Use case: Automatiseer uw bezoekersregistratie met Microsoft Power Platform

De manier waarop u uw bezoekers ontvangt, is het visitekaartje van uw bedrijf. Hoe geeft u uw bezoekers een aangename en vlotte ervaring zonder uw medewerkers de hele dag aan de receptie vast te houden? Om de bezoekersregistratie bij een van onze klanten te optimaliseren, hebben we bij Cegeka een intuïtieve app voor bezoekersregistratie ontwikkeld op basis van Microsoft Power Apps.

De uitdaging

Gewoonlijk wordt een bezoeker bij zijn of haar aankomst ontvangen door een receptionist. Die registreert de bezoeker en brengt hem of haar in contact met de juiste medewerker. Zo verloopt het meestal, maar deze procedure heeft nochtans enkele nadelen:

• De handmatige registratie van bezoekers is doorgaans trager, arbeidsintensiever en gevoeliger voor fouten dan een automatische registratie.
• De verantwoordelijke voor de registratie kan de receptie niet verlaten, en dus geen andere en misschien belangrijkere taken uitvoeren.
• De receptionist kan soms moeilijk de juiste medewerker bereiken, waardoor de bezoeker moet wachten en misschien al misnoegd is nog vóór hij of zij de contactpersoon heeft ontmoet.

Bij Cegeka wilden we onderzoeken hoe we het registratieproces van de bezoekers van een van onze klanten konden verbeteren opdat:

• het receptiepersoneel op essentiële zaken zou kunnen focussen,
• en de bezoekers snel en vlot zouden worden ontvangen.

De aanpak

Wij ontwikkelden een gebruikersvriendelijke canvas-app met Microsoft Power Apps om de ontvangst en de registratie van de bezoekers van onze klant te verbeteren. Kort samengevat, werkt het als volgt:

• Op een tablet aan de receptie voeren de bezoekers zelf hun naam, e-mailadres en de naam van de bedrijfsmedewerker
• Microsoft Power Automate stuurt de informatie van de bezoeker automatisch naar het CRM van het bedrijf.
• Na de voltooiing van de registratie krijgt de juiste medewerker automatisch via e-mail een melding van de aankomst van de bezoeker.
• Na de afspraak schrijft de bezoeker zich uit via de app en registreert het systeem zijn of haar vertrek.

De resultaten

Dankzij deze nieuwe app verloopt het registratieproces bij onze klant veel vlotter en efficiënter:

• Het volledige registratieproces is gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Er is dus geen enkele handmatige tussenkomst nodig en de receptionisten kunnen aan andere dingen werken.
• Telkens als een gast zich in- of uitschrijft, wordt het CRM automatisch geüpdatet, zodat er altijd een nauwkeurig overzicht in reële tijd van alle bezoekers is.
• De contactpersonen worden meteen gewaarschuwd, zodat de gasten geen kostbare tijd verliezen.
• Een extra voordeel: bij hun aankomst moeten de bezoekers ook aangeven of ze COVID-symptomen vertonen. Zo blijft iedereen in de organisatie veilig.

Klaar om alles uit Microsoft Power Platfrm te halen?

Schrijf je dan zeker in voor onze gratis App in a Day sessies en ontdek de kracht van het Power Platform door het ter plekke te doen!