Nyxoah versnelt groei met Microsoft Dynamics 365

Business

"Hoe goed heb je vannacht geslapen?" Vraag het aan 10 mensen op straat en ongeveer 50% zal antwoorden dat ze niet genoeg slaap hebben gehad.

Als het slaaptekort wordt veroorzaakt door obstructieve slaapapneu (OSA) – wat het geval is voor maar liefst 425 miljoen mensen wereldwijd – dan is hulp misschien nabij. Na jaren van intensief onderzoek en ontwikkeling is Nyxoah klaar om zijn oplossing voor de behandeling van OSA, de veelvoorkomende slaapgerelateerde ademhalingsstoornis, op de markt te brengen.

Levens verbeteren door rustige nachten

"Onze belangrijkste oplossing, Genio®, is een implanteerbare chip die een comfortabel alternatief biedt voor mensen die moeite hebben met het gebruik van de gebruikelijke CPAP-therapie," legt Olivier Taelman, CEO van Nyxoah, uit.

De oplossing is al beschikbaar in Oostenrijk en Duitsland, en Nyxoah versnelt de productie en breidt zijn aanwezigheid uit over vier continenten. Hun belangrijkste focus is hun 'Amerikaanse droom': Nyxoah hoopt tegen eind 2024 goedkeuring te krijgen van de Amerikaanse Food and Drug Administration (FDA) om de behandeling vervolgens te lanceren op de veelbelovende Amerikaanse markt.

"Naarmate we de productie versnellen en onze aanwezigheid uitbreiden over vier continenten, transformeren we in een verkoopgerichte organisatie. Dat is een heel ander spel."

Solution

De overgang van een bedrijf dat zich richt op R&D en kalinische activiteiten naar een verkoopgerichte organisatie vereist een ingrijpende transformatie van Nyxoah's organisatie en processen. Om hun administratie en backoffice-processen te professionaliseren, besloten ze het boekhoudsysteem dat ze jarenlang hadden gebruikt te vervangen door een volledig ERP-systeem.

De zoektocht naar connectiviteit en naleving

"Ons vorige systeem miste integratie over belangrijke domeinen zoals voorraadbeheer, productie, inkoop en financiën," zegt Kristin De Rudder, Directeur Financiële Controle en Interne Controle. "Bovendien betekent het vestigen van een positie op de Amerikaanse markt dat we moeten voldoen aan de GxP-richtlijnen van de FDA, dus hadden we een GxP-conform hulpmiddel nodig dat autorisaties, goedkeuringen, toegangscontrole, traceerbaarheid en meer zou verbeteren."

Na een intensief selectieproces koos Nyxoah voor Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management. "Het platform is perfect afgestemd op onze behoeften," legt CFO Loic Moreau uit. "Het is flexibel, maar toch robuust genoeg om ons te ondersteunen als een groeiende scale-up. We hebben geen Ferrari nodig – gewoon een goede, snelle auto om ons naar onze bestemming te brengen."

Speciale template voor pharma and life sciences

Nyxoah heeft ook Cegeka's Dynamics voor Pharma & Life Sciences template geïmplementeerd naast Dynamics 365 ERP. "Het systeem biedt best practices, vooraf gedefinieerde checklists en documentatie, wat zorgt voor vlotte processen. Bovendien zijn zowel de oplossing als de methodologie gevalideerd door Epista," voegt Jochen Plas, Business Solution Architect bij Cegeka, toe.

Betere samenwerking

Nyxoah besloot eerst het HR-module in de Dynamics 365-stack te implementeren om het beheer van human resources naar een hoger niveau te tillen. De component ondersteunt nu organisatie- en personeelsbeheer, compensatie- en voordelenadministratie, en talentmanagement, en biedt werknemers verschillende selfservicetools – tot grote tevredenheid van zowel HR als de werknemers.

Kristin: “Het systeem biedt een duidelijker beeld van de organisatiestructuur, verbetert workflows en samenwerking, en zorgt voor goedkeuringen in overeenstemming met de Delegation of Authority (DOA).”

Tevreden klanten, leveranciers en management

De financiële en supply chain-componenten die kort na de HR-module werden geïmplementeerd, hebben de samenwerking tussen collega's en met leveranciers, klanten en andere belanghebbenden verder verbeterd.

“We hebben nu meer structuur in processen en beheer van stamgegevens voor klanten en leveranciers, betere zichtbaarheid van ontvangen goederen en voorraadniveaus, en het is eenvoudiger om contracten aan bestellingen en facturen te koppelen. Dat alles verhoogt de tevredenheid van klanten en leveranciers,” zegt Kristin.

Loic en het financiële team waarderen het realtime overzicht van de verplichtingen van het bedrijf, terwijl de geïntegreerde data en systemen het financiële afsluitproces versnellen. De uitgebreide rapportagemogelijkheden van het platform stellen de financiële en managementteams in staat om goed geïnformeerde beslissingen te nemen.

“We hebben nu een grotere nauwkeurigheid in de processen, beter inzicht in de ontvangen goederen en voorraadniveaus, en het is gemakkelijker om contracten te koppelen aan inkooporders en facturen. Dat alles vergroot de klant- en leverancierstevredenheid.”

Approach

"Het implementeren van een ERP-systeem in een snelgroeiende scale-up vereist dat je slim, flexibel en pragmatisch te werk gaat," zegt Loic. "We bleven de motor aanpassen terwijl we het vliegtuig vlogen, wat soms een beetje riskant was." Cegeka hielp Nyxoah op alle mogelijke manieren om ervoor te zorgen dat ze op koers bleven.

Openheid en transparantie

"De keuze voor Cegeka was de juiste," vervolgt Loic. "We hadden een partner nodig die wist hoe Dynamics 365 in een farmaceutisch en life sciences bedrijf geïmplementeerd moest worden en ons op lange termijn kon ondersteunen. Bovendien hebben ze precies de juiste omvang voor ons."

Ondanks de beperkte beschikbaarheid van de stakeholders van Nyxoah – door de snelle uitbreiding –, was het succes van de implementatie verzekerd dankzij nauwe samenwerking en een efficiënte projectmanagementaanpak. Het Cegeka-team, bestaande uit een solution architect, projectmanager en functionele consultants, werkte nauw samen met het 5-koppige kernteam van Nyxoah. Bij twijfel was het management beschikbaar om knopen door te hakken.

Gaku Ushiyama, business projectmanager bij Nyxoah, prijst de flexibiliteit, openheid en transparantie van Cegeka gedurende het project; "Van budget- en planningsdetails tot twijfels, zorgen en opmerkingen: deze werden allemaal openlijk met elkaar gedeeld."

In close cooperation - zelfs in de Metaverse

Tot slot speelde verandermanagement een essentiële rol bij het betrekken van de hele Nyxoah-gemeenschap bij het ERP-project. "Innovatie zit in ons DNA, dus we hebben een metaverse gecreëerd, genaamd Dreamscape, waar collega's wereldwijd meer konden leren over Dynamics 365. Dreamscape blijft een waardevol hulpmiddel voor projectcommunicatie en zal ons blijven ondersteunen naarmate Dynamics 365 zich verder ontwikkelt," besluit Kristin.

“We bleven de motor aanpassen terwijl we met het vliegtuig vlogen, wat soms een beetje riskant was. Cegeka heeft ons geholpen om op koers te blijven."