EVAPCO Europe centraliseert haar IT-systemen met een moderne ERP-oplossing

Wat doe je als je systemen aan het einde van hun levensduur zijn gekomen en data over verschillende vestigingen zijn verspreid? Dit is de vraag waarop EVAPCO Europe een antwoord zocht. Om dit aan te pakken, besloot het productiebedrijf in zee te gaan met Cegeka. Samen ontwikkelden ze een moderne, centrale en uniforme ERP-oplossing die binnenkort in alle Europese vestigingen zal worden uitgerold.

EVAPCO werd opgericht in 1976 en is een toonaangevend productiebedrijf met globale resources en wereldwijde oplossingen voor warmteoverdrachtssystemen. De groep heeft meer dan 20 fabrieken over de hele wereld en levert producten voor verdampingskoeling in meer dan 150 landen. Hoewel EVAPCO is uitgegroeid tot een succesvolle multinational met een sterke focus op innovatie, was het bedrijf op zoek naar een manier om de IT-systemen te centraliseren en data te harmoniseren om de efficiëntie te verhogen.

Proefproject met hoge inzet

Daarom lanceerde EVAPCO Europe, het regionale hoofdkantoor van EVAPCO dat sinds 1999 in België gevestigd is, een pilootproject om de IT-systemen het moderne tijdperk binnen te leiden. Annelies Lambrechts, Finance Manager bij EVAPCO Europe, verwoordt het als volgt: "Onze fabrieken in België en Denemarken draaiden op systemen die aan het einde van hun Latijn waren. We hadden dringend een modern, uniform en centraal platform nodig. Daarom zijn we in België met een proefproject gestart, dat later ook in onze andere Europese vestigingen kan worden uitgerold. Hiermee wilden we een antwoord bieden op de uitdagingen die de versnipperde data met zich meebracht, en zo samen verder groeien."

Op zoek naar de juiste oplossing

Annelies en haar team begonnen in 2019 met de voorbereiding van het proefproject. Ze brachten eerst de vereisten in kaart: "We waren het erover eens dat we een open, gebruiksvriendelijk systeem wilden dat compatibel is met Excel en beschikbaar is in meerdere talen. Een goede integratie was natuurlijk essentieel, want we wilden op het platform al onze gegevens en systemen centraliseren, over de verschillende afdelingen en landsgrenzen heen."

Na deze grondige analyse spraken Annelies en haar team met een twaalftal mogelijke leveranciers: "Vijf van hen hebben we op ons kantoor uitgenodigd om hun oplossing voor te stellen. Ze voldeden allen aan onze vereisten, dus moesten we het ruimer bekijken. Een Microsoft-oplossing leek het beste bij ons te passen. In de VS hadden ze immers een voorliefde voor Microsoft Dynamics en in Denemarken gebruikten ze al Microsoft Axapta. Vanuit die gedachte besloten we om met Cegeka in zee te gaan en Microsoft Business Central als nieuwe ERP-oplossing te implementeren."

"Cegeka stelde zich vanaf het begin communicatief en integer op: ze hebben ons uitstekend begeleid en een heel nauwe samenwerking gecreëerd."

- Annelies Lambrechts, Finance Manager bij EVAPCO Europe

Intense follow-up

De implementatie ging van start in de tweede helft van 2020. EVAPCO en Cegeka identificeerden de verschillende key users en organiseerden een kick-off meeting met de consultants en de projectmanager. De key users werden hierbij betrokken om de bestaande situatie te analyseren en te bespreken hoe Business Central hun activiteiten kon optimaliseren. Er werd veel tijd en energie besteed aan change management en het scheppen van de juiste verwachtingen.

Annelies en haar team begrepen dat het belangrijk was om ook de andere Europese vestigingen mee aan boord te krijgen met het oog op een toekomstige uitrol. In elke fase, van de eerste analyse tot de uiteindelijke implementatie, namen collega's uit Denemarken en Italië deel aan de maandelijkse updatevergaderingen om te bespreken hoe het project vorderde, welke problemen zich hadden voorgedaan, in hoeverre het project op schema zat, enz.

"Het is een zeer intens proces geweest voor alle betrokkenen, in het bijzonder voor onze key users. We werkten de hele tijd zij aan zij met Cegeka, terwijl we tegelijkertijd volop bezig waren met het opschonen van gegevens en het uitvoeren van testen."

Tijdig en binnen budget

In juli 2021 nam EVAPCO het nieuwe ERP-systeem in gebruik. Het systeem biedt ondersteuning voor de financiële processen, de aankoopafdeling, het magazijnbeheer en ook een aantal stappen van het productieproces. Cegeka leverde het project niet alleen tijdig op, maar slaagde er ook in om binnen budget te blijven. Meer nog, er was zelf nog budget over om het systeem in de toekomst verder te optimaliseren.

Annelies kijkt erg tevreden terug op het project: "Vandaag zien we al op drie domeinen de concrete voordelen van de ERP-implementatie. Ten eerste winnen we veel tijd in onze dagelijkse workflows, vooral voor onze medewerkers in de afdeling orderadministratie en onze financiële teams. We hebben ook een voorraadmagazijn opgezet, waarmee we 90% van onze artikelen aan een bestelling kunnen toewijzen. Hierdoor kunnen we nu margeberekeningen maken en in onze data op zoek gaan naar optimalisaties. Dit leidt dan weer tot beduidend betere inzichten in onze data en markten."

“Het ERP-project bewijst nu al zijn immense waarde: we winnen tijd in verschillende afdelingen, kunnen margeberekeningen maken en beschikken over gedetailleerde inzichten in onze data en markten.”

- Annelies Lambrechts, Finance Manager bij EVAPCO Europe

Klaar voor de toekomst

Gezien het succes van het proefproject in België, hebben ze bij EVAPCO al ambitieuze plannen om hun ERP verder uit te breiden: "Onze ERP-implementatie werd met groot enthousiasme onthaald in onze Europese vestigingen, en zelfs ons hoofdkantoor in de VS toonde interesse. Voor de toekomst streven we naar een verdere verfijning en optimalisatie van onze data en workflows. We zijn van plan om binnen drie tot vier jaar de productie volledig in ons systeem te integreren met hulp uit de VS. Tot slot blijven we de andere Europese vestigingen ondersteunen en begeleiden bij hun ERP-projecten: in Denemarken gaan we in 2022 van start met de implementatie, en het Deense systeem moet in 2023 in gebruik worden genomen."

“Dit ERP-project is echt een verrijking geweest voor onze organisatie. Iedereen denkt nu mee hoe we het systeem in de toekomst nog verder kunnen optimaliseren. Het heeft de samenwerking tussen onze teams versterkt en onze investering levert nu al rendement op.”

- Annelies Lambrechts, Finance Manager bij EVAPCO Europe

Heb je vragen over deze klantencase of ben je benieuwd wat Microsoft Dynamics 365 Business Central voor uw bedrijf kan betekenen?

Neem contact met ons op. Wij gaan graag het gesprek aan.