Bewel bereikt succesvolle communicatie dankzij verandertraject van Cegeka

Met 2200 medewerkers is Bewel een van de grootste werkgevers van Limburg. Na een interne bevraging besloot het maatwerkbedrijf om de communicatie, informatiedeling en samenwerking binnen hun organisatie te verbeteren. Als vertrouwde IT-partner stond Cegeka hen hierin bij. 

Bewel is een organisatie die mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt tewerkstelt. Niet alleen in de eigen werkplaatsen, maar ook op de werkvloer bij klanten in verschillende sectoren. Het Limburgse maatwerkbedrijf heeft negen vestigingen, waarvan het IT-park beheerd wordt door een vierkoppig IT-team. 

“Enkele jaren geleden kregen we als IT-afdeling de kritiek van andere afdelingen dat ze weinig inbreng hadden in de software die ze moesten gebruiken. Niemand vroeg hen hoe het er eigenlijk op de werkvloer aan toe ging”, steekt IT-manager Marc Castermans van wal. “We stonden volledig achter die feedback en kregen toen het idee om eens out-of-the-box na te denken over de noden op de werkvloer, los van de tools die we toen gebruikten. Zo wilden we iedereen in het bedrijf laten meedenken over wat er niet goed liep op het vlak van IT en wat ze écht nodig hadden.”  

Informeren, communiceren en samenwerken 

Marc Castermans vond dat de IT-afdeling zich in eerste instantie zo ver mogelijk van die oefening moest houden, om de uitkomst niet in een bepaalde richting te sturen. “We vroegen aan Cegeka om dit te faciliteren. We hebben immers al meer dan vijftien jaar een vruchtbare samenwerking met het bedrijf als IT-partner voor allerlei infrastructuur- en netwerkdiensten”, zegt de IT-manager.

Cegeka organiseerde daarop workshops met een ‘champions-groep’. Die bestond uit een vijftiental mensen van allerlei afdelingen, die hun bevindingen konden geven. “Verschillende van die workshops werden gehouden zonder iemand van onze IT-afdeling in de buurt. Op die manier wilden we de mensen op de werkvloer het signaal geven dat er echt naar hun noden geluisterd werd.”

Uiteindelijk kwam er uit de workshops een rode draad naar voren. Cegeka ontdekte dat er bij Bewel op drie domeinen verbeterpunten mogelijk waren: informeren, communiceren en samenwerken. “Toen hebben we zowel Cegeka als onze andere IT-partner gevraagd om een voorstel uit te werken om die verbeterpunten te implementeren”, legt Marc Castermans uit. “We blijven immers een vzw en moeten iedere keer kritisch bekijken hoe we ons geld investeren. Maar ook hier heeft Cegeka ons overtuigd, vooral omdat ze niet alleen rekening hielden met het technische luik, maar ook veel aandacht besteedden aan change management.” 

“Cegeka heeft ons overtuigd, vooral omdat ze niet alleen rekening hielden met het technische luik, maar ook veel aandacht besteedden aan change management.”

Marc Castermans, IT-manager Bewel

Binnen budget en timing

In de domeinen informeren en communiceren, heeft Cegeka Bewel’s intranet volledig vernieuwd met Microsoft SharePoint. In het domein samenwerken werden de mappen die op het netwerk werden gedeeld vervangen door Microsoft Teams. “Op basis van de workshops met de champions maakte Cegeka een lijst van de must-haves en nice-to-haves. Op basis hiervan, hebben ze toen samen met onze IT-afdeling een projectplan gemaakt. Ook tijdens het opzetten van de infrastructuur was die lijst handig als leidraad, om alles binnen het vooropgestelde budget en de afgesproken timing af te werken”, beklemtoont Marc Castermans. 

Een van de verbeterpunten wat de communicatie betreft, was dat die maar in één richting gebeurde, van hogerhand naar beneden. Met SharePoint kan nu iedere afdelingsverantwoordelijke een site maken waarin de medewerkers van de afdeling met elkaar kunnen communiceren. “Ook samenwerken aan documenten en de bereikbaarheid op de werkvloer verloopt nu beter dankzij de overstap naar Teams. En als mensen die op de werkvloer staan van vestiging wisselen, vinden ze nu onmiddellijk alle informatie terug die ze nodig hebben, terwijl ze vroeger elke keer moesten zoeken”, legt Marc Castermans uit. 

Telefonie met Teams 

Cegeka integreerde ook telefonie in Microsoft Teams. Van de 200 mensen die zich op de werkvloer bevinden, werd het gsm-nummer afgeschermd. Wanneer ze met de Teams-app op hun smartphone bellen, ziet de bestemmeling hun vaste nummer. Op dit nummer zijn ze altijd bereikbaar, zowel op hun smartphone als op hun computer met Teams. “We zijn samen met Cegeka nog aan het bekijken wat de best practices op dit vlak zijn, want we hebben niet overal dekking met wifi of het mobiele netwerk”, geeft Marc Castermans nog aan. 

Voor de werknemers is de integratie van telefonie in Teams handig: als ze met collega’s samenwerken aan een document of informatie opzoeken over een klant, kunnen ze meteen vanuit hetzelfde programma bellen. “Verder heeft elke vestiging van Bewel ook minstens één wachtrij voor telefonie”, legt Marc Castermans uit: “We hebben dan een algemeen nummer dat door een aantal mensen beantwoord kan worden. Zodra een van die personen zich aanmeldt in Teams, worden oproepen op dit nummer naar die persoon doorgeschakeld.” 

Verandertraject

Cegeka deed niet alleen de implementatie voor Bewel, maar nam ook het verandertraject in handen. “Dat werd weliswaar door corona verstoord, maar Cegeka heeft dat opgevangen door intensief met onze champions samen te werken. Die mensen zijn ambassadeurs binnen hun afdeling geworden en hebben hun collega’s meegetrokken in de veranderingen en hen uitgelegd hoe ze de nieuwe systemen in hun werk konden integreren. De engineers van Cegeka stonden in heel nauw contact met die champions. Die waardeerden het enorm dat er naar hen geluisterd werd.” 

“De engineers van Cegeka hadden een heel nauw contact met onze mensen. Die waardeerden het enorm dat er naar hen geluisterd werd.”

Marc Castermans, IT-manager Bewel