Hoe Duomed België de rapportering opvoert met Cegeka Business Insight

Business

Jaren geleden verkocht Duomed de eerste Fujifilm endoscoop in Europa. Vandaag de dag is de naam van Duomed terug te vinden op allerlei soorten medische apparatuur in ziekenhuizen en privépraktijken: de Duomed Groep distribueert meer dan 20.000 producten van meer dan 700 verschillende leveranciers. Lokale teams verkopen, installeren, integreren en onderhouden de medische apparatuur in hoogtechnologische, kritische medische omgevingen in heel Europa.

Altijd innoveren

Innovatie staat centraal bij Duomed. "Wij verkopen hoogtechnologische oplossingen en geven training aan artsen en verpleegkundigen zodat zij kunnen werken met de nieuwste medische technologie," zegt Financieel en Administratief Analyst Michaël Roman. "Uiteraard werken wij zelf ook met geavanceerde technologie om onze operaties te kunnen uitvoeren. Dit omvat een modern ERP-systeem om al onze gegevens te centraliseren, evenals rapportagetools van de volgende generatie."

Groei door overname

Duomed Group is een dynamische organisatie, actief in België, Nederland, Luxemburg, Frankrijk, Denemarken, Zweden, Zwitserland, het Verenigd Koninkrijk en de Balkan. "In de afgelopen jaren hebben we veel nieuwe bedrijven overgenomen als onderdeel van onze groeistrategie," legt Michaël uit. "Voorheen hadden ze allemaal hun eigen digitale omgeving. Het is een grote uitdaging om ze te laten werken met dezelfde technologie en dezelfde terminologie. Twee bedrijven kunnen bijvoorbeeld een compleet verschillend begrip hebben van een omzetrapport. Daarom zijn we op zoek gegaan naar generieke, standaardtools om het adoptieproces voor de afzonderlijke bedrijven te vergemakkelijken."

“Uiteraard werken wij zelf ook met de modernste technologie om onze activiteiten te runnen. Dit omvat een modern ERP-systeem om al onze gegevens te centraliseren, evenals rapportagetools van de volgende generatie.”

Solution

In juni 2022 heeft Duomed België zijn ERP-systeem geüpgradead van Dynamics AX 2009 naar Dynamics 365 Finance & Operations. Tegelijkertijd introduceerden ze Cegeka Business Insight (CBI) samen met Power BI om rapportage te verbeteren op basis van gegevens uit het nieuwe ERP-systeem. "In plaats van alles vanaf nul op te bouwen, kozen we voor CBI omdat het een standaard BI-oplossing is bovenop Dynamics," zegt Michael.

Cegeka Business Insight & Power BI

"Denk aan CBI als een datawarehouse waar allerlei soorten gegevens samenkomen", legt Business Intelligence Solutions Architect Sylvie Goetgeluk uit. "CBI is standaard gericht op Dynamics, maar het is ook mogelijk om andere gegevensbronnen te integreren. Met CBI vertalen we het complexe ERP-datamodel naar rapportagetabellen, die vervolgens kunnen worden gevisualiseerd in duidelijke rapporten en dashboards met behulp van Power BI. Deze rapporten geven inzicht in belangrijke cijfers zoals omzet, marges, productie-efficiëntie, leveringspercentages, enz."

Toegang tot alle gegevens voor iedereen, op elk moment

"Onze Account Managers hadden voorheen geen directe toegang tot Dynamics 365 Finance & Operations," legt Michaël uit. "Als ze gegevens nodig hadden uit het ERP-systeem, zoals leveranciers, producten, klanten..., moesten ze de supportafdeling bellen en stuurden we hen de gegevens per e-mail als Excel-bijlage. Nu kunnen ze met CBI zelfstandig toegang krijgen tot de gegevens die ze nodig hebben, wanneer ze maar willen."

Databricks upgrade voor CBI

Begin 2023 lanceerden Cegeka en Duomed een pilotproject om de nieuwe Databricks-technologie voor CBI te testen. Sylvie: "Databricks is een geïntegreerd analytisch platform dat de manier verandert waarop de gegevens van de ERP worden verwerkt naar het CBI-datawarehouse. De output blijft hetzelfde, maar we vertrouwen nu op toekomstbestendige, beter presterende Azure-technologie om de rapporten te genereren."

De game changer voor Duomed? Michaël: "In het verleden werd de data één keer per dag vernieuwd, 's nachts. Maar nu kunnen we het meerdere keren per dag vernieuwen om te beschikken over de meest actuele gegevens. Nog een leuke bijkomstigheid: dankzij het nieuwe CBI-framework kost het toevoegen van aanpassingen aan CBI nu 10% minder."

Liesje Brockley Photograph_4216

“Wij noemen Cegeka Business Insight graag een accelerator: dankzij de vele standaardrapportages kun je snel van start. Daarna is er nog volop ruimte voor verdere optimalisatie.”

Approach

Het creëren van een droomteam

Volgens Sylvie was nauwe samenwerking tussen de verschillende teams van cruciaal belang in dit project. "De opzet van de ERP-omgeving bepaalt grotendeels waar je wel en niet over kunt rapporteren. Onze Dynamics consultants en ontwikkelaars werkten nauw samen met de CBI consultants om beide oplossingen op elkaar af te stemmen. In de aanloop naar de livegang waren beide teams één dag per week aanwezig bij Duomed. Vandaag de dag hebben we nog steeds contact met Michaël via Teams om ad-hoc vragen en veranderingen op te volgen."

Samen staan we sterk

Het CBI-project van Duomed is vandaag nog steeds gaande. Michaël: "Onze eindgebruikers wennen net aan de nieuwe tools. Oefening baart kunst, dus ik moedig ze aan om zoveel mogelijk te experimenteren. Bovendien organiseer ik ook trainingsessies om nieuwe gebruikers snel op weg te helpen. Als ze een probleem tegenkomen, probeer ik het zelf op te lossen of stuur ik een verzoek om wijziging naar het Cegeka-team."

"We hebben nu ongeveer 70% van de geplande rapporten ontvangen. Enkele essentiële zaken, zoals klantprijzen, zijn nog in ontwikkeling, dus we kijken ernaar uit om die ook te testen. Ondertussen bereiden Duomed Frankrijk en Denemarken zich voor op hun CBI-implementaties. En wie weet welke andere bedrijven we in de toekomst zullen overnemen. Eén ding is zeker: we staan hier samen in!"

Liesje Brockley Photograph_4649