VTU genereert kostentransparantie en groei dankzij Dynamics 365 ERP

De VTU Group is een internationale dienstverlener op het gebied van technologie en engineering voor de life sciences en chemische industrie. De business units van het bedrijf begeleiden en ondersteunen klanten gedurende de gehele levenscyclus van hun installaties.

Hun industriële diensten variëren van strategische planning en implementatie van technologische oplossingen, fabrieksoptimalisatie, uitgebreide ondersteuning bij lopende operaties en industriële digitalisering tot het minimaliseren van de ecologische voetafdruk. Tot de klanten behoren enkele van de grootste farmaceutische en biotechbedrijven in Europa.

Hoofdkantoor: Raaba-Grambach (Styria, Oostenrijk)

Medewerkers: +1200 

Vestigingen: 34 in 7 Europese landen

Waarom Microsoft Dynamics 365 ERP en Cegeka?

Gedurende vele jaren voldeed Microsoft AX, de voorganger van Microsoft Dynamics 365 Finance en Supply Chain Management, aan de behoeften van VTU Group. Echter, het bedrijf is de afgelopen jaren aanzienlijk gegroeid en er moest een nieuwe oplossing worden gevonden, en niet alleen vanuit technisch oogpunt.

Alleen al tussen 2018 en 2022 is het aantal medewerkers van de VTU Group gestegen van 500 naar meer dan 1.200.

Onderwerpen zoals intercompany facturering en de standaardisatie van interne processen op het gebied van projectfacturering bij meerdere bedrijven die uiteindelijk zijn geworden. De vorige toepassing van Microsoft AX 2009, die verouderde, kon niet langer bijbenen.

Tijdens de zoektocht naar een nieuw ERP-systeem dat zou voldoen aan hun eisen en ook op de lange termijn met hen zou meegroeien, heeft VTU alle belangrijke en relevante ERP-oplossingen vanuit verschillende perspectieven geëvalueerd om te bepalen welke het beste paste. Aangezien Dynamics 365 Finance en Supply Chain Management aan alle eisen voldeden, was de vraag al snel niet meer welk systeem te introduceren, maar wie de toekomstige implementatie van Dynamics 365 zou begeleiden.

"Wat betreft het dekken van de vereiste functionaliteiten, waren de bekende grote oplossingen gelijkwaardig - maar als het gaat om kosten, sprak alles in het voordeel van een beslissing voor Dynamics 365 ERP."

- Georg Krisper,Hoofd Corporate Finance, VTU

Tijdens de zoektocht naar een Microsoft-partner was het de persoonlijke mening van het besluitvormingsteam van VTU die leidde tot de keuze voor Cegeka. De individuele projectleden kenden elkaar al van het vorige Microsoft Dynamics AX-project en hadden tijdens die implementatie goed samengewerkt.

"De manier waarop je samenwerkt aan ERP-projecten, die vaak langdurig kunnen zijn, is een van de succesfactoren tijdens ERP-implementaties. Vanwege onze goede ervaringen in het verleden wilden we ook voor dit project met Cegeka samenwerken."

- Georg Krisper, Hoofd Corporate Finance, VTU

Resultaten na de implementatie van Dynamics 365 ERP door VTU 

Het oude ERP-systeem van VTU kon alleen worden gebruikt op een paar vaste werkstations. Tegenwoordig is alleen een internetverbinding en bijvoorbeeld een laptop of tablet nodig om toegang te krijgen tot Dynamics 365 ERP vanaf elke locatie. Dit heeft de flexibiliteit in termen van tijd en ruimte aanzienlijk vergroot in het dagelijkse werk van hun individuele gebruikers.

Bovendien heeft de introductie van een intercompany-functionaliteit (IC) de facturering binnen de groep aanzienlijk verbeterd. Dit heeft geleid tot een transparante evaluatie van bedrijfsonafhankelijke projecten.

"Vandaag de dag, wanneer we onze klanten factureren via één of meerdere interne klanten of bedrijven, wordt alle informatie in Dynamics 365 ingevoerd en biedt ons consistente evaluaties en maximale kostentransparantie."

- Georg Krisper, Hoofd Corporate Finance, VTU

Hoe het ontwerpproces van het ERP-project tot stand kwam

Nadat de beslissing voor Dynamics 365 ERP en Cegeka was genomen, vond er een officiële kick-off bijeenkomst plaats met alle projectdeelnemers. Dit werd gevolgd door wekelijkse updategesprekken om de voortgang van het project bij te houden.

Daarnaast vonden er regelmatig stuurgroepen plaats met het management van VTU en Cegeka om een overzicht te behouden van het project en indien nodig correcties aan te brengen.

"De intercompany-functionaliteit in Dynamics 365 en het tijd- en aanwezigheidssysteem van Cegeka hebben ons een verbonden bedrijf gemaakt."

- Georg Krisper, Hoofd Corporate Finance, VTU

De grootste uitdagingen tijdens het ERP-project en hoe ze werden opgelost

Volgens de heer Krisper was de grootste uitdaging in het kader van het Dynamics 365-project om het te implementeren tijdens de fusie met een nieuwe financiële investeerder in 2017.

Hoewel het project tijdelijk werd stopgezet, werd de positieve afronding van het project bereikt door werknemers die zeer gemotiveerd waren en in staat waren om nieuwe perspectieven en doelgerichtheid bij te dragen. Dit leidde uiteindelijk tot een succesvolle implementatie van het ERP-project.

"Wij raden Cegeka ten zeerste aan. We hebben professionele projectondersteuning en begeleiding ervaren. Niet alles verliep vlekkeloos, maar Cegeka bleef altijd op koers en vond de juiste oplossingen."

- Georg Krisper, Hoofd Corporate Finance, VTU