Baseer je ERP-strategie op je bedrijfsprocessen | Together in Tech

Bij een ERP-project sta je er niet alleen voor, deze reeks met artikelen noemen we niet voor niets Together in Tech! Dit hebben we voor jou in petto in het tweede artikel: 

• 3 redenen waarom je al je processen in kaart moet brengen

• een handleiding met de do's en don'ts die hierbij horen 

• typische valkuilen waar je rekening mee moet houden

Wil jij harmonie brengen in je ERP-project? Laat je leiden door je bedrijfsprocessen

In het vorige artikel van Together in Tech hebben we het gehad over het belang van bedrijfsdoelstellingen voor je ERP-strategie. Nu is het tijd voor de volgende stap: vaststellen welke bedrijfsprocessen er aan deze doelstellingen gekoppeld zitten en dus extra aandacht vereisen in jouw ERP-project.

Neem de doelstellingen dat je het aantal uren handmatige arbeid (en daarmee de kosten) zou willen terugbrengen, dan is het cruciaal dat je op de hoogte bent van de achterliggende bedrijfsprocessen. Alleen als je de procesflow kent, kun je bepalen waar extra automatisering mogelijk is.

2 van de 3 ERP-projecten falen of duren langer dan verwacht door een gebrekkige voorbereiding.*
*Bronnen: Gartner, Panorama Consulting, Technology Evaluation Center

Er zijn drie redenen waarom je de tijd zou moeten nemen om je bedrijfsprocessen in kaart te brengen voordat je met de praktische kant van je ERP-project aan de slag gaat:

1. Een ERP-project is de perfecte gelegenheid om je processen eens goed onder de loep te nemen.
   Voordat je start met de implementatie van een ERP-traject, is het belangrijk om verder te kijken dan de traditionele lijst van features en functionaliteiten. Zo'n grote investering bied je de unieke kans om je werkwijze eens echt kritisch te bekijken - en te optimaliseren. Om de valse noten er zogezegd uit te halen. Tijden veranderen en processen veranderen mee. Wat gisteren nog een efficiënte werkwijze leek, is vandaag misschien al achterhaald - om over morgen nog maar te zwijgen. Dus waarom geen nieuwe mogelijkheden onderzoeken?
   
   

2. Door je bij het ontwikkelen van je ERP-strategie te laten leiden door je bedrijfsprocessen, doe je waardevolle inzichten op.
   Is je bedrijf de afgelopen jaren internationaal gegroeid? Of zijn er misschien een aantal overnames geweest? Als afdelingen niet in dezelfde maat dansen, kan dit veel oorzaken hebben. Maar wat de reden ook is, de start van een ERP-project is het perfecte moment om de harmonie terug te brengen en het concept 'procesdenken' in je bedrijf te introduceren. 

   Door in je processen te denken, leer je de zaken vanuit het gezichtspunt van meerdere afdelingen - en misschien zelfs derden - te bekijken. Zo krijg je inzicht in het grotere plaatje en breng je je processtromen van begin tot einde in kaart. Ga je hiermee aan de slag, dan is het belangrijk dat je niet verzandt in de details van hoe de dingen NU gaan, maar open staat voor hoe het ZOU MOETEN gaan. En net zo belangrijk: dat je kijkt naar wat er nodig is om alles soepel te laten verlopen en meerwaarde te creëren. Want in een ideale wereld brengt procesdenken niet alleen potentiële struikelpunten aan het licht, maar biedt het ook de kans om nieuwe vaardigheden te leren.

   
   

3. Door je bedrijfsprocessen in kaart te brengen, krijg je inzicht in de impact van je continue verbetertraject.

   Het in kaart brengen van je bedrijfsprocessen levert niet alleen nú voordelen op, maar helpt je ook in de toekomst projecten te optimaliseren. Stel jezelf bijvoorbeeld eens de vraag: "Als ik een (deel van een) systeem vervang, welke processen worden hier dan door beïnvloed? En in hoeverre?" Met een procesbibliotheek breng je licht in de duisternis.

   Bovendien dans je nooit meer solo, want samenwerken met partners en je eigen key users wordt een stuk eenvoudiger. Wanneer je een duidelijk beeld hebt van hoe je processen in elkaar zitten, ben je in staat ze met anderen te delen, toe te lichten, trainingsmateriaal ervoor te creëren en natuurlijk de juiste ERP-partner te selecteren.

Je start geen ERP-project om een nieuw ERP-product te testen. Maar waarom dan wel?

• Om afdelingen efficiënter te laten (samen)werken.

• Om harmonie te creëren tussen de verschillende divisies, bijvoorbeeld na een reeks overnames.

• Om een nieuwe werkwijze voor je klanten te introduceren en meerwaarde te creëren.

Inzicht krijgen in je bedrijfsprocessen

Door je bedrijfsprocessen in kaart te brengen, creëer je het kader voor je hele ERP-project. Geen geringe opgave! Maar waar kun je nu het beste beginnen? Elk bedrijf heeft zijn eigen voorkeuren en bijzonderheden. Met deze checklist vind je een passende oplossing.

• Breng het management en key users bijeen en kijk samen kritisch naar je werkwijze. Werken jullie wel zo efficiënt mogelijk? Misschien moeten de processtromen nog eens onder de loep worden genomen? Maak niet de fout om dingen te blijven doen uit gewoonte, anders ontwikkel je een ERP-oplossing op basis van instabiele pijlers. De instrumenten ondersteunen het proces, niet andersom
  
  

• Maak onderscheid tussen sleutelprocessen en ondersteunende processen. Welke processen zijn de drijvende krachten achter de groei van je bedrijf en maken echt het verschil? Dat zijn de processen waar je je op zou moeten richten. Geen idee hoe je daarachter kunt komen? Wij hebben een bibliotheek met 'best practices' uit de hele sector om je te helpen!
  
  

• Wijs niveaus toe aan je processen, op basis van hoe belangrijk ze zijn voor jouw bedrijf. Niet elk proces is even essentieel voor je organisatie. Rangschik je processen van zeer belangrijk naar minder belangrijk. Zo krijg je een duidelijk idee van waar je prioriteiten zouden moeten liggen.
  
  

• Raak niet overweldigd door alle features en functionaliteiten. Focus je eerst op je bedrijfsprocessen, wat je daarmee wilt bereiken en hoe. Pas daarna komen hulpmiddelen en technologie om de hoek kijken. Zo kan het voor je verkoopproces belangrijk zijn dat bestellingen binnen 24 uur worden verwerkt. Dan is dat waar je je in eerste instantie op moet richten, in plaats van te denken: "Die en die functionaliteit heb ik nodig voor mijn ERP-traject". Dat zijn zaken die in een later stadium aan bod komen.

Zaken om alert op te zijn bij het in kaart brengen van je bedrijfsprocessen

• Blijf in de leiding, jij vertelt het verhaal van jouw organisatie. Wanneer je je bedrijfsprocessen in kaart gaat brengen, zorg dan dat jij degene bent die leidt. Je vertelt het verhaal op van jouw organisatie. Anderen mogen advies geven, maar jij hebt het laatste woord. Anders loop je het risico te eindigen met een doorsnee document, onvoldoende afgestemd op jouw situatie.
  
  

• Baseer je beslissingen op business impact, niet op het ellenlange verlanglijstje van je hardst roepende key users.
  
  

• Bereid je team voor door ze samen te brengen en te luisteren naar wat ze nodig hebben. Zo laat je zien dat jullie allemaal hetzelfde doel nastreven, introduceer je het begrip 'procesdenken' binnen het hele bedrijf en zorg je dat iedereen in dezelfde gedachten gang zit.

Klaar om dit samen aan te gaan?
Cegeka en Microsoft Dynamics 365: een perfecte combinatie! Neem contact op en werk samen met ons aan een plan voor jouw ERP-traject.

Together in Tech: een ERP-project doe je niet alleen

Om een ERP-project met succes op te starten en af te ronden, heb je een betrouwbare partner nodig. Ontdek samen met ons en onze klanten de vele aspecten van een ERP-project, waarbij we een echt partnerschap aangaan. Bekijk hier alle Together in Tech artikelen.