Microsoft Dynamics apre le porte al futuro per ARLU

Guidando lungo la E403 ad Ardooie in Belgio, è impossibile non notare l’impressionante nuovo sito produttivo di ARLU. “Opening Doors”, lo slogan del produttore di ferramenta per porte, adorna la facciata lunga più di 100 metri. Questo nuovo edificio è il culmine dell’integrazione di Argent Alu e Louage & Wisselinck. Cegeka ha consentito l’integrazione dei processi di business tramite un’unica soluzione ERP condivisa.

In linea con l’obiettivo di diventare un fornitore completo di sistemi per porte sia per l’interno che l’esterno, Argent Alu ha rilevato la Louage & Wisselnlick alla fine del 2017. Per rinforzare l’integrazione, le due aziende operano sotto la stessa bandiera da gennaio 2021: ARLU nv.

I precedenti stabilimenti sono stati sostituiti da un enorme complesso di più di 30000 m² presso Ardooie – la nuova casa dei marchi leader di mercato per la ferramenta per serramenti argenta® e rob®. Il complesso comprende macchinari moderni, un magazzino e gli uffici. L’integrazione di tutti i processi di business nello stesso momento si presentava come una vera sfida.

“Le due aziende lavoravano con ERP diversi: un sistema obsoleto basato su IBM Power 8 (As400) e Microsoft Dynamics NAV”, spiega Wim Waelkens, CEO di ARLU. “Ma tutte le attività si stavano spostando ad Ardooie, il momento ideale per uniformare i sistemi in un software che supportasse le nostre ambizioni di crescita, rispondesse alle esigenze digitali di oggi e assicurasse continuità”

"Nell’ottica di integrare in modo efficiente i 3 siti produttivi sotto la stessa bandiera ARLU, era imperativo un sistema ERP uniforme per tutti."

– Wim Waelkens, CEO di ARLU

Desiderata: la combinazione ideale di pacchetto software e partner

ARLU era alla ricerca sia di un sistema ERP ad alte prestazioni sia di un partner di implementazione affidabile. A questo proposito, l’azienda aveva preparato un'elaborata RFP. Wim “Cegeka è subito emersa come la scelta migliore. Con Microsoft Dynamics NAV come base solida, e con alcune caratteristiche extra, abbiamo trovato una soluzione per tutti i requisiti specifici della nostra azienda”.

Wim non crede più che le customizzazioni ad un sistema ERP siano l’approccio migliore: “la personalizzazione comporta dei rischi, e lo avevamo già sperimentato in prima persona in Argent Alu. Inizialmente, il sistema funzionava alla perfezione ma dopo alcuni anni intralciava la nostra crescita. Nessun aggiornamento continuo, nessuna documentazione. Crescere e stare in linea con i bisogni digitali di oggi era impossibile”.

“Cegeka ha trovato una soluzione che incontrava tutte le nostre esigenze, con anche nuove funzionalità intelligenti sulla base di Microsoft Dynamics NAV.”

– Wim Waelkens, CEO di ARLU

Tre moduli aggiuntivi per integrare il pacchetto standard

Cegeka aveva già implementato Microsoft Dynamics NAV alla Louage & Wisselinck nell’aprile 2018. “Il sistema aveva già dimostrato il suo valore aggiunto per alcuni nostri dipendenti. Tuttavia, ARLU aveva bisogno di più di un’implementazione dello stesso software. Volevamo integrare e ottimizzare i processi di business nello stesso momento.”, afferma Wim.

Hilde De Moor, Account Manager di Cegeka, aggiunge: “Per questo abbiamo guardato oltre lo standard Microsoft Dynamics. ARLU aveva bisogno di un configuratore per automatizzare i complessi calcoli di prezzo relativi ai prodotti personalizzati. A seguito di più negoziazioni con diversi player esterni, abbiamo trovato che la soluzione “Experlogix CPQ for Dynamics” era quella che rispondeva meglio alle nostre esigenze.

Wim: “Per gli ordini standard abbiamo impostato EDI, electronic data interchange. Gli ordini sono acquisiti digitalmente e immediatamente inseriti nel sistema ERP. E grazie alla cattura documenti riusciamo a leggere facilmente tutte le fatture di acquisto. Questo semplifica e velocizza il processo di gestione degli ordini e ne semplifica l’amministrazione.

Deadline difficili finalmente rispettate grazie alla forte capacità progettuale

Cegeka e ARLU iniziarono il progetto a metà del 2019. Dice Hilde: “Abbiamo allineato le discrepanze fra i processi di business delle due aziende, prezzi di costo, parco clienti e dati di produzione. Allo stesso tempo, abbiamo integrato i nuovi moduli e tutti i dati rilevanti dal sistema personalizzato a Microsoft Dynamics NAV.

L’imminente spostamento del sito produttivo, schedulato per il 1° gennaio 2021 era una deadline stringente, non c’era tempo da perdere. Wim: “Cegeka non è un piccolo player. Hanno abbastanza risorse per lavorare velocemente quando il progetto lo richiede. Fortunatamente la pandemia non ha messo i bastoni fra le ruote al progetto. Tutto è stato svolto da remoto, ma non appena siamo tornati operativi, il treno era sul binario.

"Abbiamo potuto contare sullo stesso solution architect che aveva seguito il precedente progetto NAV presso Louage & Wisselinck per tutta la durata del progetto - Thomas conosce le nostre aziende come le sue tasche, questo è stato di sicuro un gran vantaggio.” Aggiunge Hilde: “Unitamente al project manager di ARLU, Jannes, Thomas ha assicurato che la cooperazione funzionasse perfettamente e che i termini venissero rispettati senza problemi."

 "Cegeka non è un piccolo player. Hanno abbastanza risorse per lavorare velocemente quando il progetto lo richiede."

– Wim Waelkens, CEO di ARLU

Tutti a bordo!

Specialmente per i dipendenti di Argent Alu, il passaggio a Microsoft Dynamics NAV, è stato un bel cambiamento. “il cambiamento è sempre difficile” afferma Wim. “Richiede tempo per ricercare informazioni e aumenta il carico di lavoro. Cegeka ha guidato i nostri impiegati nel nuovo sistema e svolto alcuni training intensi e specifici per i key users. Nel frattempo, ognuno ha potuto conoscere il software e siamo ora pronti per puntare più in alto”.

Cambiare marcia più velocemente

Ora che tutti i processi di business sono stati interlacciati con il sistema ERP, ARLU vuole continuare a sviluppare l’azienda a forze congiunte. Wim: “i diversi step all’interno del nostro processo di produzione sono documentati in modo sicuro all’interno del sistema. In questo modo, ogni nuovo collega può iniziare a lavorare velocemente, e possiamo anche monitorare ogni step dettagliatamente. Per esempio: il sistema alloca automaticamente il materiale richiesto dagli ordini, dandoci una panoramica chiara dello stock e facilitando la pianificazione dei bisogni”.

Wim desidera crescere del 10% ogni anno con ARLU. “il passaggio a Microsoft Dynamics NAV era necessario per realizzare quest’ambizione. Il nostro precedente sistema limitava la nostra crescita. Ora con la stessa conoscenza in house, ci possiamo muovere più veloci”.

Prossimo step: migrazione a Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics NAV non è la stazione di fine corsa per ARLU. “Vogliamo ottimizzare i nostri processi e il nostro sistema ERP, ancora di più con Cegeka. Non appena ARLU sarà stabile e avremo sufficiente esperienza con il sistema attuale, vogliamo eliminare le customizzazioni ove possibile e migrare a Business Central.”

“Per rimanere in contatto con i nostri clienti 24 ore al giorno, vogliamo sviluppare un portale web. Dato che Cegeka ha le risorse per gestire progetti ampi e complessi, torneremo a lavorare con loro in futuro.”.