Zo creëer je een eigen ERP-droomteam | Together in Tech

We zijn alweer aangekomen bij het derde artikel van onze Together in Tech reeks! Hierin bespreken we een overzicht van alle ERP-rollen en hun verantwoordelijkheden, inzicht hoeveel tijd er per rol en in welke fase vrijgemaakt moet worden, en delen we een handige rekentool waarmee je kunt inschatten hoeveel mensen en uren je nodig hebt. Daarnaast delen we handige voorbeelden waarmee je ontdekt hoe en wanneer je jouw team samenstelt.

Welke rollen heb je nodig voor je ERP-project?

Een sterk team is een belangrijke basis voor ERP-succes.. Maar wie heb je nu eigenlijk nodig in je ERP-gezelschap? We hebben een lijst opgesteld met de belangrijkste rollen, waarbij we rekening hebben gehouden met de volgende uitgangspunten:           

• Eén persoon kan meerdere rollen vervullen, maar in grote ERP-projecten is dat meestal niet zo'n goed idee.
• Sommige rollen heb je in jouw organisatie misschien niet nodig of moeten anders worden ingevuld. Dat is prima, want je danst tenslotte op het ritme van je eigen muziek.
• Misschien heb je voor jouw specifieke ERP-plannen een extra rol nodig die wij hier niet noemen. Ook dat is geen probleem, want geen enkel ERP-project is identiek.

Weet je nog niet zeker hoeveel tijd je ERP-team nodig zal hebben? Met onze superhandige Excel-tool schat je in hoeveel uur elke persoon aan je ERP-project zal moeten besteden.

De coördinatoren 

De projectmanager neemt de leiding over de planning. Die persoon moet een duidelijk beeld hebben van het ERP-project en voldoende ondersteuning vanuit het bedrijf om alles en iedereen te kunnen aansturen. Houd de agenda van de projectmanager zo leeg mogelijk, want er kruipt flink wat tijd in het realiseren van ERP-plannen. Je kunt natuurlijk een externe projectmanager inhuren, maar die zal jouw organisatie minder goed kennen en/of niet voldoende krediet hebben bij je medewerkers om hen met vertrouwen te leiden.

De rol van business architect en projectmanager wordt vaak gecombineerd. Terwijl de projectmanager de planning nauwgezet in de gaten houdt, is de business architect de specialist op het gebied van de zakelijke vereisten. Die persoon heeft dan ook het laatste woord over hoe de uiteindelijke processen eruit gaan zien. In die rol is hij of zij het aanspreekpunt voor de owners van de diverse bedrijfsprocessen. In feite is dit de interne tegenhanger van de solution architect van je ERP-partner. Hoe omvangrijker je project, hoe nuttiger het is om de rol van projectmanager en business architect aan twee verschillende personen toe te wijzen.

ERP-projecten leiden tot flinke veranderingen binnen je organisatie. Om die veranderingen soepel te laten verlopen en je werknemers of collega's mee te krijgen, is het belangrijk om een change manager aan te stellen. In tegenstelling tot de meeste andere rollen in je ERP-project is dat vaak een externe specialist. Veranderingen managen en er goed over communiceren vergt namelijk specifieke vaardigheden, waarover de meeste organisaties niet beschikken.

De crew

Process owners zijn belangrijke medewerkers binnen je bedrijf. Ze zijn immers verantwoordelijk voor specifieke end-to-endprocessen. Ze weten waar behoefte aan is binnen hun specifieke domein, hoe de toekomstige processen eruit moeten zien en welke veranderingen nodig zijn.

Daarnaast zijn er de key users, je mensen op de werkvloer die aan de slag moeten met het nieuwe ERP-systeem. Zij zullen de oplossing testen en valideren in de praktijk en helpen om alles op te zetten. Ze vertellen de process owners ook wat wel en wat niet werkt.

De IT'ers

De hierboven genoemde taken zijn niet min, maar daarnaast heb je ook mensen nodig die het bijbehorende IT-werk voor hun rekening nemen. Dat kunnen interne werknemers zijn of mensen van je ERP-partner. De belangrijkste taken zijn als volgt:

• Datamigratie: het analyseren van de aanwezige data in de bronsystemen, het verzamelen en opschonen ervan en het uitvoeren van de migratie naar het nieuwe ERP-systeem.
• Rapport- en documentontwerp: het ontwerpen van de beste lay-out voor alle belangrijke documenten, dashboards en operationele rapporten, zoals facturen, orderbevestigingen, pakbonnen en nog veel meer. De voltooide ontwerpen moeten vervolgens worden geüpload en geïmplementeerd in het nieuwe ERP-systeem.
• Applicatiebeheer: het managen van je applicaties (troubleshooten, helpen van andere key users, installeren van patches enz.), zowel tijdens de implementatie als na de ingebruikname. De systeembeheerder is vaak ook verantwoordelijk voor de beveiliging, het beheer van gebruikers enz.

Wanneer moet mijn ERP-team klaarstaan?

Je kunt je ERP-droomteam het best samenstellen  tijdens de selectie van de ideale oplossing en de beste partner. Je zult hen op z'n minst vanaf de start moeten betrekken bij het project, wanneer je de bedrijfsprocessen bepaalt en de vereisten analyseert.

Dat zorgt ervoor dat hun ideeën en twijfels worden meegenomen in het ERP-project en dat ze bijdragen aan de besluitvorming. En dat maakt het veranderingsproces weer eenvoudiger, want als je begrijpt waarom bepaalde keuzes worden gemaakt, is het aanvaarden ervan een stuk eenvoudiger.

Maak tijd vrij voor je ERP-project

ERP-projecten zijn behoorlijk intensief, vooral omdat ze maar al te vaak naast de gewone dagelijkse werkzaamheden moeten gebeuren. En tijd vrijmaken is niet altijd gemakkelijk. De perfecte oplossing bestaat niet, maar we hebben wel een aantal tips voor je!

1. Prioriteer en beperk het aantal interne projecten en initiatieven. De mensen die je nodig hebt voor je ERP-project, werken vaak ook aan andere projecten. Zorg dat je goed weet wat prioriteit heeft op basis van je doelstellingen en processen.
2. Vraag (tijdelijke) medewekers om de process owners en key users te helpen met hun dagelijkse werkzaamheden, zodat zij zich kunnen bezighouden met het ERP-project.
3. Haak enkele bedrijfsanalisten aan. Die ondersteunen je process owners en key users en bieden waardevolle inzichten.
4. Kies waar mogelijk voor outsourcing. Vaak kan je ERP-partner extra mensen voorzien om je te helpen met diverse taken, zoals het trainen van eindgebruikers, de datamigratie, het ontwerp van documenten en rapporten, het opstellen van handleidingen en meer.

35% van de ERP-projecten mislukt omdat de hoeveelheid werk wordt onderschat*
*Bron: slide Gartner, Panorama Consulting Group, Technology Evaluation Center

Klaar om dit samen aan te gaan?
Cegeka en Microsoft Dynamics 365: een perfecte combinatie! Neem contact op en werk samen met ons aan een plan voor jouw ERP-traject.

Together in Tech: een ERP-project doe je niet alleen

Om een ERP-project met succes op te starten en af te ronden, heb je een betrouwbare partner nodig. Ontdek samen met ons en onze klanten de vele aspecten van een ERP-project, waarbij we een echt partnerschap aangaan. Bekijk nu alle artikelen in de Together in Tech reeks.