Succesvol omgaan met uitdagingen bij serviceverlening: optimaal gebruikmaken van technologie om consistent uitstekende services te bieden

Met een casestory bij APTCO Group

Project- en servicebedrijven bieden meestal een brede waaier aan services aan hun klanten. Voor elk van deze services wilt u hoge kwaliteit en een tijdige levering garanderen, maar er zijn verschillende obstakels die een succesvolle serviceverlening in de weg kunnen staan. 

Hoe kunt u een antwoord vinden op deze uitdagingen? Ontdek hoe onze applicatie voor de buitendienst APTCO Group heeft geholpen in deze webinar. Wilt u alleen de samenvatting? Lees de belangrijkste punten in onze blogpost hieronder.

3 grote uitdagingen bij serviceverlening - en hoe u ze kunt aanpakken

Uw hoofddoel als project- en servicebedrijf is om uw klanten blij te maken met services die consistent op tijd en binnen budget worden geleverd. Om daarin te slagen, moet u verschillende bedrijfsonderdelen, operationele taken en administratieve processen op één lijn krijgen en integreren.

Hoe gaat u hierbij te werk? Ga aan de slag door deze drie vaak voorkomende uitdagingen bij serviceverlening aan te pakken.

Uitdaging bij serviceverlening 1: hogere verwachtingen van klanten

Uw dispatchers vinden het moeilijk om de juiste technici te boeken voor last-minute serviceverzoeken met speciale vereisten. Om de planningpuzzel te laten kloppen, vergelijken ze manueel de planningen, reistijden, de vereisten van de taak en de profielen van de technici. Klanten verwachten meldingen in real-time over de status van de werkorder, dus de dispatchers communiceren continu met klanten en technici.

Omgaan met veranderende vereisten en prioriteiten is een uitdaging, zeker zonder een duidelijk overzicht van de beschikbaarheid en competenties van uw team. Iedereen op de hoogte houden neemt veel tijd in beslag, en kan de service dus vertragen. Steeds hogere verwachtingen bij klanten maken het moeilijk om consistent hoge serviceniveaus te leveren.

Hoe lost u dit probleem op? 

Connecteer uw dispatchers, servicetechnici en klanten met een service dispatching tool. Deze tool biedt dispatchers een duidelijk inzicht in de resourceplanning bij alle serviceactiviteiten en stuurt automatische meldingen naar technici en klanten.

Uitdaging bij serviceverlening 2: servicetechnici meer mogelijkheden geven

Uw servicetechnici hebben nood aan een algemeen overzicht om hun taken zo vlot mogelijk te kunnen uitvoeren. Continue communicatie met de binnendienst over planning, voorraad, serviceopmerkingen en salesopportuniteiten onderbreekt hun workflows. Bovendien komt er veel papierwerk kijken bij elke voltooide werkorder, en hebben ze dus weinig tijd over om hun werk goed te doen.

Een gebrek aan een gestandaardiseerd proces om werkplanningen en de status van servicetaken op te volgen en te beheren is een obstakel waarmee veel servicetechnici geconfronteerd worden. Inefficiënte communicatie en manuele administratie zorgen voor tijdverspilling en verhogen het risico op fouten.

Hoe lost u dit probleem op? 

Ondersteun uw servicetechnici in hun dagelijkse activiteiten met een gebruiksvriendelijke applicatie. Geef ze meer mogelijkheden om op elk mobiel apparaat een duidelijk overzicht te krijgen van hun planning, en om hun voltooide werkorders correct te registreren met de vereiste documenten en handtekeningen in bijlage. Zet een geautomatiseerde communicatie op tussen technici, klanten en de binnendienst.

Uitdaging bij serviceverlening 3: diverse bedrijfsmodellen voor de buitendienst

Mogelijk hebt u verschillende modellen voor uw servicecontracten afhankelijk van de specifieke vereisten van de klant. Rekent u bij klanten met een uurtarief, werkt u met vooraf gedefinieerde taken en/of op basis van een aangepast puntensysteem? In dat geval kunnen de administratie en facturatie zeer verwarrend worden voor de binnendienst.

Een inconsistent model voor de buitendienst is een uitdaging die vooral problemen veroorzaakt nadat de service is geleverd. Bepaalde facturatietools kunnen verschillende types van ingevoerde gegevens niet verwerken. Hierdoor zijn er veel manuele aanpassingen nodig om te zorgen dat de facturen correct zijn.

Hoe lost u dit probleem op? 

U hebt nood aan een flexibele en wendbare applicatie die de verschillende bedrijfsmodellen van uw project- en servicebedrijf ondersteunt. Dit beperkt de administratie en vermindert de tijd tot er een factuur volgt.

Hoe we APTCO Group hebben geholpen om deze 3 uitdagingen bij serviceverlening aan te pakken

Met de applicatie voor de buitendienst die Cegeka bouwde voor de internationaal actieve APTCO Group kon het bedrijf zijn servicetechnici connecteren met de binnendienst en met klanten. De serviceflow is nu sterk verbeterd dankzij:

• papierloze bedrijfsprocessen en bevestigingen door klanten
• kortere doorlooptijd tussen de service en de betaling ervan
• gebruiksvriendelijke tool om werk te registreren
• mobiel en real-time inzicht in de voorraad
• geautomatiseerde communicatie en meldingen
• up-to-date overzichten van taken, klanten en termijnen
• uniform serviceproces in alle bedrijven en landen

Benieuwd hoe dit werkt vanuit het perspectief van een dispatcher en een servicetechnicus? Bekijk de demo in de webinar hierboven (vanaf 10:00).

Webinar: Service naar een hoger niveau tillen

Vijfentwintig minuten vol wijsheid van industry manager Daan Danneels en solution architect Bart Lemmens, met een diepgaande case study van de uitdagingen van APTCO Group. U krijgt er ook een duidelijke demo te zien van hoe onze oplossing voor serviceverlening hen heeft geholpen om een antwoord te vinden.

Klaar om uw serviceverlening te verbeteren?

Connecteer uw data, medewerkers en klanten om alle uitdagingen bij serviceverlening waarmee uw project- en servicebedrijf te maken krijgt vandaag nog aan te pakken. Weet u niet goed waar te beginnen? Wij staan klaar om u te begeleiden bij elke stap!

Let's Connect