De applicatie achter het Groeipakket: een succesverhaal

Sinds 2019 krijgen Vlaamse gezinnen met kinderen niet langer kinderbijslag maar een ‘Groeipakket’ voor elk kind. Wat voor de Vlaming een kleine verandering was, vergde een ware krachttoer van de verantwoordelijke Vlaamse overheidsdienst: in nauwelijks anderhalf jaar tijd ontwikkelden ze samen met een groot Cegeka-team (tot 86 FTEs!) een gloednieuwe applicatie om de toelages te berekenen en uit te betalen.  

Al sinds de jaren `70 werkt Cegeka in opdracht van de Belgische overheid aan software voor de kinderbijslag en de sociale zekerheid. Toen de Vlaamse Overheid de verantwoordelijkheid kreeg over de kinderbijslag, riep ze de hulp van Cegeka in om een nieuwe applicatie te ontwikkelen – omwille van de jarenlange ervaring en expertise in de materie. Cegeka sloeg de handen in elkaar met Kind&Gezin, dat verantwoordelijk was voor het uitwerken van het Groeipakket. In 2019 nam VUTG (Agentschap Uitbetaling Groeipakket) de uitvoering over. 

Een pak bronnen, 5 verschillende betalers 

“We konden wel wat teren op de kennis die we binnen de federale overheid hadden opgebouwd, maar dit was toch een ander paar mouwen”, vertelt program manager Jos Verrelst, die decennialang bij de overheidsprojecten was betrokken. “Het Groeipakket omvat immers veel meer toelages dan de kinderbijslag. Bovendien diende de software niet enkel om de toelages uit te betalen maar ook om automatisch te bepalen wie recht heeft op welke toelage. Dat betekent dat de applicatie elk Vlaams gezin screent, op basis van informatie van tal van verschillende bronnen. Last but not least gebeurt de uitbetaling door vijf verschillende organisaties. Ook dat zorgt voor extra complexiteit.” 

“De software screent jaarlijks de informatie van 2,1 miljoen aanslagbiljetten, 1,2 miljoen eigendomsinformaties (KI) en 1,6 miljoen schoolinschrijvingen.”

Jos Verrelst, programme manager bij Cegeka

Regelgeving nog in ontwikkeling 

En dat was nog niet alles. De invulling van het Groeipakket lag nog niet volledig vast toen Cegeka het project opstartte. “Eind 2017 begonnen we samen met Kind&Gezin de scope te bepalen maar pas in maart 2018 wisten we welke organisaties de bedragen zouden uitbetalen. Bovendien was de regelgeving nog in opbouw. We moesten dus software ontwikkelen terwijl we nog niet helemaal wisten hoe het Groeipakket in elkaar zou steken. Dat was eigenlijk de allergrootste uitdaging”, vertelt Jos Verrelst, program manager bij Cegeka.  

Flexibiliteit dankzij DevSecOps en agile application development 

Hoe je zoiets aanpakt? Aan de hand van DevSecOps en agile development methodologieën. Jos Verrelst: “Er was uiteraard een scopedocument dat de high-level functionaliteiten van de software beschreef. Op basis daarvan bepaalden we het takenpakket van de verschillende scrumteams. Na elke sprint van twee weken gaven we een demo aan de groep van toekomstige gebruikers. Zat er iets niet goed of waren de scope of prioriteiten ondertussen gewijzigd, dan konden we snel bijsturen.  

Door DevSecOps toe te passen konden we zeer snel bepaalde stukken van de applicatie uitrollen, terwijl security topprioriteit bleef. Die flexibiliteit was echt een must want er kwamen veel veranderingen omdat de wetgeving gaandeweg tot stand kwam. Dankzij onze aanpak bleef alles te overzien en konden we focussen op wat essentieel is.”  

“Dankzij de scrum-aanpak bleef alles te overzien en konden we focussen op wat essentieel is.”

Jos Verrelst, programme manager bij Cegeka

Modulaire = flexibele architectuur 

Ook de software-architectuur was cruciaal om de flexibiliteit te behouden. De Groeipakket-applicatie werd opgebouwd als een set van losgekoppelde – maar nauw samenwerkende microservices – die allemaal een stuk functionaliteit voor hun rekening nemen. Het gebruik van microservices zorgt ervoor dat de modules strikt gescheiden blijven van elkaar en dat ze bijgevolg ook in parallel ontwikkeld en onderhouden kunnen worden. Hierdoor konden meerdere teams de toepassing in parallel ontwikkelen.  

Het Groeipakket beschikt over een grote hoeveelheid aan gevoelige gegevens. Dit vraagt om gecustomiseerde maatregelen om de veiligheid van deze gegevens te kunnen garanderen. In een private cloud omgeving staat men zelf in voor de opzet, het beheer en de controle van de gegevensveiligheid. Je hebt zicht op de verstoringen en beheert zelf de acties en de tijdslijn van aanpassingen. Deze souplesse biedt public cloud niet, waar er met gestandaardiseerde beveiligings- oplossingen gewerkt wordt. Door gebruik te maken van de Cegeka cloud, heeft VUTG volledige gegevenssoevereiniteit en dus meer controle en privacy. Een extra voordeel is dat de Cegeka cloud de flexibiliteit biedt om eenvoudig te kunnen opschalen moest dat nodig zijn, en voorziet het ook in de nodige managed services om alle onderliggende infrastructuur componenten, zoals het Containerplatform, 24x7 up and running te houden. 

In really close cooperation 

Op de piek van het project was een team van een kleine 100 man aan de Groeipakket-software aan het werk: 10 mensen van Kind & Gezin en 86 van Cegeka. De medewerkers van de klant werkten zelfs een paar dagen per week in de Cegeka Digital Factory in Leuven. “Ik had een intern projectteam samengesteld met mensen van verschillende diensten”, vertelt Leo Van Loo, gedelegeerd bestuurder van VUTG en eindverantwoordelijke van het hele project. “Zij werkten heel nauw samen met het team van Cegeka. Omdat de IT-specificaties vaak veranderden, was dat echt wel cruciaal. We merkten heel snel dat Cegeka opleverde en hun beloftes nakwam. Natuurlijk waren er wel eens vertragingen of werd iets verkeerd ingeschat. Dat kan niet anders bij zo’n groot, complex project waar nog eens enorme tijdsdruk mee gemoeid was. Maar we hebben altijd heel open en transparant gecommuniceerd.” 

“We merkten heel snel dat Cegeka opleverde en hun beloftes nakwam.”

Leo van Loo, gedelegeerd bestuurder VUTG

Op tijd en correct uitbetaald 

Begin 2019 was de Groeipakket-software klaar. De vijf organisaties die de toelagen uitbetalen, gebruikten allemaal dezelfde applicatie om alles correct, tijdig en zoveel mogelijk automatisch te berekenen en te verwerken. “Zowel de screening als de uitbetalingen verliepen heel vlot”, gaat Leo Van Loo verder. “1.619.799 Vlaamse kinderen kregen hun Groeipakket al: in februari betaalde Vlaanderen de gezinsbijlagen en kleutertoeslag en kort daarna ook de kinderopvangtoeslag. In augustus en september volgden de schoolbonus en de schooltoeslagen, de vroegere schooltoeslag. Bovendien weten we dat alles met 99,9% correctheid is uitbetaald. Dat is heel mooi. Uiteraard werken we verder om die laatste 0,1% foutenmarge eruit te krijgen.” 

Continuous investment 

De laatste jaren zien we ook dat de uitbetalingen vlot lopen en de software voor het Groeipakket viel al een paar keer in de prijzen. Cegeka – zij het in een afgeslankte versie – en VUTG blijven de software verder optimaliseren. “Bij de start van dit project hadden we vier criteria gedefinieerd: we moesten het Groeipakket juist, volledig, tijdig en traceerbaar betalen. De essentiële zaken hadden we in 2019 al afgevinkt, nu ontwikkelen we op een rustiger tempo. De traceerbaarheid, bijvoorbeeld, zetten we nu verder op punt. Zo’n groot softwareproject moet je gewoon blijven optimaliseren en aanpassen, anders mag je binnen vijf jaar opnieuw beginnen”, aldus Leo Van Loo. 

Of hij bepaalde zaken achteraf gezien anders zou aanpakken? “Nauwelijks. Ik heb al decennia ervaring met IT-projecten en dit is toch wel een van de projecten waar de oplevering het vlotst verliep – dankzij de nauwe samenwerking. Ook de DevSecOps en agile ontwikkeling, speelde een grote rol. Met een klassiek watervalsysteem zou dit project nooit geslaagd zijn.”  

“Ik heb al decennia ervaring met IT-projecten en dit is toch wel een van de projecten waar de oplevering het vlotst verliep – dankzij de nauwe samenwerking en de DevSecOps agile ontwikkeling.”

Leo van Loo, gedelegeerd bestuurder VUTG

Over het Groeipakket 

De oorsprong van het Groeipakket gaat terug tot oktober 2011, toen de zesde staatshervorming werd goedgekeurd. Een van de vele beslissingen: de kinderbijslag overhevelen van de federale overheid naar de gemeenschappen en gewesten. In de plaats van kinderbijslag, besliste Vlaanderen om een Groeipakket uit te betalen dat kinderbijslag bundelt met andere gezinstoelagen waaronder de vroegere schooltoeslagen. De Vlaamse overheid stelde 4 private en één publieke uitbetaler aan om het Groeipakket uit te betalen. Vanaf 2019 overkoepelt het Agentschap uitbetaling Groeipakket (VUTG) de uitbetalers en is het agentschap verantwoordelijk voor de uitvoering van het Groeipakket.