Nooit te moe, nooit te laat: maak kennis met Copilot voor Microsoft 365 [6/6]

Onze onderwerpen van vandaag: 

• Wat de komst van Copilot voor Microsoft 365 betekent voor de digitale werkplek

• Waarom eentonig werk voorgoed verleden tijd wordt

• Hoe je Copilot voor Microsoft 365 kunt *krijgen*, maar...

• … waarom het verder gaat dan alleen ‘plug and play’ 😊

• Enkele lessen van onze eigen Copilot-onboarding

• Enkele zaken om rekening mee te houden bij het berekenen van de ROI

• Waarom we readiness assessments aanbieden en wat je daaruit kunt afleiden. 

We beginnen eraan!

Welkom allebei.  Copilot voor Microsoft 365 werd op 1 november gelanceerd. Wat betekent dit nieuws voor jullie als experts in de wereld van digitale werkomgevingen?  

Bart: Eerst en vooral is het belangrijk om te beseffen dat Copilot voor Microsoft 365 niet gewoon een update van Microsoft 365 is, integendeel. Deze lancering betekent een ongelooflijke sprong vooruit, omdat je vertrouwde Office-programma's voortaan bijna volledig op artificiële intelligentie vertrouwen. Elk programma heeft namelijk een eigen, onvermoeibare persoonlijke assistent die een groot deel van je werk, vooral de meer eentonige taken, overneemt. 

Luc: We zien dat er op de markt veel belangstelling is voor Copilot. Voor ons is deze lancering dus het ideale moment om onze bewezen expertise in digitale werkplekken aan de wereld te tonen. Ja, we hebben veel klanten en we beheren maar liefst 15.000 werkplekken voor de Vlaamse overheid. Hoewel dat een enorm project is, blijven we meestal nog steeds heel bescheiden. Maar dat is niet nodig, omdat we net een van de weinige aanbieders zijn die digitale werkplekprojecten volledig van A tot Z kunnen leveren. Wij leveren immers niet alleen de hardware, maar willen ook dat werknemers zich goed voelen op hun werkplek.  

“Elk Microsoft Office-programma heeft een eigen, onvermoeibare persoonlijke assistent die een groot deel van je (eentonige) taken overneemt.” 

Bart, wat bedoel je precies met eentonige taken? 

Bart: Net als ChatGPT en de meeste andere generatieve AI-tools die vandaag de dag beschikbaar zijn, kan Copilot inhoud genereren op basis van jouw input. Maar het gaat veel verder dan dat. Copilot kan tekst omzetten in een PowerPointpresentatie, een offerte, een rapport of een e-mail. Het kan vergaderingen samenvatten en actiepunten selecteren, net zoals jij dat wilt. Je kunt Copilot vragen om gegevens op te zoeken die ergens in je bestanden, mails, mappen en SharePoint-documenten verstopt zitten. Het kan zelfs Excel-werkbladen analyseren op basis van eenvoudige instructies. 

Luc: Het interessante is dat je met Copilot kunt praten, net zoals je dat met een collega zou doen. Je kunt Copilot vragen stellen zoals: “Vat de laatste 5 e-mails over klant X samen”. De kwaliteit van het resultaat wordt natuurlijk beter naarmate je leert hoe je de tool op een effectieve manier kunt gebruiken, zoals je in een van je vorige blogs al opmerkte. Gerichte vragen leveren betere resultaten op dan vage en dat is iets dat je oppikt terwijl je de tool gebruikt.

“Voor ons is de lancering van Copilot voor Microsoft 365 het ideale moment om onze bewezen expertise in de wereld van digitale werkplekken aan de wereld te tonen.” 

Stel, ik ben zaakvoerder van een bedrijf en ik wil Copilot gebruiken. Kan ik het gewoon kopen? 

Bart: In principe wel ja, dat kan je. Maar het is niet zo dat je een licentie koopt en de tool meteen kunt gebruiken. Ten eerste moet je aan een aantal technische eisen voldoen, zoals het hebben van de juiste licenties en overeenkomsten, minimaal 300 gebruikers*, enzovoort. Daarnaast moet je je Office-omgeving configureren, onder andere door transcriptie in Teams in te schakelen en de rechtenstructuur en gegevensclassificatie in orde te brengen om te voorkomen dat mensen toegang krijgen tot gegevens die ze niet zouden mogen zien. Daarom is een zogenaamde readiness assessment zo cruciaal. 

*deze beperking is opgeheven in januari 2024 

Luc: Inderdaad. Er zijn verschillende technische aspecten waarmee bedrijven rekening moeten houden. Copilot is ideaal voor klanten die een Data Protection Officer of DPO hebben en dat is het geval voor de meeste bedrijven. Daarnaast heb je ook het onboardingproces. Dat wordt vaak vergeten, maar is oh zo belangrijk. De tool werkt heel intuïtief, maar blijft wel een volledig nieuwe manier van werken. Het is met andere woorden een veranderingsproject dat ook zo moet worden aangepakt. 

Wat hebben we geleerd van onze eigen onboarding bij Cegeka?

Bart: Onboarding is een veranderingsproces dat idealiter in verschillende fasen wordt uitgerold en waarop je eerst de meer nerdy mensen binnen je bedrijf loslaat. Zij proberen graag nieuwe dingen uit en delen daarna hun ervaring met anderen. Daarnaast heb je ook een doordacht communicatieplan en voldoende interne ondersteuning nodig. Copilot draait om experimenteren, leren en ervaringen delen. Zo hebben we groepen op Teams waar mensen tips kunnen vragen of delen, vragen kunnen posten, updates en probleemoplossing kunnen bieden en nog veel meer. 

Wat is de populairste tool? 

Bart: Op dit moment zijn dat Teams, Outlook en Word, in die volgorde. M365 Chat wordt ook intensief gebruikt en kan via Teams (dan is het een app die je kunt downloaden) of Bing Chat Enterprise (de betalende versie van Bing, gelijkaardig aan de betalende versie van ChatGPT) worden geopend. In M365 Chat kun je vragen stellen over je volledige werkomgeving, zoals e-mails, vergaderingen, bestanden of gegevens op SharePoint-bronnen waartoe je toegang hebt en nog veel meer. Het is ongelofelijk wat de tool allemaal voor jou kan vinden en doen. 

“Je hoort soms dat mensen slechts 10% van de mogelijkheden van een tool echt gebruiken. Ik geloof dat dat percentage door Copilot sterk zal stijgen.” 

Luc: Je hoort soms dat mensen slechts 10% van de mogelijkheden van een tool echt gebruiken. Ik geloof dat dat percentage door Copilot voor Microsoft 365 sterk zal stijgen. Simpelweg omdat je in een eenvoudige, natuurlijk taal met de tool kunt communiceren. Excel is het meest voor de hand liggende voorbeeld. Je kunt je opdracht immers in gewone taal typen en moet dus geen complexe formules opzoeken. De complexiteit van de apps verdwijnt dus steeds meer naar de achtergrond en het komt erop aan om de juiste vragen te stellen. 

Wat gebeurt er tijdens de readiness assessment workshop die je daarnet al even vermeldde? 

Luc: De voorbereiding voor het uitrollen van Copilot voor Microsoft 365 bestaat uit drie fasen: de eerste fase is een readiness assessment, waarin we evalueren in welke mate een bedrijf klaar is om Copilot voor Microsoft 365 te introduceren. Dat doen we zowel op technisch als op functioneel vlak. Op basis van de eerste technische voorwaarden en de functionele vereisten bepalen we wat er nog moet gebeuren om de tool efficiënt te kunnen implementeren. Een sessie duurt doorgaans twee uur en tegen het einde heb je meestal een duidelijk beeld van of je organisatie klaar is voor de implementatie en van de mogelijke obstakels. 

Als je met de volgende fase wilt starten, gaan we onderzoeken wat mogelijk en wenselijk is voor jouw organisatie. Welke medewerkers gaan de tool gebruiken en hoe kan die hun werk gemakkelijker maken? Wanneer vinden we dat een project geslaagd is? Hiervoor maken we gebruik van praktische use cases op basis van rollen. Een salesmedewerker werkt immers op een totaal andere manier dan iemand van de finance-afdeling. Fase 3 is een implementatieplan waarin onder meer de verschillende persona's, scenario's en een stappenplan worden beschreven die nodig zijn om te geraken waar we willen uitkomen. 

Generatieve AI roept vragen op over dataprivacy. Hoe privé is Copilot? 

Bart: Zo privé als maar kan zijn. Copilot voor Microsoft 365 blijft binnen de grenzen van je bedrijf. Je bedrijfsgegevens worden dus niet gebruikt om het model te trainen, zoals wel het geval is bij vele andere (gratis) Gen AI-tools, waaronder de gratis versie van ChatGPT. Het is wel essentieel dat de toestemmingsstructuur binnen je organisatie netjes op orde is. Zo zorg je ervoor dat niemand in je organisatie toegang krijgt tot gegevens uit bestanden die ze niet mogen zien wanneer ze Copilot een vraag stellen. 

“Copilot voor Microsoft 365 blijft binnen de grenzen van je bedrijf. Je bedrijfsgegevens worden dus niet gebruikt om het model te trainen.” 

Copilot heeft natuurlijk een kostenplaatje. Wat met de ROI? 

Luc: Voor een licentie van Copilot voor Microsoft 365 betaal je 30 dollar. Dat lijkt misschien veel, maar als je dit bedrag omrekent naar de tijd die je vrijwel onmiddellijk kunt besparen, valt het best mee. 30 dollar komt overeen met ongeveer anderhalve minuut tijdsbesparing per dag. Het gaat om een minimale investering, want zelfs als je slechts één vergadering bijwoont, levert dat al een flinke tijdsbesparing op. Copilot schrijft niet alleen een verslag van de vergadering, maar haalt er ook belangrijke punten uit en koppelt deze aan de juiste persoon. Uit onderzoek blijkt dat dit zorgt voor een tijdswinst van 30% tot 80%. Zelfs als je uitgaat van het laagste percentage, is het resultaat nog steeds fenomenaal. 

“Je moet verder kijken dan alleen naar de tijd die je wint. Snelheid is maar een deel van het verhaal. Energie en kwaliteit zijn net zo belangrijk.” 

Bart: Ja, maar je moet ook verder kijken dan alleen naar de tijd die je wint. Snelheid is maar een deel van het verhaal. Energie en kwaliteit zijn net zo belangrijk. Als een tool jou helpt om een draft te maken, kost het je minder energie om die af te werken. Naast snelheid en energie, is er ook nog het aspect kwaliteit. Vaak kun je beter werk afleveren in minder tijd. Van alle vergaderingen worden nu automatisch verslagen en actielijsten gemaakt en gedeeld, wat op zich al leidt tot een meer doordachte manier van werken.  

Om af te ronden: Wordt er gewerkt aan uitbreidingen voor Copilot? 

Bart: Absoluut. Daar zijn we mee bezig. Zoals de meeste bedrijven maken wij gebruik van een tijdregistratiesysteem. Technisch gezien is het mogelijk om een extensie te ontwikkelen die Copilot aan dat tijdregistratiesysteem kan koppelen. Copilot heeft toegang tot je agenda, e-mail en activiteiten. Hierdoor kan het inschatten aan welke taken je hebt gewerkt en hoelang die duurden. Je hoeft je dan niet meer bezig te houden met die vervelende tijdregistratie op vrijdagnamiddag (lacht).