Microsoft Dynamics opent deuren voor de toekomst van ARLU

Rijd je langs de E403 in Ardooie, dan kan je de indrukwekkende nieuwe productiesite van ARLU niet missen. ‘Opening doors’, de slagzin van de deurbeslagfabrikant, prijkt er op de ruim honderd meter lange gevel. Dit nieuwe pand is het sluitstuk van de fusie van Argent Alu en Louage & Wisselinck. Cegeka liet de bedrijfsprocessen van de ondernemingen met elkaar versmelten in een uniform ERP-pakket.

Een totaalaanbieder worden van gespecialiseerde deursystemen voor binnen en buiten. Gedreven door die missie nam Argent Alu eind 2017 het familiebedrijf Louage & Wisselinck over. Om de fusie kracht bij te zetten, varen de bedrijven sinds januari 2021 verder onder dezelfde vlag: ARLU nv. 

De bestaande bedrijfssites werden omgeruild voor een enorm nieuwbouwcomplex van ruim 30.000 m² in Ardooie – de nieuwe thuisbasis van de toonaangevende deurbeslagmerken argenta^® en rob^®. Het complex omvat een modern machinepark, een magazijn en kantoren. Meteen ook alle bedrijfsprocessen samensmelten, beloofde een huzarenstukje te worden. 

“De twee bedrijven werkten met andere ERP-software: een verouderd maatwerksysteem dat draaide op IBM’s Power 8 (AS/400) en Microsoft Dynamics NAV”, licht Wim Waelkens, CEO van ARLU, toe. “Maar alle bedrijfsactiviteiten verhuisden naar Ardooie; het ideale moment voor een uniform systeem. Software die onze groeiambities ondersteunt, die beantwoordt aan de digitale noden van vandaag en waarbij de continuïteit verzekerd is.”

"Om de drie productiesites efficiënt samen te voegen onder dezelfde ARLU-vlag, drong een uniform ERP-systeem zich op."

- Wim Waelkens, CEO van ARLU

Gezocht: de ideale combo van pakket en partner

ARLU zocht zowel een performant ERP-systeem als een betrouwbare implementatiepartner. Daarvoor stuurde het bedrijf een uitgebreide request for proposal uit. Wim: “Cegeka kwam daar als beste partij uit. Met Microsoft Dynamics NAV als solide basis, en enkele slimme extra functionaliteiten vonden ze een oplossing voor al onze bedrijfsspecifieke vereisten.” 

Voor maatwerksoftware zou Wim immers niet snel meer kiezen: “Maatwerk houdt risico’s in. Dat hadden we bij Argent Alu aan den lijve ondervonden. Aanvankelijk voldeed het systeem perfect, maar na enkele jaren belemmerde het onze groei. Geen continue updates, geen documentatie. Ermee opschalen en beantwoorden aan de digitale noden van vandaag, bleek onmogelijk.”

“Cegeka vond een oplossing voor al onze vereisten met extra slimme functionaliteiten bovenop Microsoft Dynamics NAV.”

-  Wim Waelkens, CEO van ARLU

3 extra modules bovenop de standaard

Cegeka implementeerde in april 2018 al Microsoft Dynamics NAV bij Louage & Wisselinck. Wim vertelt: “Bij een deel van onze werknemers had het systeem z’n meerwaarde dus al bewezen. Toch was voor ARLU meer nodig dan enkel een implementatie van dezelfde software. We wilden in dezelfde beweging de bedrijfsprocessen integreren en optimaliseren.” 

Hilde De Moor, accountmanager bij Cegeka, vult aan: “Daarvoor keken we verder dan het standaard Microsoft Dynamics-pakket. Om ingewikkelde prijsberekeningen van deurbeslag op maat te automatiseren, had ARLU nood aan een configurator. Na onderhandelingen met meerdere externe partijen, vonden we ‘Experlogix CPQ for Dynamics’ hiervoor de meest geschikte add-on.” 

Wim: “Voor onze standaard bestellingen zetten we EDI op, electronic data interchange. De orders komen digitaal binnen en zitten meteen in het ERP-systeem. En met document capture lezen we alle aankoopfacturen makkelijk in. Zo verloopt het bestelproces sneller en vereenvoudigen we onze administratie.”

Harde deadline vlot gehaald dankzij 2 sterke trekkers

Midden 2019 startten Cegeka en ARLU met het uitdagende project. Hilde vertelt: “We zetten de verschillen in bedrijfsprocessen, kostprijzen, klanten- en productiegegevens van de twee bedrijven op dezelfde lijn. Tegelijkertijd integreerden we de nieuwe modules en alle relevante data van het maatwerksysteem in Microsoft Dynamics NAV.”

Met 1 januari 2021, de verhuis naar de nieuwe productiesite, als harde deadline was er geen tijd te verliezen. Wim: “Cegeka is geen kleine speler. Ze hebben voldoende resources om snelheid te maken als het nodig is. COVID-19 gooide gelukkig geen roet in het eten. Alles verliep vanop afstand, maar zodra we goed en wel opgestart waren, was de trein vertrokken.”

“Bovendien konden we gedurende het hele traject rekenen op dezelfde solution architect die eerder Microsoft Dynamics NAV implementeerde bij Louage & Wisselinck. Thomas kent onze bedrijven door en door. Dat was een groot pluspunt.” Hilde vult aan: “Samen met ARLU’s projectmanager Jannes zorgde hij ervoor dat onze samenwerking gesmeerd verliep en haalden we vlot de deadline.”

"Cegeka is geen kleine speler. Ze hebben voldoende resources om snelheid te maken."

-  Wim Waelkens, CEO van ARLU

Iedereen aan boord

Vooral voor de medewerkers van Argent Alu was de overstap naar Microsoft Dynamics NAV een grote aanpassing. “Verandering is altijd moeilijk”, zegt Wim. “Het vergt zoekwerk en verhoogt de werkdruk. Maar Cegeka gidste onze medewerkers door het nieuwe ERP-systeem en leidde enkele key users uitgebreid op. Ondertussen kent iedereen de software en zijn we klaar om verder te groeien.”

Sneller schakelen

Nu alle bedrijfsprocessen met elkaar verweven zijn in het ERP-systeem, kan ARLU met vereende krachten het bedrijf verder ontwikkelen. Wim: “De verschillende stappen in ons productieproces zijn veilig gedocumenteerd in het systeem. Nieuwe medewerkers kunnen zo sneller aan de slag, en we kunnen ook elke stap in detail opvolgen. Het systeem wijst bijvoorbeeld het benodigde materiaal automatisch toe aan onze bestellingen, waardoor we een duidelijk overzicht hebben van onze stock en makkelijker een behoefteplanning opstellen.”

Wim wil met ARLU ieder jaar een groei optekenen van tien procent. “Deze overstap naar Microsoft Dynamics NAV was nodig om die ambitie waar te maken. Door onze vorige systemen was onze groei gelimiteerd. Nu kunnen we met dezelfde kennis in huis sneller schakelen.”

Business Central als volgende stap

Microsoft Dynamics NAV is niet het eindstation voor ARLU. “We willen onze processen en ons ERP-systeem nog verder optimaliseren met Cegeka. Zodra ARLU stabiel draait en we voldoende ervaring hebben met het huidige systeem, willen we maatwerkfunctionaliteiten wegwerken waar mogelijk en overstappen naar Business Central.”

“Om 24 op 7 in contact te staan met onze klanten willen we nadien een webportal ontwikkelen. Aangezien Cegeka de resources heeft om bredere en complexere projecten de baas te kunnen, kloppen we in de toekomst ook weer bij hen aan.”