Buyse Metal Works Group tilt efficiëntie naar een hoger niveau met Microsoft Dynamics 365

Hoe kun je honderden halffabricaten opvolgen? Die vraag hield de medewerkers van Buyse Metal Works Group wakker. Met Microsoft Dynamics 365 kunnen ze allerhande logistieke gegevens in het oog houden en bovendien een overzichtelijke agenda bijhouden. Maar om hun nieuwe systeem te implementeren, hadden ze een ervaren partner nodig. Coen Buyse, CEO van Buyse Metal Works Group: “Cegeka’s kennis van de manufacturing industrie was cruciaal om onze nieuwe ERP-oplossing te implementeren.”

Even kennismaken: Buyse Metal Works Group

Coen: “Buyse Metal Works Group is een internationale leverancier in de metaalverwerkende industrie met meer dan 120 werknemers, vestigingen in Aalter en Lier en klanten over de hele wereld. De groep is gespecialiseerd in kostenefficiënt CNC-draaien, -frezen en -slijpen om hoogwaardige producten te maken voor fabrikanten. Wij produceren nauwkeurige onderdelen op basis van de technische informatie van de klant. We houden die producten ook in voorraad om ze J.I.T. aan de eindklant te leveren indien gewenst. We zijn trots op onze rol als leverancier in de eerste stadia van het productontwikkelingsproces en op ons professionele advies over efficiënte productie.”

“Om onze dienstverlening te verbeteren moesten we onze ERP upgraden. En aangezien ons vorige ERP-pakket, Microsoft Dynamics AX, niet meer werd ondersteund, was dit het perfecte moment voor een upgrade. We vonden het logisch om voor de moderne opvolger te gaan, Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, om de overgang zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Om onze eigen IT-afdeling niet te veel te belasten hadden we een ervaren IT-partner nodig om het ERP-systeem te implementeren en op lange termijn te onderhouden. Waarom we uiteindelijk voor Cegeka hebben gekozen? Cegeka had de juiste knowhow, voorzag een robuuste en gedetailleerde roadmap en was een grote, gevestigde partner die ons gedurende het volledige project kon helpen.”

Gestructureerde planning en big data

Buyse Metal Works Group had twee vragen voor Cegeka. Coen: “Enerzijds hadden we een productiegerichte oplossing nodig met een overzichtelijk planningssysteem. Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations is daarvoor ideaal, en bovendien kunnen we er onze logistieke gegevens gestructureerd mee bijhouden. De software volgt verschillende halffabricaten uit onze inventaris op en monitort de export en verzendingsstatus ervan. We weten altijd exact waar elk artikel zich bevindt.”

“Anderzijds wilden we een systeem dat de overvloed aan producten, big data, bestelregels en forecastregels automatisch verwerkte. Cegeka’s ervaring met de verwerkende industrie was cruciaal om het nieuwe programma te implementeren en te beheren.”

"Cegeka's ervaring met de verwerkende industrie was cruciaal."

- Coen Buyse, CEO Buyse Metal Works Group

De juiste partner op het juiste moment

Buyse Metal Works Group vond het belangrijk om zelf een specifiek team van Cegeka-consultants te selecteren. Coen Buyse: “We hadden de juiste mensen nodig die ervaring hadden met finance, logistiek en productie. Bovendien moesten het experts zijn die veel afwisten van de metaalverwerkende industrie.” Nadat het bedrijf zijn team had gekozen, konden ze aan de slag!

Om hun uitdaging aan te pakken ontwikkelde het team van Cegeka een goed gestructureerde roadmap. Die omvatten de huidige behoeften van Buyse Metal Works Group, het plan van aanpak en de nodige uitbreidingen. Het voorstel hield ook rekening met de verschillende functies van Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. Aangezien gepersonaliseerde oplossingen arbeidsintensief en mogelijk ook duur zijn, moesten die zo beperkt mogelijk blijven. Coen Buyse: “Daarom kozen we voor de kant-en-klare cloudversie met kleine aanpassingen op maat om concurrenten een stapje voor te blijven. Nu kunnen we de volledige ERP gemakkelijk updaten.”

Het resultaat? Enkele logistieke wijzigingen en een vaste partner tijdens een bewogen periode van twaalf maanden. Coen Buyse: “Midden in de coronapandemie kregen we veel nieuwe klanten. De maandelijkse vergaderingen van de stuurgroep kwam dan ook als geroepen. Als onze eigen werknemers bijvoorbeeld geen tijd konden vrijmaken om nieuwe personeelsleden op te leiden, konden ze in deze drukke periode toch rekenen op de steun van Cegeka.”

Het was een lang proces, maar zeker de moeite waard: Cegeka ontwikkelde een overkoepelend framework voor het brede productassortiment van Buyse Metal Works Group en voor de vele itemnummers die moeten worden verwerkt. Om dat te doen bouwde Cegeka voor Buyse Metal Works Group een eigen app in Power Apps, waarmee de werknemers producten kunnen aanmaken. De gegevens moeten nu op slechts drie schermen worden ingevoerd, en op basis daarvan genereert Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations automatisch de correcte parameters en routes. Vroeger duurde dat meer dan dertig minuten, nu nog vijf!

Oefening baart kunst

“Live gaan is één ding, onze bedrijfsprocessen optimaliseren is nog wat anders”, zegt Coen Buyse. “Het afgelopen jaar hebben onze werknemers de fijne kneepjes van de nieuwe modules geleerd. Maar het is belangrijk dat ze volledig begrijpen hoe ze ons vooruithelpen en welke impact gewijzigde parameters hebben op alle fases van het proces.”

“Komend jaar”, vervolgt hij, “zal de grootste uitdaging zijn om met de nieuwe functies te leren werken. Om de twee à drie maanden lanceert Microsoft verplichte updates en elk jaar zijn er twee grote functionele updates. Aangezien verouderde versies niet meer werken, moet je altijd mee zijn met de nieuwste diensten. Ook daarmee zal Cegeka ons helpen: ze zullen extra ondersteuning bieden rond Dynamics 365-updates om de evaluatie en implementatie van onze nieuwe functies te begeleiden. Zo kunnen ons team en onze software samen groeien.”

Over de vraag welke bijdrage van Cegeka hij het meest waardeert, hoeft Coen niet lang na te denken: “Absoluut de roadmap. Al vanaf het begin komen jullie de go-live na. Voor de lancering van het programma doorliepen jullie al een heel proces. Wij controleerden of het betrouwbaar was, organiseerden de nodige opleidingen voor onze werknemers en testten het programma grondig. Cegeka gaf ons een goed overzicht van de verschillende taken. Als we op een probleem stootten, bedachten de consultants een plan B of zelfs een plan C. De wekelijkse en maandelijkse verslagen waren echt een toegevoegde waarde. Ze hebben ons van begin tot eind begeleid.”

Heb je vragen over deze klantencase of ben je benieuwd wat Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations voor uw bedrijf kan betekenen?

Neem contact met ons op. Wij gaan graag het gesprek aan.