Vernieuwd platform versterkt intense partnerships van Profile

Hoewel vooral wereldberoemd in de Benelux voor autobanden, heeft Profile heel wat meer te bieden. Het bedrijf verbindt een groot netwerk van garages, leasemaatschappijen, pechverhelpers en meer met elkaar via zijn ERP-systeem en applicaties. Om die een grondige upgrade te geven, klopte Profile aan bij vertrouwenspartner Cegeka.

Partners sinds 2006

Profile staat met zo’n 250 vestigingen aan de top van de particuliere, zakelijke en truckmarkt voor banden, velgen, onderhoud en pechverhelping in de Benelux. Het bedrijf bestaat uit een enorm partnernetwerk van zelfstandige ondernemers die elk een deel van de markt bedienen.

“De backbone van de hele organisatie? Daar bouwt Cegeka al sinds 2006 aan mee”, vertelt Erik van Mook, ICT Manager bij Profile. “Steeds meer chauffeurs begonnen in die periode zomerbanden te wisselen voor winterbanden. In ons toenmalige beheerplatform volgden we alle aanvragen voor bandenwissels nog manueel op. Maar met tienduizenden binnenstromende aanvragen per maand, werd dat een ondoenbare klus.”

Cegeka gooide het roer om en zette in amper zes maanden tijd het eerste ERP-systeem voor Profile op in Microsoft Dynamics AX 2009. Dat was het startschot voor de intussen jarenlange nauwe samenwerking tussen de twee bedrijven.

Gert Neetesonne, Solution Architect bij Cegeka, licht toe: “We hebben alle businessunits van Profile samengebracht in één centraal digitaal platform. Zo kon het bedrijf niet enkel de aanvragen voor bandenwissels makkelijk beheren, maar meteen ook de volledige boekhouding, alle projecten, de verkoop en inkoop van diensten via de garages en van producten via de webshops.”

Tijd voor iets nieuws

“Dertien jaar lang heeft Microsoft Dynamics AX 2009 prima dienst gedaan,” zegt Erik. “Maar in 2020 drong een upgrade zich op omdat samenwerkende partners ook naar een nieuw technologie overgingen. We wilden onze activiteiten daarnaast zoveel mogelijk overbrengen naar de cloud. Maar daarvoor was het systeem te verouderd.”

Over een geschikte partner hoefde Erik niet te twijfelen. “Ons vaste team bij Cegeka stelde voor om het volledige platform te migreren naar Microsoft Dynamics 365. Ik had er meteen het volste vertrouwen in. Zij staan immers al jarenlang dag en nacht voor ons klaar. We kunnen er blindelings op vertrouwen.”

“Cegeka stelde voor om ons beheerplatform te migreren naar Microsoft Dynamics 365. Ik had er meteen het volste vertrouwen in.”

- Erik van Mook, ICT Manager bij Profile

Implementatie in amper 7 maanden

De migratie verliep in twee fases. Een nieuwe koppeling met het platform van de leasemaatschappijen was prioritair. Gert legt uit: “Als een klant met een leasingwagen binnenrijdt in een Profile-garage om z’n zomerbanden te vervangen, dan moet die garage daarvoor eerst toestemming vragen aan de leasingmaatschappij. Met de koppeling verloopt het goedkeuringsproces automatisch en bijna instant.”

Gert: “Er zat echter een ingrijpende upgrade aan te komen van dat leaseplatform, waardoor de koppeling met ons systeem al snel niet meer zou werken. We moesten dus meteen handelen en de winterpiek voorblijven – de drukste periode voor Profile – om hun service aan de Nederlandse zakelijke leasemarkt te kunnen garanderen.”

Tegen 1 juli 2020 was het eerste deel van de migratie afgerond. Missie geslaagd. Erik: “Cegeka snapt altijd onmiddellijk hoe ernstig een probleem ons raakt. Ze kennen onze business door en door en denken technisch enorm goed mee. Daardoor kunnen ze precies inschatten waarmee ze echt haast moeten maken.”

“Cegeka snapt altijd onmiddellijk hoe ernstig een probleem ons raakt. Ze kennen onze business door en door.”

- Erik van Mook, ICT Manager bij Profile

In fase twee waren de overige vijf businessunits aan de beurt. Cegeka bracht alle data van de truckmarkt, pechdienst, Belgische leasemarkt, webshops en boekhouding over naar Microsoft Dynamics 365. Begin december 2020 was het migratieproject volledig opgeleverd, twee maanden vroeger dan gepland.

Enorme besparingen ieder jaar

Erik is enthousiast: “Als je ’t mij vraagt, is Cegeka met voorsprong de beste Microsoft-ontwikkelpartner, en Gert de beste IT-architect van Europa. De hele migratie is uitstekend verlopen; het verdient een 9,5/10. Onze externe projectmanager, Pieter Verboom, had nooit eerder een ERP-migratie van deze omvang gezien waarbij zowel het budget als de planning binnen de gestelde kaders bleef.”

“Het moderne cloudplatform levert ons voornamelijk aan de beheerkant heel wat winst op,” zegt Erik. “We konden onze eigen servers afschalen en deels al direct uitzetten, betalen 20% minder hostingkosten en hoeven geen dure SQL-licenties meer aan te kopen. Alles samen besparen we een aantal tienduizenden euro’s per jaar.”

“De samenwerking verdient een 9,5/10. We besparen een aantal tienduizenden euro’s per jaar met het moderne cloudplatform.”

- Erik van Mook, ICT Manager bij Profile

Eerste remote migratieproject

In normale omstandigheden voert Cegeka on-site heel wat tests uit in tandem met de klant. Gebruikers mogen immers amper iets merken van de omschakeling. De coronamaatregelen gooiden dan wel roet in het eten, toch heeft dat de migratie niet verstoord.

Met hulp van op afstand heeft Profile het platform uitvoerig kunnen testen. Het ging vlot, omdat Cegeka ervoor had gezorgd dat alles precies werkte zoals de medewerkers en partners het gewend zijn. Gert: “Functioneel hebben we zo weinig mogelijk veranderd aan het systeem, zodat alle flows bleven werken en verstoringen haast onmogelijk waren. Daardoor heeft corona amper impact gehad op de migratie.”

“Functioneel hebben we zo weinig mogelijk veranderd aan het systeem. Alle flows bleven werken en verstoringen waren haast onmogelijk. Profile kon er meteen mee aan de slag.”

- Gert Neetesonne, Solution Architect bij Cegeka

Het hart van een ecosysteem

Dankzij de migratie loopt de samenwerking tussen Profile en alle externe partners gesmeerd. Microsoft Dynamics 365 is het hart van een intens ecosysteem tussen klanten, leveranciers, leasemaatschappijen, franchisenemers en alle andere stakeholders. “Het heeft ons een noodzakelijke technology push gegeven waarmee we onze dienstverlening konden verbeteren. Het nieuwe platform biedt voordelen voor ieder van ons”, zegt Erik.

Cegeka voegde immers meteen wat extra’s toe die zowel de operationele als financiële werking van Profile een duwtje in de rug gaven. Gert: “Dankzij een koppeling met Google Street View zien de pechverhelpers meteen of de locatie waar een truck in panne staat, vlot bereikbaar is. Daarnaast zit de ‘finance portal’, die de Profile-vestigingen inzicht geeft in de financiële transacties met het hoofdkantoor, nu mee vervat in Dynamics 365. Voortaan heeft Profile een compleet overzicht van alle operaties in één platform.”

Bovendien bieden Microsoft Dynamics 365 en de integraties met Power BI en Azure veel commerciële mogelijkheden voor Profile. Erik: “We kunnen eindelijk een lange waslijst van klantenvragen beantwoorden. Dat was nooit mogelijk geweest met het oude platform.”

De leasemaatschappijen, bijvoorbeeld, bewaren nu makkelijk het overzicht over hun bandenvoorraad. Het platform matcht leasevoertuigen die nieuwe banden nodig hebben met garages in de buurt die banden op voorraad hebben. “Zo helpt ons systeem hen honderdduizenden euro’s te besparen.”

Met het oog op de toekomst

Nu het nieuwe ERP-systeem stabiel is, zitten de twee bedrijven binnenkort weer rond de (virtuele) tafel om volgende stappen te definiëren. Profile wil het platform verder uitbreiden om hun dienstverlening te verbreden voor hun partners, en broedt al op een aantal ideeën.

“De samenwerking met Cegeka is essentieel voor onze ambities. Ze staan niet alleen dag en nacht voor ons klaar, maar ze denken ook altijd een paar jaar verder. Cegeka behoort tot onze beste leveranciers”, besluit Erik. “Hun grote succesfactoren? Simpel: dat is hun vaste deskundige team en de enorme domeinkennis.”

“De samenwerking met Cegeka is essentieel voor onze ambities. Cegeka behoort tot onze beste leveranciers.”

- Erik van Mook, ICT Manager bij Profile

Heb je vragen over deze klantencase of ben je benieuwd wat Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations voor uw bedrijf kan betekenen?

Neem contact met ons op. Wij gaan graag het gesprek aan.