Use case: Automatiseer de goedkeuring van onkosten met Microsoft Power Platform

Het beheren van werkplekkosten kan behoorlijk tijdrovend zijn, vooral in de goedkeuringsfase. Of het nu gaat om het opvragen van onkostendocumentatie of het samenstellen van een onkostenoverzicht, soms voelt het alsof elke stap van het onkostengoedkeuringsproces speciaal is ontworpen om zo lang mogelijk te duren. En als u Microsoft Dynamics Finance & Operations gebruikt, kan het allemaal nog langer duren. Gelukkig kunt u met Microsoft Power Platform nu de goedkeuring van onkosten automatiseren en zo vertragingen voorkomen.

De uitdaging

Het goedkeuren van onkosten is van nature een proces met veel vertraging. Dit kan op zijn beurt leiden tot frustratie bij:

• Werknemers die wachten op een vergoeding.
• Managers die op zoek zijn naar een duidelijk overzicht van de uitgaven.
• Financiële teams die mensen moeten achtervolgen voor de juiste documentatie.

Bovendien, als u ooit onkosten rechtstreeks in Microsoft Dynamics Finance & Operations heeft moeten goedkeuren, zult u ongetwijfeld gemerkt hebben dat dit een behoorlijk robuust proces is met veel klikken. We wilden een manier vinden om de tijd te verminderen die medewerkers nodig hadden om onkosten goed te keuren, terwijl we toch F&O behouden.

De aanpak

We hebben een gebruiksvriendelijke canvas-app gebouwd met behulp van Microsoft Power Apps om het goedkeuringsproces te vereenvoudigen en te versnellen, waarbij:

• Telkens wanneer een gebruiker de app opent, haalt Power Automate automatisch uit F&O de uitgaven op die door deze specifieke gebruiker moeten worden goedgekeurd. Net als bij F&O kunnen declaraties die bij elkaar horen in dezelfde declaratiegroep worden gecombineerd.
  
  
• De app bevat 3 ingebouwde controlemechanismen om het goedkeuringsproces verder te beveiligen:
  • individuele uitgaven worden vergeleken met de totale prijs van de uitgavengroep.
  • Gebruikers kunnen uitgaven niet goedkeuren zonder ze te openen.
  • Telkens wanneer u een uitgave opent, ziet u onmiddellijk een PDF- of JPEG-afbeelding geïmporteerd in F&O, zodat u nogmaals kunt controleren of de prijs in de app overeenkomt met de prijs in de documentatie.
    
    
• Elke keer dat een gebruiker een onkostendeclaratie goedkeurt of afwijst, rapporteert Power Automate deze automatisch aan F&O. Dit betekent dat F&O altijd helemaal up-to-date is, terwijl gebruikers tegelijkertijd van begin tot eind genieten van een veel vlottere ervaring.

De resultaten

Dankzij de nieuwe canvas-app is het veel sneller en eenvoudiger om onkosten goed te keuren dan rechtstreeks in F&O te werken. De belangrijkste voordelen van de app zijn:

• Een duidelijk, automatisch bijgewerkt, in-app overzicht van alle goed te keuren uitgaven.
• Een aantal ingebouwde controles om er zeker van te zijn dat de ingevoerde declaraties correct zijn.
• Zowel goedgekeurde als afgewezen uitgaven worden automatisch bijgewerkt in F&O.
  
  

Klaar om alles uit Microsoft Power Platform te halen?

Schrijf je dan zeker in voor onze gratis App in a Day sessies en ontdek de kracht van het Power Platform door het ter plekke te doen!