Het FAGG optimaliseert zijn databeheer met een nieuwe applicatie van Cegeka

Het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG) is een Belgische gezondheidsautoriteit die een centrale rol speelt in het Belgische medische landschap. De instantie waakt over de veiligheid en de kwaliteit van de gezondheidsproducten die op de markt beschikbaar zijn en speelt een cruciale rol in de goedkeuring van geneesmiddelen. Een efficiënt intern databeheer is hier dan ook enorm belangrijk. Een gebrekkig gegevensbeheer kan leiden tot vertragingen bij de evaluatie van nieuwe producten en fouten bij het monitoren van bijwerkingen. Cegeka is met zijn geavanceerde technologische expertise een cruciale partner voor het FAGG geweest bij het optimaliseren van hun databeheer. 

Door de snelle ontwikkelingen van gezondheidsproducten en de toenemende regelgeving had het FAGG nood aan een krachtige datamanagementoplossing voor het doeltreffend beheer van kritieke informatie. Het FAGG had al een applicatie, MeSeA genaamd, maar die oplossing voldeed niet langer aan de groeiende behoeften van de autoriteit en belemmerde de productiviteit en de efficiënte verwerking van aanvragen voor marketinglicenties en dossiers voor geneesmiddelenbewaking. 

Na de hergunning van de openbare aanbesteding aan Cegeka en dankzij de expertise van Cegeka in het onderhoud van applicaties beschikt het FAGG nu over een nieuwe oplossing op maat. Cegeka stond voor een grote uitdaging, nl. voortbouwen op de bestaande applicatie, MeSeA, ontwikkeld door een concurrent. Het FAGG gebruikte deze software al voor het digitaal beheer van marketingautorisatie- en geneesmiddelenbewakingsdossiers. “Er waren enorm veel complexe dossiers en sommige hadden zeer strakke deadlines, dus het was een echte uitdaging om op zoek te gaan naar de meest doeltreffende oplossing”, aldus Grégory Godart, IT Manager bij het FAGG. 

Datacentralisatie en datawarehouse 

Het FAGG had voor de optimalisatie van de databank nood aan een combinatie van expertise in JAVA-ontwikkeling en kennis van de wereld van de geneesmiddelen. Die kwaliteiten vonden ze bij Cegeka. “We hebben samengewerkt met zeer bekwame senior ontwikkelaars die de MeSeA-applicatie al een beetje kenden. Het feit dat ze al vertrouwd waren met een aantal concepten maakte het gemakkelijker om de nieuwe toepassing te ontwikkelen', zegt Grégory Godart. 

In het verleden beheerde het FAGG de gegevens over geneesmiddelen voor menselijk en diergeneeskundig gebruik in verschillende databanken. Het FAGG wilde al die data centraliseren om de levenscyclus van de geneesmiddelen beter te beheren en om te voldoen aan de nationale voorschriften inzake elektronische recepten. Een andere prioriteit was de automatisering van gegevens op Europees niveau, waar digitale ontwikkelingen razendsnel toenamen. Godefroid Libambu Wolaka, hoofd van de IT-afdeling van het FAGG, benadrukt hoe moeilijk het is om die ontwikkelingen te kunnen volgen: “We hadden een flexibelere tool nodig waarmee we onze systemen snel en binnen budget konden upgraden. De ontwikkelaars van Cegeka kennen onze business door en door, wat deze taak makkelijker heeft gemaakt.” 

Het gegevensbeheer voor geneesmiddelen binnen het FAGG gebeurde vroeger in twee aparte databanken met verschillende technologieën (MeSeA en E+R), met dubbel werk tot gevolg. Naarmate de use cases zich uitbreidden van het medische naar het veterinaire en homeopathische domein, werd het gebruik van MeSeA steeds complexer. 

Het FAGG koos voor één tool voor het beheer van de dossiers van marketinglicenties en geneesmiddelenbewaking voor alle geneesmiddelen voor menselijk, diergeneeskundig en homeopathisch gebruik (DTS - Dossier Tracking System). Voor het beheer van de levenscyclus van de geneesmiddelen werd gekozen voor een aparte tool (MPM - Medicinal Product Management). De consultants van Cegeka werkten ook nauw samen met het FAGG om een datawarehouse op te zetten en slaagden er zo in om een stuk dat ontbrak in de rapportering van de oude MeSeA-toepassing aan te vullen. De nieuwe, krachtigere infrastructuur zorgt voor een vlottere navigatie en een optimale gebruiksvriendelijkheid, waardoor de algemene performantie van het systeem aanzienlijk verbetert.

Gebruiksvriendelijk en efficiënt

Het project heeft bijgedragen tot een grotere operationele efficiëntie binnen het FAGG. Het projectteam, met specialisten van zowel het FAGG als van Cegeka, organiseerde om de drie weken demo’s om een maximale transparantie en flexibiliteit te garanderen. “De teams konden zien welke vooruitgang er werd gemaakt en konden feedback geven om de ontwikkeling van het IT-team bij te sturen”, zegt Grégory Godart. Deze iteratieve aanpak maakte het mogelijk om tegemoet te komen aan de noden en wensen van alle stakeholders, inclusief interne gebruikers, andere belangrijke gebruikers en externe instanties voor wie export van gegevens vereist is, zoals het Europees Geneesmiddelenbureau (EMA) en het RIZIV. 

Door de klant centraal te stellen, kwam het team tot de juiste oplossingen. De databases zijn geoptimaliseerd en bieden een optimale reactiesnelheid en een aanzienlijke verbetering van de gegevenskwaliteit. Gebruikers genieten nu van een vlottere navigatie, een verbeterde gebruikerservaring en snellere reactietijden. De vorige toepassing, die nog steeds werd gebruikt om oude bestanden te raadplegen, is vervangen door een krachtige, intuïtieve tool voor alle nieuwe bestanden. 

Cegeka's expertise, in close cooperation 

De nauwe samenwerking tussen het FAGG en Cegeka was de sleutel tot het succes van het project. De ervaren ontwikkelaars van Cegeka hebben in het FAGG-team meegewerkt aan de implementatie van een nieuwe, efficiëntere applicatie. Grégory Godart zegt hierover: “We hebben in het bijzonder de gedrevenheid van business intelligence engineer Bart Bertels gewaardeerd, die het datawarehouse in slechts enkele maanden heeft opgezet. Hij heeft ons buitengewoon goed ondersteund in dit project. Zijn kennis van datawarehouses en BI-tools heeft ons echt geholpen om het project vooruit te helpen." 

Cegeka organiseerde ook maandelijkse follow-upmeetings. Godefroid benadrukt het belang van de samenwerking op basis van de noden van de klant: “We hebben de punten die tijdens deze meetings naar voor kwamen in overweging genomen waarbij Cegeka voorstellen deed voor bepaalde diensten en ons uitlegde wat haalbaar was. Daarna was het aan ons om te beslissen hoe we eventuele problemen zouden aanpakken. Cegeka luisterde naar de behoeften van het FAGG en bood vernieuwende en efficiënte oplossingen aan. Zo ontstond een duurzaam vertrouwen en een goede samenwerking tussen beide partijen.”

Grégory herinnert zich de enorme flexibiliteit van Cegeka: “In de loop van het project realiseerden we ons dat we de tests wilden automatiseren voor elke release die in productie ging. Ook hier konden we een beroep doen op Cegeka. Vanuit hun expertise hebben ze ons een tester ter beschikking gesteld en een team van andere testers gecoördineerd.” 

Betere datakwaliteit 

De kwaliteit van de data is essentieel voor het FAGG en de nieuwe toepassing heeft het mogelijk gemaakt om de bestaande databanken te optimaliseren. Dat heeft geleid tot een optimale reactiviteit voor de gebruikers en een vlottere navigatie binnen de applicatie. Dankzij de verhoogde gebruiksvriendelijkheid en de snellere reactietijden is het FAGG beter gewapend om te voldoen aan de steeds veranderende reglementaire verplichtingen.

Grégory is erg tevreden met het resultaat: “We hebben de resources van Cegeka echt geïntegreerd in ons team, maar we zijn ons ervan bewust dat de complexiteit van ons werk een interne opvolging zal vereisen”. Het FAGG zal blijven rekenen op Cegeka's expertise om de performantie van het systeem te verbeteren en te onderhouden. Het FAGG is dit jaar 17 jaar geworden en onze oorspronkelijke activiteiten evolueren nog steeds. IT moet dus voortdurend geavanceerde oplossingen aanbieden. Cegeka is goed geplaatst om ons daarbij te helpen”, besluit Godefroid.