Aptco Group consolideert groei met Microsoft Dynamics 365 Business Central

Business

Aptco Group begon als distributeur van laboratoriumapparatuur in België. In de loop der jaren heeft de groep zowel haar geografische bereik als haar activiteiten uitgebreid. Vandaag de dag verkoopt het apparatuur, onderdelen en verbruiksmaterialen aan laboratoria in heel Europa. Daarnaast biedt Aptco Group ook kalibratie-, reparatie- en onderhoudsdiensten aan en produceert het haar eigen apparatuur, die wereldwijd wordt verkocht.

Verschillende tandwielen vormen één machine

In de afgelopen twee decennia is Aptco Group aanzienlijk gegroeid, van een handvol werknemers in de beginjaren tot 150 in 2023. "We zijn voornamelijk actief in West-Europa," zegt Financieel Controller Kevin Lichtert. "We hebben vestigingen in België, Nederland, Frankrijk, Duitsland, Zwitserland en Oostenrijk. We verkopen ook in-house gefabriceerde apparatuur via lokale distributeurs in de VS en Hong Kong."

"Ik vergelijk Aptco Group graag met een machine met een dozijn tandwielen. Elk tandwiel richt zich op waar het goed in is: verkopen, in de meeste gevallen. Om fragmentatie te voorkomen en synergieën op groepsniveau te creëren, dekt ons hoofdkantoor alle overheadkosten, van HR en logistiek tot marketing en administratie. Zo gebruiken we bijvoorbeeld allemaal hetzelfde CRM-systeem."

Traceability en veeleisende klanten

Een andere grote uitdaging voor Aptco Group is de traceability. Kevin: "Omdat wij kritieke apparatuur leveren aan laboratoria en ziekenhuizen, moeten we een waslijst aan parameters rapporteren aan de autoriteiten. Bovendien moeten we specifieke rapporten indienen om onze ISO-certificeringen te verkrijgen. Tegelijkertijd verwachten de meeste klanten dat we hen op de hoogte houden van het volledige leveringsproces, van verzending tot aankomst."

“Omdat wij kritische apparatuur leveren aan laboratoria en ziekenhuizen, moeten we een waslijst aan parameters rapporteren aan de autoriteiten. Bovendien moeten we specifieke rapporten indienen om onze ISO-certificeringen te verkrijgen. Tegelijkertijd verwachten de meeste klanten dat wij hen op de hoogte houden van het volledige leveringsproces, van verzending tot aankomst.”

Solution

In 2007-2008, koos Aptco Group voor Microsoft Navision, een schaalbare oplossing die hen in staat stelde om nieuwe ondernemingen naadloos te integreren en operationele samenhang te versterken. Bijna een decennium later, toen Navision Dynamics 365 Business Central werd, aarzelde Kevin en zijn team geen moment...

Dynamics 365 Business Central

Kevin: "Wij waren de tweede klant van Cegeka die overstapte naar Business Central. Toen we hoorden dat het een cloud-gebaseerde oplossing zou zijn, was het voor ons een no-brainer. Bovendien is het nu veel gemakkelijker om nieuwe bedrijven aan het systeem toe te voegen. Business Central stelt ons in staat om moeiteloos de gegevens van al onze bedrijven te verenigen en daardoor de traceerbaarheid drastisch te verbeteren en aan de eisen van de klant te voldoen."

Laat de add-ons maar komen

Om Business Central verder te optimaliseren, implementeert Aptco Group ook een aantal add-ons van Continia. Kevin: "Met Document Capture kunnen we documenten scannen via OCR en goedkeuringsprocessen, administratie en traceerbaarheid veel gemakkelijker maken. Document Output helpt ons om facturen en andere documenten in een kant-en-klare indeling te verstrekken. En vandaag zijn we bezig met het implementeren van Expense Management om ons dagelijkse uitgavenproces te stroomlijnen en automatiseren."

Application Managed Services

Business Central is voortdurend in ontwikkeling. Om bij te blijven met alle veranderingen, vertrouwt Kevin op de ondersteuning van het team van Cegeka's Application Management Services. "Twee keer per jaar introduceert Microsoft een aantal significante veranderingen in Business Central. Cegeka organiseert dan een webinar om de daadwerkelijke impact van die veranderingen voor ons bedrijf te illustreren. Ons team waardeert deze praktische benadering enorm."

Volgende stap: verbeterde rapportage

"Als kers op de taart zijn we ook van plan om in de toekomst Power BI te gebruiken", zegt Kevin. "Samen met Cegeka zijn we nu bezig met het opruimen van al onze gegevens en het opbouwen van een enorme dataset. Ondertussen brengen we de rapportagebehoeften van elk individueel bedrijf in kaart om ze te kunnen combineren tot één oplossing."

“Sinds de upgrade is Business Central nooit uitgevallen. Uiteindelijk is dat waar het voor onze eindgebruikers om gaat: een solide, gebruiksvriendelijk systeem dat altijd operationeel is.

Approach

Nieuw jaar, zelfde plan

Kevin blikt tevreden terug op de samenwerking met Cegeka. "Met Business Central hebben we nu een moderne, toekomstgerichte ERP-oplossing die ten goede komt aan al onze belanghebbenden. De ondersteuning van Cegeka blijft zeer welkom om ons te helpen bij het integreren van onze recentelijk verworven bedrijven en diegene die nog zullen volgen."

Een combinatie van profielen

Aptco Group en Cegeka werken nu al bijna 10 jaar samen. "Onze CFO en ikzelf staan aan het roer, maar we proberen ook actief onze belangrijkste gebruikers te betrekken. Dit zijn vaak accountants die dag in dag uit werken met Business Central en regelmatig vragen ontvangen van andere eindgebruikers."

"We werken nauw samen met het ondersteuningsteam van Cegeka om grote veranderingen door te voeren. Voor kleinere en minder dringende aanpassingen vertrouwen we op Frederik: hij komt twee keer per maand naar ons kantoor om resultaten te presenteren, vragen op te lossen en de volgende stappen te bespreken. We waarderen zijn input en no-nonsense aanpak enorm. Hetzelfde geldt voor Lieven, de AM van Cegeka, die onze samenwerking in de juiste richting stuurt."

“Het kostte ons een tijdje om het juiste format te vinden, maar sinds we de tweemaandelijkse bijeenkomsten hebben geïntroduceerd, hebben we grote stappen gemaakt. De inbreng en no-nonsense aanpak van Cegeka waarderen wij enorm.”