La scale-up Talenco  implementa Business Central in solo 4 mesi

I processi di business complessi non sono nuovi per Talenco. Dalla sua fondazione, cinque anni fa, l’azienda è cresciuta da 2 a 150 dipendenti e ha un metodo di fatturazione su misura per quasi ogni cliente. Talenco si è rivolta a Cegeka per gestire la loro consolle di lavoro in modo semplice ma orientato al futuro.

Talenco è una scale-up che fornisce competenze industriali alle aziende manifatturiere. In breve, essi risolvono specifici problemi tecnici nel mondo industriale attraverso diversi servizi: sistemi di manutenzione, progetti di ingegnerizzazione e costruzione, consulenza, costruzione di macchine, innovazione e digitalizzazione. Talenco a 5 anni dalla sua fondazione è cresciuta con successo fino a 150 dipendenti. L’intero gruppo conta 180 addetti.

Crescita digitale

Questa rapida crescita e processi di business sempre più complessi hanno messo Talenco di fronte all’inevitabile sfida della gestione contabile e della supply chain. “il nostro processo di fatturazione è quasi completamente personalizzato per ciascun cliente. Il programma per la contabilità che usavamo non reggeva più il passo con la crescente complessità. Avevamo bisogno di ulteriore digitalizzazione per sostenere i complessi processi amministrativi che si erano venuti a creare” afferma il CEO Jens Hendrickx.

“Il nostro processo di fatturazione è quasi completamente personalizzato per ciascun cliente. Avevamo bisogno di ulteriore digitalizzazione per sostenere i complessi processi amministrativi che si erano venuti a creare”

- Jens Hendrickx, CEO di Talenco

Un sistema facile

Così Talenco ha iniziato a cercare un nuovo partner per implementare il nuovo sistema. Afferma Jens: “Ci immaginavamo un sistema semplice ed elegante che andasse a pennello per la nostra customer base. Una piattaforma ERP che incrementasse efficienza e riducesse il rischio di errore umano. A seguito di concitate discussioni con diversi partners e di un’analisi dei costi, la scelta è andata all’unanimità sulla soluzione proposta da Cegeka. Il loro curriculum è impressionante, e avevano compreso esattamente cosa ci serviva. Nessun sistema personalizzato e complicato, ma un sistema standard e flessibile”.

La nuova analisi

Per venire incontro ai bisogni di Talenco, Cegeka ha iniziato con un’analisi approfondita del business. “L’implementazione di un pacchetto ERP non deve più essere un progetto di sviluppo come era in passato” afferma Thibaut Heeren, Sales Manager di Cegeka. “Noi consigliamo ai nostri clienti di innestare il più possibile i loro processi all’interno del pacchetto standard. Questo permette di ottenere un sistema flessibile e scalabile. Invece di spendere tempo e budget in sviluppo e personalizzazione, ci si focalizza su configurazione e parametri. Il nostro compito come partner è accompagnare i clienti in questo.”

“L’implementazione di un pacchetto ERP non deve più essere un progetto di sviluppo come era in passato. Consigliamo ai nostri clienti di innestare il più possibile i loro processi all’interno del pacchetto standard.” 

- Thibaut Heeren, Sales Manager di Cegeka

Un chiaro piano di azione

“Questo approccio basato sul progetto ha dato i risultati sperati” aggiunge Ilja Van Doorslaer, Project Manager di Talenco. “C’è stato un piano d’azione chiaro, mentre la personalizzazione spesso finisce in un vicolo cieco. La trasparenza di Cegeka è stata notevole anche durante l’implementazione. Ad ogni livello di processo, sapevamo cosa fosse necessario fare, quanto ci avremo messo e quante ore/uomo ci avremo messo. Dopo un mese di analisi, l’implementazione è stata svolta in soli 3 mesi, e il budget proposto non è stato mai superato.”

Implementazione alla velocità della luce

Cegeka ha presentato Microsoft Dynamics 365 Business Central, il successore di Navision. Ci sono voluti solo 4 mesi per avere un pacchetto ERP completamente operativo. “Questo è merito loro come nostro” dice Thibaut Heeren. “Le persone di Talenco si sono impegnate in prima persona nel progetto: hanno fornito il tempo necessario al test ed erano sempre perfettamente preparati ad ogni workshop. Questa esperienza è stata un modello in termini di budget e tempi.”

Fatturazione fluida e impeccabile

“La fatturazione è un passo in avanti importante per noi e per i nostri clienti”, Lieve Wouters, Project Manager di Talenco “Fino a poco tempo fa gestivamo ancora in Excel un’ampia parte della fatturazione. In Business Central, questo processo è molto più efficiente e accurato. Il margine di errore relativo alla complessità della nostra fatturazione è ora vicino allo zero. Inviamo promemoria automatici con e-mail standard, le fatture stesse sono chiare e corrette. Abbiamo anche fatto grandi passi avanti nel reporting. Oggi abbiamo una panoramica costante della nostra situazione finanziaria e sappiamo perfettamente se stiamo utilizzando le tariffe corrette.”

“Il margine di errore relativo alla complessità della nostra fatturazione è ora vicino allo zero. Abbiamo una panoramica costante della nostra situazione finanziaria e sappiamo perfettamente se stiamo utilizzando le tariffe corrette.”

- Lieve Wouters, Project Manager di Talenco

Ulteriore espansione

Talenco ha fatto una serie di acquisizioni in un breve periodo di tempo, quindi è stato necessario elaborare tutto amministrativamente in modo corretto e senza intoppi. L'azienda ha rilevato una parte della fallita CG Power Systems per entrare in un nuovo segmento di mercato, ovvero la manutenzione dei trasformatori. Con questo, Talenco ora lavora anche su progetti internazionali e offshore e può concentrarsi ancora di più a soluzioni complete per i suoi clienti. Anche la società di personale Mercor è stata rilevata. In futuro si concentrerà quindi ancora di più sulla gestione dei servizi. Questo significa più complessità. Ulteriori ampliamenti di Business Central sono quindi già in programma.

"Microsoft 365 Business Central è un sistema modulare e quindi molto scalabile per natura", dice Ilja Van Doorslaer, Engineering Consultant di Talenco. "Si inizia con la contabilità e la fatturazione, e una volta che questo funziona senza problemi, si integrano processi come la gestione della supply chain e la gestione del magazzino. Questi sono i prossimi passi che stiamo pianificando ora".

“Integreremo i nostri processi HR e pianificazione all’interno del sistema, così da poterli automatizzare e mappare” spiega Jens Hendrickx. “Abbiamo molti ingegneri che lavorano on site, così che l’integrazione di pianificazione e HR porterà un grande valore aggiunto. Ci consente, per esempio, di integrare scale retributive e rilevazione presenze, e poi riallacciarli alla segreteria della contabilità sociale.”

La potenza di Business Central e Cegeka

"La complessità della nostra azienda sta aumentando insieme alla crescita", conclude Jens Hendrickx. "Abbiamo iniziato a lavorare con Cegeka al momento giusto per gestire correttamente l'amministrazione dalle fondamenta. Una volta che tutti i dati sono stati correttamente integrati nel pacchetto standard, è possibile implementare facilmente nuove estensioni e applicazioni. Ogni funzionalità che aggiungiamo ora significa un significativo guadagno di tempo e di efficienza e una maggiore comprensione delle operazioni aziendali. Dobbiamo tutto questo all'approccio di Cegeka. Con loro come co-pilota e Business Central come motore, siamo pronti per il futuro".

“Ogni funzionalità che aggiungiamo ora significa un significativo guadagno di tempo e di efficienza e una maggiore comprensione delle operazioni aziendali. Dobbiamo tutto questo all'approccio di Cegeka. Con loro come co-pilota e Business Central come motore, siamo pronti per il futuro.”

- Jens Hendrickx, CEO di Talenco

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