Scale-up Talenco implementeert Business Central in amper 4 maanden

Complexe bedrijfsprocessen zijn Talenco niet vreemd. Het bedrijf groeide sinds de oprichting vijf jaar geleden van 2 naar 150 medewerkers en heeft zowat voor elke klant een facturatiemethode op maat. Talenco ging te rade bij Cegeka om hun werkplek eenvoudig en toekomstgericht te beheren.

Talenco is een scale-up die industriële expertise levert aan productiebedrijven. Kort door de bocht: ze lossen technische problemen in de industrie op. Dat doen ze in vele vormen en gedaantes: met onderhoudsdiensten, engineering & constructie totaalprojecten, consultancy, machinebouw, innovatie en digitaliseringsopdrachten. En met succes: sinds de oprichting vijf jaar geleden groeide Talenco tot 150 werknemers. De bredere groep telt maar liefst 180 collega’s.

Digitale groei

Die snelle groei en complexe bedrijfsvoering bracht de nodige uitdagingen mee voor de financiële administratie en supplychain-beheer. “Ons facturatieproces is voor quasi elke klant maatwerk. Het boekhoudprogramma dat we gebruikten kon die groeiende complexiteit niet meer aan. We hadden nood aan verdere digitalisering om de administratieve processen te bolwerken”, vertelt CEO Jens Hendrickx.

“Onze facturatie is voor quasi elke klant maatwerk. We moesten verder digitaliseren om dat complex proces te bolwerken”

- Jens Hendrickx, CEO bij Talenco

Eenvoudig systeem

En dus ging Talenco op zoek naar een andere partner om een nieuw systeem te implementeren. Jens Hendrickx: “We hadden een elegant, eenvoudig systeem voor ogen waar ons volledige klantenbestand in past. Een ERP-platform dat de efficiëntie verhoogt, en de kans op menselijke fouten reduceert. Na grondige gesprekken met verschillende partners en een analyse van het kostenplaatje, viel de keuze unaniem op de oplossing van Cegeka. Hun trackrecord is indrukwekkend, en ze voelden perfect aan wat we nodig hadden. Geen nodeloos ingewikkeld systeem op maat, maar een flexibel standaardsysteem.”

Nieuwe analyse

Om aan de noden van Talenco te voldoen, begon Cegeka met een businessanalyse. “Een ERP-pakket implementeren mag geen developmentproject meer zijn zoals vroeger”, zegt Thibaut Heeren, Sales Manager bij Cegeka. “We adviseren onze klanten om hun processen zoveel mogelijk op het standaardpakket te enten. Zo krijg je een flexibel en schaalbaar systeem. In plaats van tijd en budget aan ontwikkeling te besteden, focus je op de configuratie en de parameters. Onze rol als IT-partner is om klanten daarin te begeleiden.”

“Een ERP implementeren mag geen developmentproject meer zijn. We adviseren onze klanten om de bedrijfsvoering zoveel mogelijk op het standaardpakket te enten.” 

- Thibaut Heeren, Sales Manager bij Cegeka

Helder plan van aanpak

“Die projectmatige benadering werpt zijn vruchten af”, vult Ilja Van Doorslaer, Project Manager bij Talenco aan. “Er was een helder plan van aanpak, terwijl je met maatwerk vaak in een straatje zonder einde belandt. Ook tijdens de implementatie was de transparantie bij Cegeka enorm. We wisten in elke fase van het proces wat er moest gebeuren, hoe lang dat zou duren en hoeveel manuren daarvoor nodig waren. Na een maand analyses duurde de implementatie slechts 3 maanden, en het vooropgestelde budget werd nooit overschreden.”

Razendsnelle implementatie

Cegeka stelde Microsoft Dynamics 365 Business Central voor, de opvolger van Navision. Slechts 4 maanden duurde het om het ERP-pakket volledig operationeel te krijgen. “En dat is evenveel hun verdienste als die van ons”, zegt Thibaut Heeren. “De mensen van Talenco zetten zelf hun schouders volop mee onder het project: ze voorzagen de nodig tijd om uitgebreid te testen en waren telkens perfect voorbereid voor elke workshop. Zowel qua budget als timing was dit een modelproject.”

Vlotte, foutloze facturatie

“De facturatie is een grote vooruitgang voor ons én onze klanten”, gaat Lieve Wouters, Project Manager bij Talenco verder. “Tot voor kort beheerden we de facturatie nog voor een groot deel in Excel. In Business Central verloopt dat proces veel efficiënter en veel accurater. De foutenmarge van onze complexe facturatie is nu zo goed als nul. We versturen automatisch aanmaningen met standaardmails, de facturen zelf zijn transparant en correct. Ook qua rapportage hebben we grote stappen gezet. We hebben nu een permanent overzicht van de financiële situatie, en weten perfect of we de juiste tarieven hanteren.”

“De foutenmarge van onze complexe facturatie is zo goed als nul. We hebben een permanent overzicht van de financiële situatie, en weten perfect of de juiste tarieven hanteren”

- Lieve Wouters, Project Manager bij Talenco

Verdere uitbreiding

Talenco deed op korte tijd een aantal acquisities, dus het was noodzakelijk om administratief alles correct en vlot te verwerken. Het bedrijf nam een deel van het failliet verklaarde CG Power Systems over om een nieuw marktsegment aan te snijden, namelijk onderhoud op transformatoren. Daarmee werkt Talenco nu ook op internationale en offshore-projecten en kan het nog meer inzetten op totaaloplossingen voor zijn klanten. Ook staffingbedrijf Mercor werd overgenomen. Het zal in de toekomst dus nog meer op servicemanagement inzetten. Dat betekent weer meer complexiteit. De volgende uitbreidingen van Business Central zitten bijgevolg al in de pipeline.

 “Microsoft 365 Business Central is een modulair systeem, en dus van nature heel schaalbaar”, vertelt Ilja Van Doorslaer, Engineering Consultant bij Talenco. “Je start met de boekhouding en de facturatie, en eenmaal dat vlot loopt, integreer je processen als voorraadketenbeheer en warehouse management. Dat zijn de volgende stappen die we nu inplannen.”

“We gaan onze hr-processen én de planning integreren in het systeem, zo kunnen we die automatiseren en in kaart brengen”, legt Jens Hendrickx uit. “We hebben veel ingenieurs die op verplaatsing werken, dus de integratie van de planning en hr betekent een grote meerwaarde. Het laat ons toe om bijvoorbeeld loonschalen en tijdregistraties te integreren, en dat dan weer terug te koppelen naar het sociaal secretariaat.”

De kracht van Business Central en Cegeka

“De complexiteit van ons bedrijf neemt toe samen met de groei”, besluit Jens Hendrickx. “We zijn op het goede moment met Cegeka in zee gegaan om de administratie vanaf de fundamenten correct te beheren. Eenmaal alle data correct zijn geïntegreerd in het standaardpakket, kan je gemakkelijk nieuwe extensies en toepassingen implementeren. Elke functionaliteit die we nu toevoegen, betekent rechtstreekse tijd - en efficiëntiewinst en meer inzicht in de bedrijfsvoering. Dat hebben we te danken aan de aanpak van Cegeka. Met hen als copiloot en Business Central onder de motorkap zijn we klaar voor de toekomst.”

 “Elke functionaliteit die we nu toevoegen, betekent rechtstreekse tijd- en efficiëntiewinst. Dat hebben we te danken aan de aanpak van Cegeka. Met hen als copiloot en Business Central onder de motorkap zijn we klaar voor de toekomst.”

- Jens Hendrickx, CEO bij Talenco

Heb je vragen over deze klantencase of ben je benieuwd wat Microsoft Dynamics 365 Business Central voor uw bedrijf kan betekenen?

Neem contact met ons op. Wij gaan graag het gesprek aan.