Hoorcentrum Aerts: nog meer oor voor de klant, dankzij Microsoft Dynamics 365
Finance Manager, Hoorcentrum Aerts
Uitdaging
- Need for a modern cloud based ERP solution
- Improvement of customer experience
- Being able to be futureproof for any innovation projects
Resultaten
- Accelerated digitization
- Improved customer experience
- Higher working efficiency
Over Hoorcentrum Aerts
- Specialist in hooroplossingen (hoorapparaten en gehoorbescherming)
- Opgericht door Tom Aerts in 2003
- 42 vestigingen (België)
Oplossing & Technologie
Content here
Oplossing & Technologie
Hoorcentrum Aerts heeft een glasheldere missie: de meest kwalitatieve speler in de audiologische sector worden. En daar heeft oprichter Tom Aerts een goede reden voor. Als kind zag hij hoe gehoorproblemen een grote impact hadden op het leven van een paar familieleden. Hij studeerde audiologie en stampte in 2003 zijn eerste hoorcentrum uit de grond. Het handelsmerk: maatwerk, expertise en één en al oor voor de klant.
Volle vaart vooruit
Die aanpak blijkt een succesformule. Vandaag telt Hoorcentrum Aerts 42 vestigingen verspreid over heel Vlaanderen. Tegen eind 2024 moeten dat er 50 worden, op lange termijn 100. En Tom en zijn team dromen ondertussen ook al van het buitenland.
Om succesvol te blijven groeien, zijn eersteklas medewerkers, processen en technologie nodig – in elke vestiging van Hoorcentrum Aerts. De onderneming trekt daarbij steevast de kaart van technologie. De audiologen zijn uitgerust met de allerbeste meetapparatuur. Afspraken boeken, klantgegevens bijhouden en verkopen, doen ze met AMPAREX-software voor audiologen.
Groei schreeuwt om integratie
“Na onze eerste groeispurt begrepen we dat de bestaande tools niet meer voldeden. Of liever: er was onvoldoende integratie”, aldus Finance Manager Rudi Gijbels. “Dat leidde tot beperkingen in onze processen. Margeanalyses uitvoeren, bijvoorbeeld, was lastig terwijl dat als groeiende onderneming een must is. Ook logistiek, dienstverlening en marketing konden efficiënter en beter. En we hadden absoluut meer rapportering nodig om onze beslissingen te ondersteunen.”
Solution
Toen CEO Tom Aerts op een netwerkevent positieve verhalen hoorde over Dynamics 365 Business Central was hij verkocht. Hij besefte dat Hoorcentrum Aerts een volwaardig ERP-pakket nodig had dat naadloos zou samenwerken met het AMPAREX-systeem in de winkels. Ook een Microsoft CRM-oplossing stond op het verlanglijstje – uiteraard eveneens geïntegreerd.
Gerichte klantencontacten - voor blije klanten én betere verkoopcijfers
Het CRM-systeem kwam er als eerste: “De klant staat bij Hoorcentrum Aerts altijd op 1. We willen een strakke band met onze klanten maar zonder hen te overdonderen met te veel of ongerichte communicatie. Daar helpt Microsoft Dynamics 365 Marketing ons bij.”
De CRM-tool verzamelt klanten- en verkoopdata uit AMPAREX en zorgt voor een 360°-zicht van de klanten. Zo begrijpt het marketingteam bij Hoorcentrum Aerts waar hun klanten interesse in hebben en hoe ze willen benaderd worden. Het resultaat: nuttige, gepersonaliseerde communicatie, op elk moment van de customer journey.
Centralisering van alle data - voor meer efficiëntie
Eens het CRM-systeem live was, implementeerde Cegeka Microsoft Dynamics 365 Business Central. Hoorcentrum Aerts beheert nu alle financiële en logistieke data – van alle winkels én het hoofdkantoor – op één plek.
Voor Anouk Van Aerde, audioloog in de Antwerpse vestiging, is het ERP-pakket een flinke stap vooruit: “De tool is ontzettend gebruiksvriendelijk. Met één klik op de knop zie ik welke gehoortoestellen op voorraad zijn in het magazijn en kan ik die bestellen. Die flexibiliteit was er vroeger niet.” Ook de logistieke processen verlopen veel vlotter. Microsoft Dynamics 365 Business Central bundelt de bestellingen per filiaal, zodat picking en verzending in bulk gebeurt. Dat bespaart de magazijnmedewerkers een pak tijd en reduceert het aantal ritten voor de transporteur.
Facturatie: korter op de bal spelen
Het Microsoft-platform geeft Anouk ook een overzicht van openstaande betalingen op haar computer in de winkel. In het hoofdkantoor kunnen Rudi en zijn collega’s de verkoopdetails uit AMPAREX verifiëren in real time. Openstaande betalingen worden snel gespot en opgevolgd.
“Ook de maandafsluiting verloopt veel sneller”, legt Rudi uit. “Vroeger gebeurde alles in Excel, wat omslachtig, tijdrovend en foutgevoelig was. Nu kunnen we in een week alles correct afsluiten.”
Op termijn wil Hoorcentrum Aerts Power BI inschakelen om de marges nauwer op te volgen. Dat zal het team werk besparen én inzichten geven die de cashflow, marges en groei ten goede komen.
Approach
“Het project bij Hoorcentrum Aerts bestond uit drie luiken: CRM, ERP en de integratie van beide systemen met AMPAREX. Dat was best complex en ambitieus”, vertelt Lieven Tuytschaever, Managed Services lead. “Om alles in goede banen te leiden, stelden we één projectcoördinator aan die van elke stap op de hoogte was. Dat bleek een grote troef.”
Methodologie + motivatie= succes
Cegeka trapte het project af met een reeks workshops waarin Hoorcentrum Aerts samen met de experten de noden in kaart bracht. Die nauwe samenwerking bleef behouden, ook tijdens de configuratie, implementatie en integratie.
“Bij Cegeka hanteren we een strikte implementatie-methodologie die voor een vlotte go-live zorgt”, gaat Lieven verder. “Dat was hard nodig want Hoorcentrum Aerts wilde het platform up en running voor de opening van een paar nieuwe winkels. We haalden de strakke deadline, mede dankzij de sterke betrokkenheid en motivatie van Hoorcentrum Aerts.”
Live in 4 maanden
“Cegeka luisterde en begreep onze vraag als geen ander, van bij het eerste contact. Ze wisten gedurende het hele traject heel goed waar ze mee bezig waren”, vult Rudi aan. “Uiteraard stootten we hier en daar op een hindernis. We hadden veel data nodig uit veel verschillende bronnen en de integratie met AMPAREX is niet iets waar Cegeka elke dag mee te maken krijgt. Dook er een probleem op, dan zochten we samen naar een oplossing. Als je op dezelfde golflengte zit met de implementatiepartner en graag samenwerkt, bereik je mooie resultaten.”
In nauwelijks 4 maanden was het nieuwe systeem live, op tijd en binnen budget. Rudi is opgetogen: “Ik was in het verleden bij veel IT-implementaties betrokken, maar dit was absoluut het beste traject.” De collega’s van Rudi zijn net zo tevreden. “Een nieuw systeem is altijd even wennen. Vooral het CRM-pakket riep initieel wat twijfels op. Maar eens iedereen zag hoe gebruiksvriendelijk het platform is en hoe het hun leven makkelijker maakt, waren ze snel overtuigd.”
Om die tevredenheid vast te houden, houdt Cegeka de vinger aan de pols bij Hoorcentrum Aerts, onder meer via Application Managed Services. Zo blijven we de hoorspecialist ondersteunen om de meest kwalitatieve speler te zijn in de audiologische sector.
Heb je een vraag over deze case of ben je benieuwd wat Microsoft Dynamics 365 Business Central voor je bedrijf kan betekenen?
Laat het ons weten. We denken graag met je mee.
Zin om te delen?
Geen video geselecteerd
Selecteer een type video in de zijbalk.
/1.%20Visuals/Website/Icons/x-twitter.svg){kind=icon}
