Deel 3: digitaliseren en innoveren

Waar zenuwcellen het lichaam aansturen, zorgt innovatieve software voor de verbinding van de bedrijfsprocessen binnen pharma en life sciences organisaties. Dit doorbreekt de ‘klassieke’ silostructuur en stelt je in staat om sneller, efficiënter, meer verbonden en veiliger te werken. Met het juiste ERP-systeem maak je een slimme keuze voor de toekomst.

Implementeren van een valide systeem

• Continue compliant zijn
• Schaalbaarheid
• Wendbaarheid
• Verbondenheid
• Data integriteit en veiligheid

De behoefte aan een geautomatiseerde en continue validatiestrategie

We kunnen zonder twijfel zeggen dat pharma & life sciences behoren tot de meest gereguleerde sectoren. Elke stap in R&D moet gedocumenteerd worden; van het testen van samples tot klinische onderzoeken. Dit vraagt om een continue validatiestrategie. Om het nog ingewikkelder te maken veranderen de wettelijke vereisten regelmatig. Ouderwetse handmatige processen zijn dus niet voldoende om alles bij te houden.

Juist om die redenen kiezen organisaties voor een ERP-platform om hun behoeftes aan innovatie te ondersteunen en om tegelijkertijd aan de wettelijke vereisten te voldoen. Er is vraag naar software die ze helpt bij het ontwikkelen, documenteren en testen van activiteiten zoals deze gespecificeerd staan in de Good Manufacturing Practices (cGMP) en Good Automated Manufacturing Practice (GAMP). Een ERP-systeem zoals Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations is ontworpen om te voldoen aan de hoge eisen van deze industrie, met frequente software-updates, configuratiewijzigingen en nog veel meer.

Lara Moons: “Zelfs met een gevalideerd systeem moeten we zelf nog veel werk doen. Maar we willen het zo pragmatisch mogelijk aanpakken: onszelf aanpassen aan het systeem, niet andersom."

ERP in de pharma industrie: waar moet je op letten?

De pharma industrie is een vreemde eend in de bijt wanneer het gaat over compliance, leveringen of inventaris. Voor efficiënte productie en distributie heb je een ERP-systeem nodig die voldoet aan de lange lijst met vereiste functionaliteiten die nodig zijn in deze industrie. 

Belangrijkste functionaliteiten van onze ERP-oplossing

Bij het selecteren van een ERP is het belangrijk om alle selectiecriteria in kaart te brengen, en de sterke en zwakke punten van elk systeem te beoordelen.

Hoe implementeer je een uniform ERP-systeem?

We gaan er niet omheen draaien: het implementeren van een ERP-strategie is een intensief traject. Het is daarom belangrijk om je prioriteiten helder te hebben voordat je start. Ons advies? Neem je tijd om je bedrijfsdoelstellingen helder te formuleren. Stel jezelf de volgende vragen:

1. Welke bedrijfsdoelstellingen moet de ERP-strategie helpen bereiken?
Zodra dat duidelijk is, zal het eenvoudiger zijn om iedereen mee te krijgen, van senior management tot operationele krachten.

2. Welke processen zijn essentieel om concurrentievoordeel te behouden?
Deze processen zijn je focus gedurende het hele project. Het grootste deel van de middelen moet hieraan toegewezen worden.

Wil je meer weten over het implementeren van een ERP-systeem? Bekijk onze 'Two to Tango' reeks.

3. Hoe zorg je dat het management enthousiast blijft over het project?

In het begin is hun input belangrijk om de bedrijfsdoelstellingen en lange termijn visie helder te maken. Zorg er vervolgens voor dat het management regelmatig updates krijgt.

Het is duidelijk dat het senior management een cruciale rol speelt bij het selecteren en implementeren van het juiste ERP-platform. Met hun steun heb je de ‘helft van de strijd’ al gewonnen. Door het ERP-project te koppelen aan duidelijke bedrijfsdoelstellingen, goedgekeurd door alle betrokkenen, wordt het gemakkelijker om de scope en het budget te bewaken.

Een andere reden om het management te betrekken, is dat zij ervoor kunnen zorgen dat alle verschillende visies op elkaar zijn afgestemd. Zo kom je tijdens het proces minder weerstand tegen. Je vraagt mensen om hun manier van werken te veranderen, iets waarbij het belangrijk is om te vertellen waarom dit noodzakelijk is.

Het belang van verandermanagement

Bij verandering zien we in meeste gevallen ook weerstand. Bij het implementeren van een ERP-platform is dat niet anders. Om succesvol te zijn, is het essentieel dat er een verandermanagement strategie is, die een soepele overgang in de hele organisatie garandeert. Een ERP verandert mogelijk functies en taken, werknemers moeten daarom begrijpen wat de redenen hierachter zijn en welke voordelen het nieuwe systeem hun brengt. Dit is belangrijk om het vertrouwen van medewerkers te winnen en misverstanden te voorkomen.

Sterima zet in op compliance om een gestandaardiseerde aanpak te creëren bij het aannemen van nieuwe klanten.

“We hebben onze ad-hoc processen veranderd in een gestandaardiseerd onboardingproces waarmee we gemakkelijker nieuwe klanten kunnen inwerken. Maar vergis je niet: ook als je zoveel mogelijk standaardiseert, moet je toch het verandertraject doorlopen. Het is geen ‘business as usual’. Maar als je de moeite neemt, kan je concentreren op de processen die echt het verschil maken.”

Een andere manier om dit aan te pakken, is door een stakeholderanalyse uit te voeren. Zo kan je bepalen voor wie de ERP-implementatie gevolgen zal hebben. Dit geeft een beter inzicht in wat voor soort informatie elke stakeholder nodig heeft, afhankelijk van de mate van betrokkenheid. Vervolgens kun je voor elke groep trainingen op maat organiseren. Het hebben van een effectieve verandermanagement strategie zorgt ervoor dat medewerkers de verandering makkelijker accepteren. En dat is goed nieuws voor een succesvolle adoptie van het nieuwe ERP-platform!

Lara Moons van Inovet deelt graag deze tip: "Ga op zoek naar een goede projectmanager die ervaring heeft met ERP-implementaties: niet alleen op het gebied van IT, maar juist op het gebied van het motiveren van mensen en het begrijpen en uitleggen van processen. Uiteindelijk is verandermanagement een zeer belangrijke spil."  

Procesbibliotheek

Als je nog steeds software en methodologie moet valideren, zelfs met een gevalideerd systeem, wat is dan het doel? Wanneer je samenwerkt met een implementatiepartner, is de methodologie goed gedocumenteerd en gebaseerd op het gebruik van een industriespecifieke procesbibliotheek. Dit is een bibliotheek met processen voor de pharma & life sciences industrie, waarvan honderden zijn geïdentificeerd als GxP-kritisch.

Henrik Walther Madsen (Epista): “Er zijn een paar componenten om rekening mee te behouden om je te differentiëren met een ERP-implementatie. Een belangrijk element is de procesbibliotheek. Er zijn ongeveer 190+ bedrijfsprocessen die specifiek zijn voor de life sciences industrie.

Met een partner als Cegeka worden al deze processen gedocumenteerd in de procesbibliotheek, die wordt gebruikt als de standaard of branchespecifieke best practice waaraan organisaties zich moeten aanpassen. Als deze bibliotheek eenmaal is geïmplementeerd, kun je specifieke functionaliteiten voor de organisatie toevoegen, zoals bijvoorbeeld track en trace."

Kortom, het implementeren van een gevalideerd ERP-systeem is niet alleen een investering om de efficiëntie te verhogen of te digitaliseren. Het is in feite een blauwdruk die alle kritieke processen in de organisatie raakt. De procesbibliotheek is een gids om belangrijke processen binnen bereik te krijgen en definieert de belangrijkste vereisten voor elk proces.

Cedric Soubry (Sterima): “Momenteel implementeren we Microsoft Dynamics 365 als gevalideerd ERP-systeem. Voor alle duidelijkheid: wij zijn nog steeds verantwoordelijk voor het doorlopen van het validatieproces. Maar het grootste voordeel van een implementatiepartner zoals Cegeka is dat de procesbibliotheek alle documenten bevat die nodig zijn voor de validatie. Ze sluiten precies aan bij de eisen voor de certificering, wat onze werkdruk aanzienlijk verminderd."

Een ander voordeel: door het documenteren van het proces hebben we nu een testomgeving voor al onze systemen. Met elke software release doorlopen we gebruikerstesten. Het is een goede methode om onze processen aan te passen en te documenteren. En we weten zeker dat elk proces nu getest en gevalideerd wordt. Dit maakt het IT-landschap een stuk stabieler.

Van industrie uitdagingen naar kansen

Het is vrij duidelijk dat de oude manier van werken - met handmatige processen, arbeidsintensieve documentatie, verouderde systemen ... - geen goede match is voor de uitdagingen van moderne pharma & life sciences organisaties. In deze blogreeks hebben we verschillende uitdagingen benoemd. Door een ERP-systeem te implementeren dat gevalideerd is voor de life sciences industrie, kan je deze uitdagingen niet alleen aangaan, maar ook omzetten in kansen.

Het implementeren van een ERP-systeem is geen eenvoudige klus. Maar de voordelen zijn duidelijk: je creëert een applicatielandschap wat altijd compliant is, past bedrijfsprocessen aan naar de standaard en zorgt voor een goede voorbereiding op toekomstige groei en innovatie. Met de juiste implementatiepartner kan je rekenen op industrie specifieke expertise, een procesbibliotheek om de standaard neer te zetten en om ondersteuning om verandermanagement in jouw organisatie te begeleiden.

Wil je meer te weten te komen over onze gevalideerde Microsoft 365 oplossing?

Neem contact met ons op