Valentino Chocolatier stuwt sterke groei vooruit met modern ERP-systeem

Valentino Chocolatier is een familiebedrijf in hart en nieren. De chocolatier produceert al meer dan 40 jaar Belgische chocolade en verdeelt z’n zoete creaties in alle uithoeken van de wereld. Nu de broers Jan en Rob Roelandts de fakkel hebben overgenomen van hun ouders, willen ze hun groeitraject ondersteunen met een modern ERP-systeem. Cegeka zet met Business Central het bedrijf op de digitale kaart.

Op-en-top familiebedrijf

Van pralines met verrassende vullingen tot truffels, paaseieren en Sinterklaasfiguurtjes: in Schepdaal worden ze allemaal artisanaal gemaakt met verse ingrediënten. Met zeven eigen winkels, een vijftigtal zelfstandige verdelers en export van Frankrijk tot Madagaskar is Valentino Chocolatier een belangrijke speler op de markt van onze geliefde Belgische chocolade.

 Toch zaten tot voor kort alle recepten, voorraden en kostprijzen veilig opgeborgen in de hoofden van de familie Roelandts – zoals het een op-en-top familiebedrijf betaamt. 

“Het overzicht bewaren lukte prima met lijsten op papier en in Excel, maar naarmate ons bedrijf groeide, werd dat steeds moeilijker”, vertelt Jan Roelandts, bestuurder van Valentino Chocolatier. “Enkel voor onze boekhouding en verkoop rekenden we op een kleinschalig ERP-systeem, maar na vijf jaar zonder updates was de software behoorlijk verouderd. Bovendien konden we er geen productie- en voorraadsysteem aan koppelen – iets wat we echt nodig hadden om onze groei bij te benen.”

Vereiste #1: cloud

Jan wist precies wat hij verlangde van ERP-software: “Ik wilde af van een klein systeem waar je snel op de limieten botst. We willen met Valentino verder uitbreiden, dus ons ERP-systeem moest meegroeien met het bedrijf. Een moderne cloud-oplossing die continu up-to-date is, die je makkelijk uitbreidt on the go en waarvoor je enkel een internetverbinding nodig hebt, dat zochten we.”

Leveranciers raadden Jan Business Central aan. Na diep in de Microsoft-documentatie te duiken, was ook hij overtuigd. ERP-systeem gekozen – nu nog een IT-partner. “We maakten de stand op tussen verschillende kandidaten, en daar kwam Cegeka als winnaar uit. Ze volgden mijn voorkeur voor een cloud-oplossing, en de expertise van de consultants was voelbaar van bij het eerste gesprek. Het vertrouwen was groot.”

Elke Roels, Business Development Manager bij Cegeka, treedt bij: “Een van onze focussectoren is ‘food’. Onze consultants kennen de bedrijfsprocessen, wetgeving en de best practices in de sector, waardoor we Valentino ook konden helpen hun procesflow te optimaliseren. Daarnaast heeft een van onze solution architects zelf nog in een chocoladebedrijf gewerkt. Dichter bij de realiteit kom je niet!”

“Valentino heeft ambitieuze groeiplannen; ons ERP-systeem moet kunnen meegroeien. Een cloud-oplossing was voor mij een logische keuze.”

- Jan Roelandts, bestuurder van Valentino Chocolatier

Behapbaar, geen big bang

Om een ERP-systeem ten volle te benutten, moet je het voeden met data over producten, grondstoffen, prijzen, klanten, leveranciers etc. Met verschillende kostprijzen per verdeelpunt en honderden producten in het assortiment – en evenveel papieren lijstjes die circuleerden – zou dat een huzarenstukje worden voor Valentino Chocolatier. Om zowel de verandering als het werk behapbaar te houden, pakte Cegeka de implementatie gefaseerd aan.

Elke: “We zijn bewust niet voor een ‘big bang approach’ gegaan, waarbij we alle functionaliteiten van Business Central meteen op Valentino loslaten. Op basis van hun doelstellingen adviseerden we hen welke stappen prioritair waren in de implementatie. Zo raken de werknemers bovendien niet overbelast, en leren ze elke functionaliteit eerst goed gebruiken voor er een nieuwe stap volgt.”

"Cegeka adviseerde om te starten met finance en sales. Door de implementatie in fases aan te pakken, blijft het proces behapbaar."

- Elke Roels, Business Development Manager bij Cegeka

Finance first

Jan: “Alle data digitaal krijgen, was de prioriteit. Zo konden we na fase één de finance- en salesmodules alvast gebruiken. Wij verzamelden de gegevens, en Cegeka uploadde die in Business Central. In maart 2020 zijn we hiermee gestart, en in juli ging het systeem live – netjes op tijd vóór het chocoladeseizoen dat start in september.” 

Jan neemt zelf grotendeels de boekhouding voor z’n rekening bij Valentino. Hij zat dus op de eerste rij om Business Central uit te testen. “In het begin vergt het wat zoekwerk om je grootboekrekeningen te vinden en nieuwe regeltjes te leren, maar ondertussen heb ik in een oogopslag zicht op onze financiële cijfers. De boekhoudsystemen van onze winkels zijn gekoppeld aan Business Central, wat bestellen en rapporteren aanzienlijk makkelijker maakt.”

“Onze externe boekhouder kan remote inloggen, maar ik ga vlot zelf aan de slag met btw-aangiftes en facturen. Die gaan nu automatisch de deur uit via e-mail; een betere service voor onze klanten en een kostenbesparing voor ons.”

Productie en voorraad versmolten met elkaar

In april 2021 was het tijd voor fase twee: Cegeka koppelde modules voor productie en warehousing aan elkaar. Productiemedewerkers zien hun efficiëntie toenemen en vinden in Business Central te allen tijde welke grondstoffen en producten in voorraad zijn.

 Jan: “We stemmen onze productie nu af op onze stock. Het systeem maakt automatisch een planningsvoorstel: op basis van de beschikbare grondstoffen stelt het productie-orders op van de producten die we ermee kunnen maken. Komt er een grote bestelling binnen, dan toont Business Central welke grondstoffen we moeten bestellen als er onvoldoende voorraad is.”

 “Het ERP-systeem toont daarnaast alle werkstappen: van ingrediënten verzamelen tot chocoladevlokken strooien over truffels, bijvoorbeeld. Dat is niet alleen handig voor onze werknemers, maar ook om de werkelijke kost te bepalen van een product en bij te houden welke grondstoffen gebruikt werden.”

Professionaliteit troef

Nu Business Central alle Valentino-kennis verzamelt, is het chocoladebedrijf klaar voor de toekomst. Elke: “Het hele bedrijf, alle activiteiten en medewerkers zijn beter op elkaar afgestemd. Een helder inzicht in processen en cijfers, minder manueel werk, een geïntegreerd stockbeeld en naadloze integratie met Office 365 – troeven die Valentino’s groeiambities kracht bijzetten.”

 Jan: “We werken op alle vlakken professioneler, verlenen een betere service aan onze klanten en besparen uiteindelijk heel wat tijd en geld. Bovendien zijn onze gegevens veilig en op elk moment raadpleegbaar in de cloud. Een slecht ERP-systeem kan een organisatie blokkeren. Maar nu Cegeka ons bedrijf digitaal op de kaart heeft gezet, kunnen we onze groeispurt voortzetten.”

"Een slecht ERP-systeem blokkeert een organisatie. Maar met Business Central kunnen we onze groeispurt voortzetten."

- Jan Roelandts, bestuurder van Valentino Chocolatier

Minder maatwerk, beter budget

Alle communicatie verliep wegens COVID-19 via Teams, maar dat heeft het implementatieproces niet verstoord. Jan: “We konden met alle vragen en extra aanpassingen bij Cegeka terecht. Een snelle interventie en we konden verder. De implementatie ging vlot, en ook het kostenplaatje was correct ingeschat. Cegeka gaf ons aangepast advies op maat van ons bedrijf – ook al hadden ze met andere oplossingen meer geld kunnen verdienen.”

Elke: “We implementeren zoveel mogelijk standaardapplicaties. Ons credo is: enkel maatwerk ontwikkelen als dat een hoge meerwaarde biedt voor de klant.” Jan: “Als Business Central werkt voor duizenden andere bedrijven, waarom dan niet voor ons?”

Oneindig uitbreidbaar

Valentino Chocolatier plant binnenkort extra functionaliteiten toe te voegen aan hun ERP-systeem. Jan: “Dat is het mooie aan Business Central: je kan er steeds extra modules of apps aan koppelen. Zo onderzoeken we momenteel hoe Power BI onze rapportering kan verbeteren.”

“Nadien willen we met een scanningssysteem de traceability van onze producten verhogen. Met barcodes op onze producten kunnen we ook makkelijker ons ‘first in, first out’-beleid opvolgen: pralines met de oudste productiedatum moeten eerst de deur uit. Voor die volgende fase zal Cegeka’s sectorkennis zeker van pas komen.”

Heb je vragen over deze klantencase of ben je benieuwd wat Microsoft Dynamics 365 Business Central voor uw bedrijf kan betekenen?

Neem contact met ons op. Wij gaan graag het gesprek aan.