Home

Klantenverhalen

Kaliber Maatwerk schakelt een versnelling hoger. De motor: Business Central

Wouter Swaanen, Finance & IT systems Manager, Kaliber Wim Dewindt, Algemeen Directeur, Kaliber Sofie Defraeye, Managing Partner, horsum

Projects & Services

Uitdaging

Need for a modern cloud based ERP solution
Improvement of customer experience
Being able to be futureproof for any innovation projects

Resultaten

Accelerated digitization
Improved customer experience
Higher working efficiency

Over Kaliber Maatwerk

Maatwerkbedrijf
Herentals
250 medewerkers

Solution and Technology

Content here

Oplossing & Technologie

MICROSOFT DYNAMICS 365 BUSINESS CENTRAL

Business

Al meer dan 50 jaar creëert Kaliber kansen voor mensen die het moeilijker hebben stand te houden op de reguliere arbeidsmarkt.(Her-)verpakken, logistieke diensten, assemblage: de Kaliber-medewerkers voeren elke taak uit met precisie – en met een brede glimlach. Om dit enthousiaste team ook in de toekomst volop aan het werk te houden én verder uit te breiden, innoveert Kaliber zowel zijn diensten als zijn processen. Microsoft Business Central speelt daarbij een cruciale rol.

Maatwerkbedrijf in volle transitie

“Kaliber is de voorbije jaren fors gegroeid tot een team van 250 medewerkers”, vertelt Wim Dewindt, algemeen directeur. “Tegelijk zijn we in volle transitie. De markt, de eisen van de klanten en de wetgeving veranderen snel, en wij evolueren mee.”

Waar Kaliber vandaag vooral handwerk aanbiedt, wil het maatwerkbedrijf diversifiëren. Wim: “Een groot deel van ons aanbod bestaat uit verpakkingsdiensten, maar die markt en marges staan fors onder druk. Daarom verschuiven we naar complexere taken met meer toegevoegde waarde.”

Versnelling hoger schakelen

Zo biedt Kaliber sinds kort E-fulfilment aan: een end-to-end dienstverlening voor e-commercebedrijven. Zij kunnen op Kaliber rekenen voor elke stap in de logistieke keten, van voorraadbeheer en orderpicking tot verzending, labeling en retourzendingen.

“Om die diensten te leveren, schakelen we een versnelling hoger”, vervolgt Wouter Swaanen, IT Systems Manager. “Naast onze huidige ploeg willen we ook werknemers uit het reguliere arbeidscircuit aantrekken. Omgekeerde inclusie, als het ware.”

State-of-the-art IT, beperkt budget

Bij die forse groei en professionalisering horen ook een nieuw gebouw én een nieuw IT-platform. “Onze klanten zijn veeleisend. Kwaliteit is essentieel en bovendien moet elke onderneming voldoen aan steeds strengere regelgeving. Klanten uit de voedingssector, bijvoorbeeld, moeten rapporteren over de traceerbaarheid van hun producten. Wij moeten hen de nodige details kunnen geven. Met ons bestaande pakket was dat moeilijk “, vertelt Wim.

Wouter: “Ons administratieve team gebruikte een verouderde ERP-oplossing die niet meer werd ondersteund. Daarnaast ontbrak de integratie met ons Warehouse Management Systeem, dat steeds crucialer wordt nu we onze activiteiten opschalen en upgraden.”

"Kwaliteit is essentieel en bovendien moet elke onderneming voldoen aan steeds strengere regelgeving. Klanten uit de voedingssector, bijvoorbeeld, moeten rapporteren over de traceerbaarheid van hun producten. Wij moeten hen de nodige details kunnen geven. Met ons bestaande pakket was dat moeilijk. “

Solution

Kaliber had grote verwachtingen, maar een beperkt budget. Bovendien wilden ze snel een nieuw platform om hun groeiende e-fulfilment-activiteiten te ondersteunen. Ze riepen de hulp in van horsum, een adviesbureau dat kmo’s en publieke organisaties ondersteunt in verbetertrajecten, om die wensen te verzoenen. “Wij vertaalden alle noden en wensen naar een lastenboek”, vertelt Sofie Defraeye, managing partner van horsum. “Zeven IT-providers reageerden en vier gaven een demo. Cegeka en Microsoft Business Central waren de overtuigende winnaars.”

Intuïtief en standaard

“Gebruiksgemak was uitermate belangrijk voor Kaliber”, gaat Sofie verder. “We zochten dus een oplossing met een buitengewoon gebruiksvriendelijke user interface. Microsoft Business Central stak op dat vlak met kop en schouders boven de anderen uit. Bovendien stelde Cegeka ook de Supply Chain add-on voor, die een scanner omvat voor magazijniers. Zo bood het pakket van Cegeka echt alle functionaliteit aan die Kaliber nodig heeft.

De benadering van Cegeka was net zo overtuigend: “Omdat het budget beperkt was, wilden we een implementatiepartner die bereid was om zo dicht mogelijk bij de standaard te blijven. Cegeka ging helemaal mee in dat verhaal.”

Connected company

Na minder dan een jaar ging de oplossing live. Kaliber genoot meteen van een indrukwekkende efficiëntiewinst.

“Iedereen werkt met hetzelfde systeem, waardoor elk detail overal voorhanden is, in real time”, zegt Wouter. “Maakt het magazijn een aanpassing, dan heeft de boekhouding meteen toegang tot de nieuwe data. Hetzelfde geldt voor een klantenvraag. Als een klant wil dat we een deel van zijn stock beschikbaar zetten, dan is dat met een paar knoppen geregeld. Klanten, leveranciers en onze interne medewerkers zijn dus veel nauwer met elkaar verbonden.”

“Bovendien kunnen data uit Business Central eenvoudig in Power BI verwerkt worden voor rapportering. Of in Microsoft Excel voor de collega’s die met spreadsheets aan de slag gaan.”

Straffe tijdwinst voor finance

De strafste verbetering voor Wouter is de tijdwinst bij financiële processen: “Vroeger had ons boekhoudteam een tweetal weken per maand nodig om alle facturen uit te sturen, nu nauwelijks een paar dagen. Net zo met de maandafsluiting. Die ronden we nu af binnen de week. Vroeger was dat een heel lang proces.”

“Vroeger had ons boekhoudteam een tweetal weken per maand nodig om alle facturen uit te sturen, nu nauwelijks een paar dagen.”

Approach

horsum was als eerste bij Kalibers transformatietraject betrokken. Sofie legt uit wat hun rol is: “Ik noem ons graag de digitale architect. Zoals een architect klanten begeleidt bij een bouwproject, ondersteunen wij verbeterprojecten. We bespreken de wensen en eisen van de klant, tekenen een oplossing uit, vatten alles samen in een lastenboek en gaan dan op zoek naar partners.”

Stick to the scope

Tijdens de implementatie speelden Horsum, Cegeka en Kaliber elk hun eigen rol, maar wel in heel nauwe samenwerking. “Elke week overlegden de functionele consultants en projectmanager van Cegeka met de key users van Kaliber en het team van Horsum”, vertelt Elke Roels, business development manager bij Cegeka. “Iedereen nam zijn verantwoordelijkheid en bewaakte vanuit zijn rol heel nauwgezet de timing, het budget en de scope. Zo konden we alle vakjes afvinken: oplevering binnen scope, binnen budget en helemaal op tijd.”

Elke prijst ook de open communicatie en de motivatie van het management en de key users van Kaliber: “Een medewerkster stelde zelfs haar pensioen een paar weken uit om het project met ons te kunnen afronden.”

Wordt vervolgd?

“Uiteraard zijn er in zo’n intens project dingen die beter kunnen. Soms was er nog iets te veel ruimte voor interpretatie, wat tot misverstanden leidde. Maar die werden snel weer uitgeklaard”, aldus Wouter. “De consultants konden zich trouwens heel goed inleven in onze wereld. Het was een plezier om met het team samen te werken. Ik heb niets dan goede herinneringen aan dit project.”

Vandaag ondersteunt Cegeka Kaliber nog met Managed Services. En ondertussen zijn er plannen voor een nieuw project: Kaliber wil het WMS-systeem uitbreiden om hun e-commerceklanten nog beter te bedienen. Wordt vervolgd.

“Iedereen was altijd prima voorbereid en nam zijn verantwoordelijkheid. Zo konden we het project binnen scope, timing en budget afronden.”

Heb je vragen over deze case of ben je benieuwd naar Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations?

Aarzel niet om ons te contacteren! We staan klaar om met je mee te denken en te ontdekken hoe we jouw bedrijf naar een hoger niveau kunnen tillen.

Maud D'Havé

Let's connect & discover your needs

Meer informatie

Wilt u meer informatie over onze oplossingen?
Vul ons contactformulier in en onze specialisten nemen contact met u op.

Cegeka Business Solutions helpt organisaties om een connected company te worden en zo hun concurrentie- en innovatiekracht te behouden in een veranderende wereld.