Epos herschrijft de definitie van “databank” met Microsoft PowerApps

Van uitwisselingsstudenten tot internationale onderwijsprojecten: Epos ondersteunt ze allemaal. Daarvoor werkt de overheidsinstelling regelmatig samen met externe experten, die ze nauwkeurig bijhouden in een lijst. De uitdaging? Ongekoppelde databases en applicaties als aparte IT-eilandjes. Het gevolg: een grote administratieve papiermolen en veel risico op fouten. Cegeka en Microsoft PowerApps to the rescue!

Externe experten: geen evidentie

“Bij Epos werken we regelmatig met externe experten: mensen met ervaring in onderwijs, opleiding en internationale projecten”, steekt Jan Ceulemans, verantwoordelijke voor de externe expertenwerking bij Epos, van wal. “Die groep externe experten is een mengeling van beroepsactieven (zoals lesgevers) en gepensioneerden. Die houden we allemaal bij in een database, maar dat blijkt niet zo evident. We gebruiken enerzijds IT-tools van de Europese Commissie voor onze projecten, en anderzijds hebben we onze eigen lijst van experten die we daaraan moeten koppelen via een reeks Excelbestanden.”

“Daarin het overzicht behouden is haast onbegonnen werk. Elk jaar zijn er nieuwe oproeprondes voor experten, en elk jaar opnieuw ontdekken we een hoop bestanden zonder link – waardoor we helemaal geen zicht meer hebben op wie aan welk project heeft meegewerkt.”

Een centrale online databank met PowerApps

“We wilden een centrale databank die we makkelijk online konden raadplegen en waar we al onze expertendata in kwijt konden: namen en projecten, maar ook betalingsbrieven bijvoorbeeld”, gaat Jan verder. “We wilden er ook onze contracten in kunnen opstellen en betalingsbrieven opmaken. En een koppeling met de online-omgeving van de Europese Commissie mocht ook niet ontbreken – dat hadden we tot dan toe niet.”

Cegeka was een van de spelers die reageerden op de aanbesteding; die werd geëvalueerd door Epos. “Zelf zouden we nooit gedacht hebben aan een oplossing met PowerApps. Maar na hun professionele uitleg hadden we er een goed gevoel bij: we zagen mogelijkheden voor andere IT-noden en Cegeka is een grote, internationale speler. Ook qua continuïteit waren we gerustgesteld: we hebben low-code gewerkt met Microsoft apps en minimale custom programmering. Voor dit soort project is PowerApps gewoon de logische en juiste keuze.”

“We hadden een goed gevoel bij Cegeka: ze zagen de bigger picture en beschermden onze continuïteit met een praktische oplossing”
– Frederik Van Crombrugghe, IT-verantwoordelijke Epos

De uitdaging: centraliseren en integreren

Jeroen Sergeant van Cegeka leidde het project in goede banen. “Bij zo’n databank komt heel wat kijken. Om te beginnen moesten we alle relevante data – achtergronden, skills, contactgegevens enzovoort – verzamelen. Dat was de eerste uitdaging: we werkten met een waaier aan versnipperde bestanden: Sharepoint, persoonlijke pc’s, mailboxen… noem maar op. Dat vergde wat teamwork: Jan verzamelde de Excels en leverde ze aan aan Frederik. Die zette ze dan over in de Europese IT-tool waarin de registraties moesten gebeuren.”

“Ook het integratieluik was belangrijk: alle experten moesten gekoppeld worden aan hun projecten, maar ook vlot vindbaar zijn voor nieuwe projecten via de juiste tags. Is er bijvoorbeeld een nieuw project rond mobiliteit in het schoolonderwijs, dan moeten wij een expert schoolonderwijs kunnen vinden met kennis van mobiliteit. Zo krijgen we binnen de applicatie een 360°-view van alle experten en hun gerelateerde projecten en expertise: een enorme tijdswinst voor Jan.”

“We verzamelden alle data vanop verschillende platformen en benutten de logica van het datamodel om de experten aan de juiste projecten te kunnen koppelen.”
– Jeroen Sergeant, functioneel consultant bij Cegeka

2 partners, 1 team

Van initiële analyse tot uiteindelijke IT-oplossing duurde het traject 3 maanden, met nog 3 maanden voor training, organisatie en go-live. Jan: “De nauwe samenwerking en korte feedbackloops lieten ons toe om kort op de bal te spelen.” Frederik was daarin een cruciale schakel. “Ik werkte nauw samen met de experten van Cegeka en maakte daarna de vertaalslag intern. Dat ging eigenlijk verrassend vlot: bij Cegeka namen ze de tijd om mij alles verstaanbaar uit te leggen en er was bij elke stap ruimte voor feedback.”

Toch liep niet alles van een leien dakje. Frederik: “Dit was voor ons de eerste keer dat we een IT-project met een externe partner deden. Dat betekende dat er aan beide kanten een learning curve was, en gezien de nipte planning was dat vaak pittig. We hadden ook problemen met onze licenties: die moesten we namelijk bestellen via het raamcontract van de Vlaamse Overheid met een andere externe partner. Daarom beschikten we niet op tijd over de nodige omgevingen om te ontwikkelen. Gelukkig heeft het project nooit stilgelegen: Cegeka had een testomgeving opgezet om in te werken, zodat we daarna alles konden overzetten. Die flexibiliteit en out-of-the-box-thinking heeft onze expertendatabank gered.”

Heb je vragen over deze klantencase of ben je benieuwd wat Microsoft Dynamics 365 voor uw bedrijf kan betekenen?

Laat het ons weten. We denken graag met u mee.