso di unire le forze con Cegeka Business Solutions per implementare Microsoft Business Central come nostra nuova soluzione ERP".

"L'atteggiamento comunicativo e onesto di Cegeka si poteva percepire fin dall'inizio: ci hanno guidato bene e hanno garantito una collaborazione davvero stretta."

- Annelies Lambrechts, Finance Manager di EVAPCO Europe

Un intenso follow-up

L'implementazione è stata avviata nella seconda metà del 2020. EVAPCO e Cegeka hanno identificato tutti i diversi key-users e hanno organizzato un kickoff meeting con i consulenti e il project manager. Ogni key-user è stato coinvolto per analizzare la situazione attuale e discutere su come Business Central potesse ottimizzare il business. Una considerevole quantità di tempo ed energia è stata dedicata al change management e alla definizione delle giuste aspettative.

In previsione di un futuro roll-out, Annelies e il suo team hanno capito che era importante ottenere l’approvazione anche da ogni stabilimento europeo. In ogni fase, dall'analisi iniziale all'implementazione finale, i colleghi danesi e italiani si sono uniti alle riunioni mensili di aggiornamento per discutere dove stesse andando il progetto, quali difficoltà fossero state incontrate, se i progressi fossero soddisfacenti ecc.

"È stato un processo molto intenso per tutte le persone coinvolte, specialmente per i nostri key-users. Abbiamo lavorato costantemente fianco a fianco con Cegeka e allo stesso tempo abbiamo svolto un gran lavoro di pulizia dei dati e di test".

Nei tempi e sotto il budget

Nel luglio 2021, EVAPCO è andata live con un nuovissimo sistema ERP che supporta il finance, gli acquisti, la gestione del magazzino e alcune funzioni del processo di produzione. Non solo il progetto è stato completato in tempo, ma Cegeka è anche riuscita a concludere le attività restando al di sotto del budget. Inoltre, c'erano ancora dei fondi per ottimizzare il sistema in futuro.

Annelies guarda al progetto con grande soddisfazione: "Oggi stiamo già raccogliendo i benefici della nostra implementazione ERP in tre aree. Prima di tutto, stiamo sperimentando un considerevole risparmio di tempo nei nostri flussi di lavoro quotidiani, specialmente per i team di inserimento ordini e contabilità. Siamo stati anche in grado di impostare un magazzino di stock che ci permette di assegnare il 90% dei nostri articoli ad un ordine. Il risultato è che ora possiamo calcolare i margini e cercare le ottimizzazioni nei dati, il che si traduce in informazioni molto più dettagliate su di noi e sui mercati."

“Il progetto ERP sta già mostrando il suo immenso valore: stiamo rilevando risparmi di tempo in diverse divisioni, siamo in grado di calcolare i margini e abbiamo informazioni più dettagliate su di noi e sui mercati.”

- Annelies Lambrechts, Finance Manager di EVAPCO Europe

Pronti per il futuro

Con il successo del progetto pilota in Belgio, EVAPCO ha grandi piani per migliorare ulteriormente il suo ERP: "La nostra implementazione ERP è stata accolta con grande entusiasmo in Europa e ha anche suscitato l'interesse della nostra sede centrale negli Stati Uniti. In futuro, speriamo di continuare a perfezionare e ottimizzare i nostri dati e flussi. In tre o quattro anni, prevediamo di integrare completamente la produzione nel nostro sistema con l'aiuto degli Stati Uniti. Infine, continueremo a sostenere e assistere gli altri stabilimenti europei con i loro progetti ERP: daremo il via all'implementazione in Danimarca nel 2022 e il sistema danese dovrebbe entrare in funzione nel 2023"

“Questo progetto ERP è stato un vero arricchimento per la nostra azienda. Oggi tutti ragionano insieme per ottimizzare ulteriormente il sistema in futuro. Il gioco di squadra è aumentato in modo esponenziale e il nostro investimento sta già dando i suoi frutti.”

- Annelies Lambrechts, Finance Manager di EVAPCO Europe

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