Van Nederland tot Japan en het Midden-Oosten, overal staat Van Ballegooijen Foods (VBF) bekend voor hun verrukkelijke roomboter- en boterdeegproducten. Naast die uitstekende productkwaliteit is het familiebedrijf synoniem voor buitengewone dienstverlening – en dat al meer dan 140 jaar. 

Die tradities en waarden koppelen ze aan operationele efficiëntie, onder meer dankzij technologie en digitalisering. Onder de motorkap: Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. Duik in hun recept voor groei. 

1. Leg een solide, centrale basis 

Kwaliteit, dienstverlening maar ook innovatie waren altijd al top of mind bij botermaker Royal VIVBuisman (RVB) en deegspecialist Van der Pol (VDP), de organisaties die samen onder de vlag Van Ballegooijen Foods varen. Net na de Tweede Wereldoorlog introduceerde RVB al een verpakkingsmachine voor boter. Sinds 1966 voeren ze boterproducten uit naar Japan.

Ook software en Microsoft ERP deden vroeg hun intrede in de vestigingen. Initieel was dat om het financeteam te ondersteunen. Een paar jaar geleden besliste VBF om ook andere businessprocessen te stroomlijnen. 

“Inkoop, verkoop en zelfs productie en logistiek: iedereen had zijn eigen manier van werken en zijn eigen tools”, vertelt Gijs van den Berg, CFO bij Van Ballegooijen Foods. “Het aantal spreadsheets was niet te tellen. Die aanpak werkt zolang je productassortiment beperkt is, maar ons aanbod is de voorbije jaren stevig uitgebreid. Bovendien worden de richtlijnen rond kwaliteit en duurzaamheid steeds strenger, de markt is volatiel en marges staan onder druk. Om de kwaliteit en flexibiliteit te blijven garanderen waar we bekend voor zijn, wordt operationele efficiëntie steeds belangrijker.”

Om die uitdagingen aan te gaan, had VBF realtime-inzichten en gestandaardiseerde processen nodig, en dus een bedrijfsbreed platform met een centrale database. Ze ruilden het bestaande Microsoft AX-systeem in voor Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. Eerst on-premise, recenter in de cloud.

2. Zet maximaal in op traceerbaarheid

Een van de eerste processen die dankzij het nieuwe Microsoft-platform piekfijn op orde is is de traceerbaarheid. “Dat was een van de belangrijke vereisten bij de overstap”, weet Gijs. “In het verleden hielden we veel gegevens handmatig bij. Dat werd lastig met het groeiende aantal grondstoffen en eindproducten en klanten in 50 landen. Zeker omdat de lat rond duurzaamheid en voedselveiligheid steeds hoger ligt. Jaarlijks krijgen we vele audits en voeren we recall tests uit. Die lopen allemaal uitstekend. Voor elke batch kunnen we perfect de reis van onze producten in kaart brengen.”

Luc Vroom, Functioneel Beheerder, legt uit hoe het werkt: “We kunnen in real time opvragen waar iedere gebruikte grondstof en eindproduct zich bevindt. Maar we zien ook wanneer het product is gemaakt, welke room is gebruikt, bijvoorbeeld, en zelfs wat er op die dag nog is geproduceerd met diezelfde room. Loopt er iets mis, dan kunnen we die producten dus snel terugroepen.” 

3. Scherp de kwaliteitsbewaking aan

Uiteraard doet Van Ballegooijen Foods er alles aan om recalls te vermijden. Kwaliteit staat al sinds de beginjaren – 1868 voor RVB, 1885 voor VDP – centraal. “We werken voor nichemarkten waar kwaliteit ontzettend belangrijk is en onze klanten blijven terugkomen, exact voor die kwaliteit. Van de keuze van grondstoffen tot engineering en diensten: de lat ligt altijd hoog”, aldus Gijs.

Ook als het om kwaliteitsbewaking gaat, geldt hetzelfde verhaal: hoe diverser het assortiment, hoe complexer. De bestaande inspanningen om de kwaliteit te borgen, wil VBF nog aanscherpen met de hulp van Microsoft Dynamics 365. Luc: “Momenteel controleren we alle inkomende grondstoffen en producten aan de hand van een checklist in Excel. Voor uitgaande producten gebruiken we een andere applicatie. Die informatie integreren we binnenkort in Dynamics 365, zodat we meteen zien of de ingekochte grondstoffen of geproduceerde eindproducten aan alle kwaliteitsvoorwaarden voldoen.

“Kwaliteit is al meer dan een eeuw ons handelsmerk. We zijn niet voor niets hofleverancier. Met Microsoft Dynamics 365 kunnen we die kwaliteit nog beter borgen.”  

- Luc Vroom, Functioneel Beheerder, Van Ballegooijen Foods

4. Optimaliseer de productieplanning 

VBF wil ook de productieprocessen verder optimaliseren. “Onze productie is grotendeels ordergedreven”, vertelt Gijs. “We hebben zelfs een eigen laboratorium waar onze product-en procestechnologen producten samenstellen op aanvraag van de klant. Die worden dan uitgeprobeerd in de proefkeuken. Dat is uiteraard moeilijker in processen te duwen.” 
 
“Toch kijken we naar optimalisaties”, vult Luc aan. “Ons platform heet niet voor niets Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. Door onze operationele processen te verbinden in het Microsoft-platform, willen we een helikopterview krijgen op onze inkoop, productie, voorraadbeheer en magazijnbeheer. Via materiaalplanning, bijvoorbeeld, zien we de status van de voorraden. Zo weten we wanneer we wat moeten inkopen en kunnen we het productieproces aansturen.”

“Vroeger was er room. Nu is er ook biologische room, room van weidemelk, room zonder gen-technologie, enz. Dat groeiende aantal grondstoffen en eindproducten heeft een behoorlijke impact op onze planning.” 

- Gijs van den Berg, CFO, Van Ballegooijen Foods 

5. Verstevig je grip op de prijzen

VBF wil Microsoft Dynamics 365 ook inzetten om meer inzicht te krijgen in de ontwikkeling en opbouw van marges, zodat ze strategische beslissingen kunnen nemen rond product-markt combinaties. 

“Voorlopig werken we nog veel op intuïtie en ervaring. De laatste jaren is de markt veel onstabieler geworden, met onder meer grote prijsschommelingen tot gevolg. In de toekomst verwachten we ook meer schaarste van grondstoffen, hier in Nederland, waardoor we misschien moeten invoeren uit het buitenland. Op zo’n moment moet je de juiste keuzes kunnen maken. Kostprijsberekening wordt dus steeds belangrijk”, aldus Gijs. 

Met het nieuwe Microsoft-platform wil VBF eveneens nacalculaties invoeren. “Krijgt onze sales een order, dan berekenen ze de verkoopprijs op basis van grondstof-, verpakkings- en transportprijzen, aangevuld met dekkingen voor andere bedrijfskosten. Door voorcalculaties te toetsen aan nacalculaties, verbeteren we onze inzichten in de impact van marktprijsontwikkelingen op onze marges en het resultaat.”

6. Wees klaar voor de toekomst 

Gijs zoomt nog even in op een ander thema dat bij VBF steeds hoger op de agenda staat: duurzaamheid. “De druk om duurzaam te werken neemt snel toe. We moeten meer en meer rapporteren aan verschillende instanties. Niet enkel over onze producten, maar binnenkort ook over onze CO2-emissies en over sociaal-economische thema’s zoals de gender-verdeling. Voor ons heeft duurzaamheid zelfs rechtstreeks impact op onze grondstoffen. Dat wordt best een uitdaging”, aldus Gijs. 

Uiteraard kan een Microsoft platform niet elke uitdaging de wereld uit helpen. Maar het biedt alvast centrale toegang tot een grote hoeveelheid data, het werkt moeiteloos samen met applicaties zoals Power Apps en het wordt steeds slimmer. "We leggen de lat steeds hoger en willen groeien. Met Microsoft Dynamics 365 hebben we een stabiel platform dat ons zal ondersteunen bij veranderingen.” 

Hoe kreeg Cegeka dit klaargestoomd?

VBF ruilde Microsoft Dynamics AX in voor Microsoft Dynamics 365, eerst on-premise en daarna in de cloud. Na de implementatie riep VBF de hulp van Cegeka in om het platform beter te benutten. We voerden een grondige scan uit en werkten op basis daarvan een gedetailleerde roadmap uit. Stap voor stap helpen we VBF om het Microsoft platform in te bedden in alles wat ze doen. 

"Cegeka heeft veel expertise en kennis van de foodbranche. Dat sprak ons aan. Met deze samenwerking kunnen we bouwen op een solide organisatie die ook nog eens de juiste ambities heeft."